E-postalar, iş arkadaşlarınızla ve diğer iş ortaklarıyla iletişim kurmanın hızlı ve kolay bir yoludur ve her türlü toplantıyı planlamak için etkili bir araçtır. İster bir iş arkadaşınızla, ister üst düzey bir yöneticiyle veya tamamen yabancı biriyle randevu ayarlamaya çalışıyor olun, önce e-postayı net bir konu satırı ve gövde metni ile biçimlendirmeniz gerekir. E-postanızın oturumunu kapattıktan ve mesajı gönderdikten sonra, takip yanıtı göndermeden önce 3-5 gün bekleyin.
adımlar
Yöntem 1/2: E-postayı Biçimlendirme
Adım 1. Görüşmek istediğiniz konuyu konu satırında belirtin
E-postanın konu satırında amacınızı açıkça belirtin, böylece alıcı sizinle görüşmek istediğinizi hemen anlar. “Toplantı” veya “Olası Toplantı Zamanı” gibi belirsiz bir dil kullanmaktan kaçının. Bunun yerine, konu satırında belirli tarihler ve zaman çerçeveleri kullanın, böylece alıcınız ne beklemesi gerektiğini hemen anlar.
Örneğin, şunun gibi bir şey yazın: "5/5/17 saat 11:00 için Toplantı İsteği."
Adım 2. E-postanızı başlatmak için uygun bir selamlama kullanın
Mesajınızı yazmaya başladığınızda standart, resmi bir selamlama kullanmayı deneyin. Daha önce hiç tanışmadığınız bir kamu görevlisine veya başka bir seçkin kişiye ulaşıyorsanız, başlıkta tam unvanını kullanın. Bir iş arkadaşınızla veya amirinizle iletişim kuruyorsanız, "Bay", "Bayan", "Mx.," veya "Bayan" gibi bir saygı ifadesi kullanın. Genel bir kural olarak, e-postanızı başlatmak için "Sevgili", "Merhaba" ve "Merhaba" gibi selamlar kullanmayı deneyin.
- Bir kişi yerine genel bir ofise veya gruba hitap ediyorsanız, bunun yerine "Kimi ilgilendirebilir" ifadesini kullanın.
-
Örneğin, amirinize ulaşıyorsanız, selamlamayı şu şekilde yazmayı deneyin:
Sevgili Bay Jackson, Umarım bu e-posta sizi iyi bulur! Olası bir görüşme için size ulaşmak istedim.”
Adım 3. Tamamen yabancı biriyle buluşuyorsanız kendinizi tanıtın
Bir kamu görevlisine veya daha önce hiç tanışmadığınız bir kişiye yazıyorsanız, ilk paragrafınızı kısa bir girişe ayırın. Adınıza, konumunuza ve profesyonel bağlantınıza odaklanın, böylece alıcı kim olduğunuzu ve onlara neden ulaştığınızı bilsin. Patron veya iş arkadaşı gibi zaten tanıdığınız biriyle iletişim kuruyorsanız, bir giriş paragrafı eklemek zorunda hissetmeyin.
- Girişinizin okunması uzun sürmemelidir.
-
Bunun gibi bir şey yazmayı deneyin:
Sayın Atkins, Benim adım Sarah Clement ve Jones County Hayvan Barınağı için çalışıyorum.
Adım 4. Toplantının nedenini ve genel önemini açıklayın
E-postanın başında (girişinizden sonra, bir tane eklemeyi seçtiyseniz), alıcıyla yapmak istediğiniz toplantının türünü ve bunun resmi mi yoksa geçici bir ilişki mi olacağını belirtin. Toplantının ne için olduğunu açıkladıktan sonra, tamamlamaya çalıştığınız görev için toplantının neden önemli olduğunu açıklayın. Alıcınızın e-postanızı gözden geçirmek için fazla zamanı olmayabileceğinden açıklamanızı kısa tutmaya çalışın.
Örneğin, şöyle bir şey yazmayı deneyin: "Gelecek hafta yaklaşan evlat edinme sürecini tartışmak için benimle buluşabilir misiniz? Hayvan barınağının şu anki mali danışmanı olduğunuzdan, organizasyonun etkinlik için çalışma bütçesi hakkında çok fazla fikir verebileceğinize inanıyorum."
Adım 5. Toplantınız için olası bir yer ve zaman önerin
İyi bilinen ve alıcının kolayca erişebileceği bir yer düşünmeyi deneyin. E-posta gönderdiğiniz kişiyle aynı binada veya genel bir yerde çalışıyorsanız, öğle tatilinde buluşup buluşamayacağınıza bakın. Siz ve alıcı yakın bir yerde yaşamıyor veya çalışmıyorsanız, buluşabileceğiniz bir restoran veya başka bir ortak alan önermeyi deneyin. Ek olarak, sizin için işe yarayan bir dizi zamandan bahsedin, böylece alıcı size müsaitlik durumunu daha kolay söyleyebilir.
- İkinizin de yoğun programları varsa, bir telefon veya video konferans toplantısı planlamayı düşünün.
- Örneğin, şöyle bir taslak hazırlayın: “Bu hafta bir ara hayvan barınağına uğrayabilir misiniz? Her gün 9'dan 5'e kadar resepsiyonda olacağım.”
