Bir onay e-postası, hemen tam bir yanıt veremeseniz bile, başka bir kişinin bir mesaj veya istek aldığınızı bilmesini sağlar. Aldığınız her kişisel e-posta için bir onay göndermeniz gerekmese de, doğrudan size hitap edildiğinde profesyonel veya iş ortamında yanıt vermelisiniz. Diğer kişiye yalnızca e-postasını aldığınızı söylemeniz gerekiyorsa, onlara bildirmek için kısa bir onay gönderin. Kişi bir hizmet talep ettiyse veya bir ürün sipariş ettiyse, ne zaman yanıt bekleneceği veya sorunların nasıl çözüleceği hakkında daha fazla bilgi verin.
adımlar
Yöntem 1/2: Bir E-posta Aldığınızı Onaylama
Adım 1. Kime: satırında listeleniyorsanız veya mesajda adınız varsa yanıt verin
Gönderenin e-posta adresinizi "Kime:" satırında listeleyip listelemediğini görmek için e-postanın üst kısmına bakın. Orada listelenmiyorsanız, adınızın orada herhangi bir yerde görünüp görünmediğini görmek için e-postanın gövdesini tarayın. Adınızı görürseniz, size doğrudan hitap edildiği için bir teşekkür gönderdiğinizden emin olun.
E-posta adresiniz e-postanın yalnızca “CC” satırında listeleniyorsa ancak gövdede sizden bahsedilmiyorsa, mesaj büyük bir grup insana gönderildiği için bir onay göndermeniz gerekmez
Uyarı:
Yanıt verirseniz size e-posta göndermeye devam edebilecekleri için spam iletileri kabul etmekten kaçının.
Adım 2. Selamlamada gönderene adıyla hitap edin
Selamınızı e-postanızın en üstünden başlatın, böylece diğer kişi onu açtığında hemen görebilir. "Merhaba" veya "Sevgili" gibi resmi bir selamlama ve ardından adlarını kullanın. Bir amirinize veya tanımadığınız birine yanıt veriyorsanız, unvanını ve ardından soyadını kullanın. Diğer kişiyi iyi tanıyorsanız, ilk adını kullanabilirsiniz.
Örneğin, selamlamanız olarak “Merhaba Bayan Davis” veya “Sevgili Jonathan” diyebilirsiniz
Adım 3. E-postayı okuduğunuzu kısaca belirtin
Onayınız için yalnızca birkaç cümle kullanın, böylece çok endişeli görünmez. E-postayı gönderen kişiye teşekkür edin veya mesajını aldığınızı bildirin. Herhangi bir özel ayrıntı varsa, mesajlarını okuduğunuzu göstermek için bunları açılış cümlelerinizde yeniden belirtin.
- Örneğin, "Gelecek haftaki toplantı hakkında bana bir mesaj gönderdiğiniz için teşekkür ederim" veya "Yeni potansiyel müşterimizle ilgili e-postanızı aldım ve okudum" gibi bir şey yazabilirsiniz.
- E-postayı okumak için zamanınız olmadıysa, "Bana ulaştığınız için teşekkür ederim. Mesajınızı aldım ve mümkün olan en kısa sürede okuyacağım.”
Adım 4. E-postada bir istek veya soru varsa yanıt için tahmini bir süre verin
Derhal tam olarak yanıt verecek vaktiniz varsa, güvenilir ve güvenilir olduğunuzu göstermeye yardımcı olmak için mümkün olan en kısa sürede yapın. Aksi takdirde, diğer kişinin sizden başka bir mesaj bekleyebileceği bir zaman aralığı sağlayın, böylece onları görmezden geldiğinizi düşünmesinler. Daha uzun sürebileceğini düşünüyorsanız, ne kadar kısa sürede yanıt vereceğiniz konusunda fazla söz vermemeye dikkat edin.
- Örneğin, "Size bu bilgiyi 2 gün içinde alabileceğim" veya "Konuyu daha ayrıntılı görüşmek için bugün daha sonra tekrar iletişime geçeceğim" diyebilirsiniz.
- Cevap vermenin ne kadar süreceğini bilmiyorsanız, "Herhangi bir soru veya yorumunuz için en kısa sürede size geri döneceğim" seçeneğini kullanın.
- E-postada belirtmeniz gereken bir istek veya sorun yoksa, bir zaman çerçevesi ile yanıt vermenize gerek yoktur.
Adım 5. E-postayı göndermeden önce bir kapanış ve adınızla bitirin
Mesajın daha profesyonel görünmesine yardımcı olmak için e-postanızda “En İyi” veya “Tekrar teşekkürler” gibi resmi bir kapanış kullanın. Mesajınızı tamamlamak için kapanıştan sonra adınızı yazın. Gönder düğmesine tıklamadan önce her şeyin doğru yazıldığından emin olun.
