Her gün 300 milyardan fazla e-postanın gönderildiği ve alındığı göz önüne alındığında, insanların “e-posta yorgunluğu” geliştirmesi şaşırtıcı değildir. Bu nedenle, amacınızı net ve özlü bir şekilde anlatan etkili e-postalar yazmak çok önemlidir - aşırı uzun veya net olmadığı için insanların toplantı daveti e-postanızı tam olarak okumamasını istemezsiniz. Endişelenmeyin - bu wikiHow makalesi, bir toplantı daveti için e-posta yazarken, güçlü bir konu satırının nasıl yazılacağı, e-postanızın gövdesinde ne söylemeniz gerektiği ve bir işleri kolaylaştırmak için takvim uygulaması.
adımlar
Yöntem 1/3: Güçlü Bir Konu Satırı Yazma
Adım 1. Toplantının tarihi ve konusu ile kısa, ilgili bir konu satırı yazın
Bu ayrıntıları dahil etmek, insanların e-postayı açmadan ne zaman ve ne konuşulacağını bilecekleri anlamına gelir. Örneğin, "12/8 Toplantısı: Yeni raporlama yönergeleri" yazabilirsiniz.
Uyarı:
Toplantının konusunu dışarıda bırakmak, muhtemelen insanların cevap vermelerine, bölümleriyle ilgili olup olmadığını veya katılmalarının zorunlu olup olmadığını sormalarına neden olacaktır, bu yüzden konuyu belirttiğinizden emin olun!
Adım 2. Konu satırında katılım onayı isteyin
Toplantıya kimin geleceğini bilmeniz gerekiyorsa, konu satırında onay isteyin. Bu şekilde, e-postayı açmadan önce bile mümkün olan en kısa sürede yanıt vermeleri gerektiğini bilirler. "10/6 Cuma İK toplantısı, lütfen en kısa zamanda onaylayın" yazabilirsiniz.
Ayrıca, "Lütfen LCV: İK toplantısı 10/6" yazabilirsiniz
Adım 3. Konu satırında acil bir toplantı olup olmadığını onlara bildirin
Derhal bir toplantı yapılmasını gerektiren acil veya zamana duyarlı bir konuysa, konu satırına bir aciliyet duygusu ekleyin. Örneğin, "31.02.2018 Pazartesi günü acil durum toplantısı: Siber güvenlik" satırları boyunca bir şeyler yazabilirsiniz.
Onlara ne beklemeleri gerektiği konusunda bir fikir vermek için toplantının konusunu not etmek de önemlidir
Adım 4. Katılımın zorunlu mu yoksa önerilen mi olduğunu belirtin
Büyük bir şirkette çalışıyorsanız, her toplantı için bazı kişilerin varlığı gerekli olmayabilir. Konu satırında ilgili departmanı belirtin veya katılmaları gerekip gerekmediğini alıcılara bildirin. Örneğin, "Zorunlu pazarlama toplantısı 10/6" yazabilirsiniz.
Toplantı gerekli değilse şunu yazabilirsiniz: "Etkili araştırma taktikleri hakkında 10/6 toplantı önerilir."
Adım 5. Herhangi bir karışıklığı önlemek için konu satırınızda tam kelimeleri kullanın
Kısaltmalar etkili görünebilir, ancak tam kelimeler kadar belirgin değildir ve kafa karışıklığına neden olabilir. Örneğin, "SAP", kimin sizin dilinize aşina olup olmadığına bağlı olarak "sistemler ve işleme" veya "örnekleme ve analiz planı" anlamına gelebilir.
Ancak, “RSVP”, “İK” ve “Çar” gibi yaygın kısaltmaları kullanmakta bir sakınca yoktur
Yöntem 2/3: E-postanızın Gövdesini Oluşturma
Adım 1. Kısa, samimi bir giriş ve kısa bir not yazın
Büyük bir şirkette çalışıyorsanız veya henüz herkesi tanımıyorsanız kendinizi tanıtmanız gereklidir. Bu kısa girişte, herhangi bir belgenin veya malzemenin tamamlanması ve/veya toplantıya getirilmesi gerekip gerekmediğini belirtmek de önemlidir.