Adım 6. Alıcının mesajınıza yanıt vermesini isteyin
Teknik olarak bir etkinlik planladığınız için, kibarca alıcının müsaitlik durumu ile yanıt vermesini isteyin. Özellikle meşgul bir kişiyle iletişim kuruyorsanız, yanıt vermelerinin bir veya 2 gün sürebileceğini unutmayın. geri.
Örneğin, şöyle bir şey söyleyin: "Gelecek hafta için müsait olup olmadığınızı bana bildirirseniz, gerçekten minnettar olurum!"
Adım 7. E-postayı sonlandırırken samimi bir kapanış dili kullanın
Alıcının toplantının amacını net bir şekilde anlaması için e-postanızın amacını yeniden özetleyen bir kapanış cümlesi hazırlayın. "Saygılarımızla", "Teşekkürler" veya "En iyi dileklerimle" gibi ifadeler kullanarak e-postanızı kapatmak için samimi bir ton kullanın. İmzayı yazdıktan sonra, adınızın altına pozisyonunuzu veya mevcut kariyerinizi yeniden belirten bir imza bırakın.
- Dilinizi alıcıya hitap edin. Bir iş arkadaşınızla konuşuyorsanız, "Yakında görüşürüz" gibi bir işaret, "Saygılarımızla" yerine daha mantıklı olacaktır. Bir amirle iletişime geçiyorsanız, "Saygılarımızla" veya "En iyi dileklerimle", "Görüşürüz" gibi sıradan bir imzadan daha uygun olacaktır.
-
Örneğin, şöyle bir şey yazın:
Bu evlat edinme sürecinin mümkün olduğunca başarılı olmasını istediğim için sizinle en kısa zamanda görüşmeyi dört gözle bekliyorum.
İçtenlikle, Sarah Clement
Faaliyetler Koordinatörü, Jones County Hayvan Barınağı
Adım 8. Toplantıyla ilgili tüm ilgili ekleri ekleyin
Alıcıyı toplantıya hazırlamaya yardımcı olabilecek tüm belgeleri, elektronik tabloları veya diğer ilgili dosyaları ekleyin. Karmaşık bir konu hakkında birine ulaşıyorsanız, alıcının toplantının konusunu anlamasına yardımcı olmak için gereken broşürleri veya veri sayfalarını ekleyin.
Örneğin, yaklaşan bir etkinlik için bütçe değişikliklerini tartışıyorsanız, önceki yılın bütçesinin bir elektronik tablosunu eklemek isteyebilirsiniz
Adım 9. E-posta boyunca profesyonel bir dil ve uygun dilbilgisi kullanın
Son taslağınızın olabildiğince gösterişli ve temiz görünmesi için mesajınızı herhangi bir bariz dilbilgisi hatası ve yazım hatası için kontrol edin. Ek olarak, mesajı daha sıradan veya anlaşılması daha zor hale getiren tüm kısaltmaları veya argoları kaldırın. Son taslağınız profesyonel görünmüyor ve kulağa hoş gelmiyorsa, alıcı talebinizi ciddiye almayabilir.
Emojileri metinlerde ve gündelik e-postalarda kullanmak eğlenceli olsa da, bunları bir toplantı talep etmek için kullanmamalısınız
Yöntem 2/2: Alıcı ile Takip
Adım 1. Alıcı 3-5 gün içinde size geri dönmezse bir takip e-postası hazırlayın
Alıcıya isteğinizi okuması ve yanıtlaması için birkaç gün verin. Bir iş haftası içinde yanıt alamazsanız, kişiye yanıt beklediğinizi hatırlatmak için hızlı bir e-posta gönderin. Onlarla tanışma fırsatı için minnettar olduğunuzu ve zamanları için minnettar olduğunuzu vurgulayın.
- Takip aramaları, görüşmeye çalıştığınız kişiyle görüşmek için de etkili bir yoldur.
- Örneğin, şunun gibi bir taslak oluşturun: “Sadece görüşme talebim konusunda sizinle görüşmek istedim. Boş bir anınız olduğunda, gelecek hafta bir toplantı için müsait olup olmadığınızı söyleyebilir misiniz?"
Adım 2. Toplantı ayrıntılarını ek bir e-postayla ütüleyin
Cevap verdikten sonra diğer kişinin programıyla pazarlık yapın. Diğer kişinin müsait olup olmadığını not edin ve ikinizin de müsait olduğu bir tarihte bir toplantı saatini onaylayın. Gelen kutunuzda herhangi bir karışıklık ve dağınıklığı önlemek için 1-2 e-posta içinde bir tarih ve saati onaylamaya çalışın.
- Mümkün olduğunca esnek olmaya çalışın. Meşgul bir kişiye ulaşıyorsanız, sizinle hemen görüşemeyebilirler.
- Son dakikada bir toplantı planlamayın. Alıcı meşgulse, buluşma tarihi konusunda anlaşamayabilirsiniz.
Adım 3. Toplantıdan birkaç gün önce bir hatırlatma veya onay gönderin
Planlanan toplantıdan önce ekstra hazırlıklı olmak istiyorsanız, alıcıya hatırlatma olarak bir onay e-postası göndermeyi deneyin. Bu e-postayı çok uzun tutmayın, bunun yerine toplantının planlandığı gibi devam edip etmediğini bir kez daha kontrol etmek için toplantıyı planladığınız günü, saati ve yeri belirtin.
-
Örneğin, şöyle bir şey yazın:
17 Mayıs'ta saat 11.00'de Jones County Hayvan Barınağı'nda hâlâ buluşacağımızı teyit etmek istedim.