- Örneğin, "En iyi Beth" veya "Tekrar teşekkürler Travis" yazabilirsiniz.
- Diğer kişiye sizinle iletişim kurması için farklı bir yol vermek istiyorsanız, adınızdan sonra bir telefon numarası veya alternatif bir e-posta adresi de verebilirsiniz.
Adım 6. Mümkün olan en kısa sürede eksiksiz bir yanıt e-postası ile takip edin
Orijinal e-postada bir istek veya soru varsa, mümkün olduğunda tam bir yanıt yazmak için zaman ayırın. Mesajlarını dikkate almak için zaman ayırdığınızı göstermek için mesajdaki tüm endişeleri veya soruları tam olarak ele alın. Onlarla iyi bir repertuar sürdürmek için mesaj boyunca kibar ve olumlu bir ton kullanın.
Daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, örneğin bir rapor veya belge bekliyorsanız, diğer kişinin onları unuttuğunu düşünmemesi için güncelleme ve yeni zaman çerçevesi içeren bir takip e-postası göndermeyi deneyin
Yöntem 2/2: Ticari Hizmetlere ve Siparişlere Yanıt Verme
Adım 1. Ulaşmakta olduğunuz kişinin adını e-postanın en üstüne yazın
Mesajınızda profesyonel bir tonu korumak için “Merhaba” veya “Sevgili” gibi resmi bir selamlama ile başlayın. Kişiyi iyi tanımıyorsanız, resmi kalmak için unvanını ve ardından soyadını kullanın. Kişiye daha aşina iseniz veya adını veriyorlarsa, ona bu şekilde hitap edebilirsiniz.
Örneğin, selamlamanız olarak “Sevgili Bay Christensan” veya “Merhaba Dana” yazabilirsiniz
Adım 2. Kişiye teşekkür edin ve talep ettiği ürün veya hizmetten bahsedin
E-postanızın açılış cümlesinde kişiye karşı gerçek şükranlarınızı ifade edin. Aynı cümlede, kişinin sipariş ettiği ürünü veya daha önceki yazışmalarda bahsettiği sorunları veya endişeleri yeniden belirtin. Bu şekilde, kişi önceki mesajlarını okumak veya işlemek için zaman ayırdığınızı anlayacaktır.
Örneğin, "Mağazamızdan 2 kutu çikolata sipariş ettiğiniz için teşekkür ederiz" veya "Başvurduğunuz iş ilanıyla ilgili olarak bize ulaştığınız için teşekkür ederiz" diyebilirsiniz
Adım 3. Kişiye ne zaman yanıt veya teslimat bekleyeceği konusunda bir zaman çerçevesi verin
Bir sonraki cümlede, diğer kişinin sizden haber almasının ne kadar süreceğini belirtin, böylece onu unutmuş gibi hissetmesinler. Sağladığınız zaman çerçevesinin doğru ve dürüst olduğundan emin olun, aksi takdirde sizden haber alamazlarsa üzülebilirler.
Örneğin, “Paketinizi 3 iş günü içinde bekleyebilirsiniz” veya “Lütfen yanıt vermemiz için 1–2 iş günü bekleyin” diyebilirsiniz
Varyasyon:
Yanıt vermenin ne kadar süreceğini bilmiyorsanız, "Endişelerinizi gidermek için en kısa sürede size ulaşacağız" gibi bir şey söyleyin.
Adım 4. E-posta yoluyla çözemediğiniz herhangi bir sorun varsa önerilerde bulunun
Sorunlarını doğrudan çözemiyorsanız, daha yararlı olabilecek başka seçenekler önermeyi deneyin. Kulağa olumsuz gelmemesi veya samimiyetsiz görünmemesi için mesaj boyunca kibar ve anlayışlı bir ton kullanın. Kişiye, sorunlarını çözmek için sonraki adımları atabilmesi için mümkün olduğunca fazla ayrıntı vermeye çalışın.
Örneğin, "Çek hesabınıza para transferi ile ilgili bir sorun olduğunu duyduğuma üzüldüm. Sorununuzun çözülüp çözülmediğini görmek için SSS'lerimize bakmayı deneyin. Aksi takdirde, işlemlerinizi onaylamak için bankanızı ziyaret etmeniz ve hesap yöneticinizle görüşmeniz gerekebilir.”
Adım 5. E-postanın altına iletişim bilgilerini bırakın
E-postanızı "En İyi" veya "Tekrar teşekkürler" gibi resmi bir kapanışla bitirin, böylece mesajı iyi bir notla bitirin. Kapanıştan sonra adınızı eklediğinizden emin olun. Diğer kişiye sizinle iletişim kurması için seçenekler vermek istiyorsanız, adınızdan sonra bir telefon numarası, alternatif e-posta adresi veya web sitesi de bırakabilirsiniz.