Girişinizi cana yakın veya işle alakalı yapın. Örneğin, "Merhaba ekip, önümüzdeki hafta yeni programın lansmanını dört gözle bekliyorum!"
Uç:
Toplantıya herhangi bir görevi tamamlamaları veya yanlarında herhangi bir şey getirmeleri gerekip gerekmediğini alıcılara hatırlatın. Örneğin, "Hatırlatmak için lütfen satıcı irtibat listelerinizin 4 basılı kopyasını getirin."
Adım 2. Toplantı tarihini ve saatini, öne çıkması için kendi satırında listeleyin
Bu, insanların toplantıya katılması için gerekli bilgilerdir, bu nedenle net olmasını ve metnin geri kalanından farklı olmasını istersiniz. Üstüne ve altına 2 satır girinti yapın ve/veya kalın yazı tipiyle yazın.
- Örnek: "6 Ekim, 10:30 - 11:45"
- Toplantı çevrimiçiyse, farklı saat dilimlerindeki kişilerin yanlış iletişim nedeniyle toplantıyı kaçırmaması için saat dilimini listeleyin. Örneğin, şunu yazabilirsiniz: "6 Ekim, 10:30 - 11:45 (PST)"
Adım 3. Tarih ve saatten sonra konumu listeleyin
Özellikle yeni bir noktada buluşuyorsanız, bulunması zorsa veya alıcılardan bazılarının konuma aşina olmadığını biliyorsanız, tarih ve saat kadar konumu da öne çıkarın. Sanal toplantılar için (canlı bir forum veya görüntülü sohbet yoluyla), kolay erişim için foruma veya görüntülü görüşmeye bir bağlantı sağlayın.
Yol tarifi verirken mümkün olduğunca ayrıntılı olun. Örnek olarak: “Lütfen Timaren binasındaki (209 Nix St.) 592 numaralı konferans odasına gelin. 592 numaralı oda binanın 2. katında yer almaktadır, bu nedenle zemin kattan asansöre binmeniz, 12'den çıkmanız ve yukarı çıkmak için binanın güney tarafındaki (solunuzdaki) asansörleri kullanmanız gerekir. 59. kata."
Adım 4. Toplantının amacını paylaşın
Alıcıların toplantının neyi başaracağını bilmesini sağlayın. Toplantı için kısa bir gündem sunmak, hangi görevlerin önceden yapılması gerektiğini anlamalarına yardımcı olacaktır. Konuyu ("Siber Güvenlik Güncellemesi" gibi) belirtebilir veya bir zaman çizelgesi sağlayabilirsiniz:
- 10:30 - 10:45 Proje için durum güncellemelerini paylaşın
- 10:45 - 11:10 Uygun teklifleri karşılaştırın ve seçin
- 11:10 - 11:30 Beyin fırtınası ve lansman için hedefler
Adım 5. E-postanızı dilbilgisi ve olgusal hatalar için kontrol edin
Düzeltilmesi gereken en önemli şeyler toplantının tarihi, saati ve yeridir, bu yüzden bunların doğru olduğundan emin olun! Ayrıca, tüm temel bilgileri kapsadığınızdan emin olmak için girişinizi, gündeminizi veya eklemiş olabileceğiniz diğer notlarınızı düzeltebilirsiniz.
E-postanızı göndermeden önce yazınızın net ve özlü olduğundan emin olmak için yüksek sesle okuyun
Yöntem 3/3: Outlook veya Tümleşik Takvim Uygulamasını Kullanma
Adım 1. Outlook'ta ana sayfa sekmesinin altındaki “Yeni Toplantı”ya tıklayın
Şirketiniz Outlook gibi entegre bir takvime sahip bir iletişim veritabanı kullanıyorsa, toplantınızı ayarlamak için bunu kullanın. Bu, birlikte çalıştığınız kişiler için genellikle tercih edilen iletişim noktasıdır.
Şirketiniz Outlook veya benzeri bir şey kullanmıyorsa, daveti göndermek için işle ilgili e-postanızı kullanabilirsiniz
Adım 2. “Zamanlama Yardımcısı” penceresinden bir saat ve tarih seçin
Yeni bir toplantı oluşturduktan sonra takvim penceresi açılacaktır. “Zamanlama Yardımcısı”na tıklayın ve toplantınız için uygun bir saat ve tarihi vurgulayın.
Sizin ve hedeflenen katılımcıların uygun olduğu bir zaman olduğundan emin olun. Şirketinizin uygulamasına bağlı olarak, herkesin programını (kendinize ek olarak) gösterecek şekilde görüntüleme ayarlarınızı değiştirmeniz gerekebilir
Adım 3. Adlarını yazarak veya adres defterinizi kullanarak katılımcıları ekleyin
Adları manuel olarak girmek için metin çubuğuna tıklayın veya adres defterinizde gezinin ve adlarını listeden seçin. Diğer kişilerin uygunluk durumunu kontrol etmek için "Zamanlama Yardımcısı" işlevini kullanın.
Kişiler müsait değilse, adları vurgulanmış olarak görünür. Asistan, size ve katılımcıların programlarına uygun önerilen zaman dilimlerini bile gösterecektir
Adım 4. Toplantı için başlangıç ve bitiş saatlerini ayarlayın
Toplantı tarihinin daha önce seçtiğiniz tarih olduğundan emin olun ve gerekirse değişiklik yapmak için takvim düğmesine tıklayın. Ardından, doğru başlangıç ve bitiş saatlerini seçmek için zaman listelerinin sağındaki aşağı açılan okları kullanın.
Bitiş zamanlarını eklemek, insanların zamanına saygı duymaktır, böylece ne bekleyeceklerini bilirler ve işe gidip gelmelerini veya toplantı etrafında çalışmalarını planlayabilirler
Adım 5. Ekranın üst kısmındaki “Toplantı” sekmesinin altındaki “Randevu”ya tıklayın
Bu butona tıklamak sizi genel randevu ekranına geri döndürecek ve girişinizin planlanmış olduğunu görmelisiniz. Buradan konu, konum ve notlar ekleyebilirsiniz.
Randevu ekranında planlanmış girişinizi görmüyorsanız, geri dönün ve görünene kadar işlemi tekrarlayın
Adım 6. Konuyu, yeri ve notları girerken spesifik olun
Alıcılara birkaç kısa kelimeyle toplantının ne hakkında olduğunu bildirin (örneğin, "Yaklaşan Ürün Testi"). Tipik bir buluşma yeri değilse veya ulaşılması zorsa yol tarifi vererek konum hakkında net olun. Toplantıyla ilgili ek notları (herhangi bir hazırlık çalışması gibi) ekleyin.
- Zaten bildiklerini düşünseniz bile, konumun adresini verin.
- İşiniz bittiğinde "gönder"e tıklayın.
Uç:
"Beyin fırtınası" gibi aşırı geniş konulardan kaçının çünkü bu, insanlara toplantının amacı hakkında pek bir şey söylemez. Bunun yerine, "yeni ürün için satıcılara beyin fırtınası yapmak" diyebilirsiniz.
İpuçları
- E-postanızı veya davetiyenizi yeniden okurken, kısa ve öz tutun.
- Samimi, profesyonel bir yazı tonu kullanın.
- Orada olması gereken herkesin davet edildiğinden emin olmak için alıcı listesini iki kez kontrol edin.
- Tüm adreslerin alıcılardan gizli kalmasını istiyorsanız, adresleri “bcc” satırına yazın.
Uyarılar
- Daveti veya e-postayı tarih, saat ve konum olmadan göndermeyin. Davetlilerinizi muhtemelen hayal kırıklığına uğratır ve bu bilgileri soran çok sayıda yanıt alırsınız.
- Tamamı büyük harfle yazmayın, bağırmak olarak yorumlanır ve profesyonellikten uzaktır.
