Harika bir e-posta yazdınız, ancak kapanış açıklamalarınızı yazma zamanı geldiğinde ne söyleyeceğinizi bilmiyorsunuz. Bu tamamen normal. Bir e-postayı sonlandırmanın net ve özlü bir yolunu bulmak sinir bozucu olabilir, ancak imkansız değildir. Tek yapmanız gereken puanlarınızın hızlı bir özetini eklemek, dostça bir kapanış önermek ve doğru kelime veya cümle ile oturumu kapatmak.
adımlar
Yöntem 1/3: Resmi Bir E-posta Sonlandırma
Adım 1. Yazma amacınızı yeniden onaylayın
Bu, kısa e-postalar veya birinin sorusuna hızlı yanıtlar için gerekli değildir. Yine de uzun bir e-posta yazdıysanız veya birden fazla konu veya endişeyle uğraşıyorsanız, bilgilerinizi veya talebinizi özetlemek için kısa bir sonuç cümlesi ekleyin.
Örneğin, bir işe başvuruyorsanız, kimlik bilgileriniz ve deneyiminizle ilgili bilgileri dahil edebilirsiniz. Ardından e-postanızı “Geçmişime ve deneyimime dayanarak bu pozisyon için mükemmel bir aday olacağıma inanıyorum” yazarak özetleyebilirsiniz
Adım 2. Bir sonuç satırı ekleyin
Bir cümleyle, e-postanızı bir şükran ifadesi veya iletişim talebi ile sonlandırın. Başka birine ulaşıyorsanız, "Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim" veya "Sizinle tanışmayı dört gözle bekliyorum" yazabilirsiniz. Birine yanıt veriyorsanız, “Başka sorunuz varsa lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin” diyerek kapatabilirsiniz.
Kullanmanız gereken tam kapanış, e-postanızın konusuna bağlıdır. Sadece kapanışınızı kısa, kibar ve e-postanızla alakalı tutmayı unutmayın
Adım 3. İmzanızı seçin
Resmi bir e-postayı sonlandırırken her zaman imzalar beklenir. Resmi bir e-postayı bitirdiğinizde, kibar ve saygılı bir imza atmak istersiniz. “Saygılarımızla”, “Saygılarımızla”, “Teşekkürler” veya “En İyi Dileklerimle” gibi bir kapanış yapmayı deneyin.
- Steno veya kısaltma kullanmaktan kaçının. Resmi bir imzada tam kelimeleri yazmak her zaman en iyisidir.
- Çok yakın veya resmi kapanışlardan kaçınmaya çalışın. "Sevgi" gibi imzalar resmi bir e-posta için fazla kişiselken, "Saygılarımızla" yalnızca devlet yetkililerine hitap ederken uygundur.
Adım 4. Tam adınızı yazın
Resmi bir e-postayı bitirdiğinizde, her zaman adınızı ve soyadınızı kullanmak istersiniz. Alıcının John veya Lisa adında kaç kişiyi tanıdığını bilmiyorsunuz. Soyadınızı eklemek, sizi daha hızlı ve daha net hatırlamalarına yardımcı olur.
Yöntem 2/3: Gayri Resmi Bir E-postayı Sonlandırma
Adım 1. E-postayı sonlandırmak için bir neden belirtin
Oturumu kapatmadan önce hızlı bir kapanış açıklaması yaparak e-postanızı nazikçe sonlandırın. Dostça olmalı ve çok fazla ayrıntı içermesi gerekmez. “Her neyse, kitaplara vurmam gerek!” gibi bir cümle. mükemmel bir kapanış konuşmasıdır.
Adım 2. İletişim hattını açık tutun
Alıcınıza onlardan haber almak istediğinizi bildiren hızlı bir açıklama ekleyin. "Başka bir şeye ihtiyacın olursa bana haber ver" veya "Neler yaptığını duymak için sabırsızlanıyorum" yazmak samimi ve rahattır.
Adım 3. Oturumu kapatın
Resmi olmayan bir e-postayı sonlandırmak, resmi bir e-postadan çok daha rahat olabilir. Alıcınıza bağlı olarak, oturum kapatma işlemleri şunları içerebilir:
- Aşk
- Şerefe
- Görüşürüz
- senin
- Hoşçakal
Adım 4. Adınızı imzalayın
Gayri resmi bir e-posta ile genellikle adınızın tamamını imzalamanız gerekmez. Alıcı zaten kim olduğunuzu biliyor. Sadece adınızı imzalamanız tamamen kabul edilebilir.
Size yakın birine yazıyorsanız, bir takma ad da kullanabilirsiniz. Arkadaşlarınız veya aile üyeleriniz sizi bir takma adla ararsa, oturumu kapattığınızda bunu kullanmak eğlenceli ve arkadaşça olabilir
Yöntem 3/3: İmza Bloğu Kullanma
Adım 1. İmzanın gerekli olup olmadığına karar verin
Kişisel bir e-posta gönderiyorsanız, imzaya gerek yoktur. Bir imza bloğu, unvanınız, iletişim bilgileriniz ve şirketinizin veya kuruluşunuzun bilgilerini içeren bilgileri içerir. Resmi olmayan veya kişisel bir e-posta gönderiyorsanız, bu bilgileri ekleme konusunda endişelenmeyin. Bunun yerine, sadece adınızı imzalayın.
- Çoğu zaman, şirketiniz veya kuruluşunuz bir imza isteyecek ve hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını size bildireceklerdir. Şirketinize, kullanmanızı istedikleri standart bir imza bloğu olup olmadığını sorun.
- Şirketiniz standart bir imza bloğu sağlamıyorsa, kuruluşunuzdaki başka bir kişiden blok kopyalayabilir ve iletişim bilgilerini sizinkiyle değiştirebilirsiniz.
Adım 2. Bilgilerinizi ekleyin
İmza bloğunuz birkaç temel şey içermelidir. En azından adınız ve soyadınız, unvanınız, telefon numaranız ve e-posta adresiniz olmalıdır. Ayrıca şirketinizin veya kuruluşunuzun logosunu, web sitesini ve LinkedIn, YouTube ve Facebook gibi sosyal medya bağlantılarını eklemeyi de seçebilirsiniz..
- Şirketinizin veya kuruluşunuzun standart bir imza formatı yoksa, şu temel akışı izleyin: Önce adınızı, ardından unvanınızı sonraki satıra yazın. Ardından, e-posta adresinizi ve telefon numaranızı ekleyin ve şirket veya grup bilgilerinizi en sona koyun.
- İmzanızı kısa ve basit tutmaya çalışın. Üç veya dört satır metin kullanın. Şirketinizin adını yazmak yerine bir logo ekleyin ve URL'leri yazmak yerine bir dizi sosyal ağ simgesi kullanın.
- Çok fazla sosyal medya bilgisi eklemeye dikkat edin. Bağlantılar, şirketinizin sosyal medya bilgilerine gitmelidir. Şirketinizin sosyal medya hesapları yoksa, açıkça söylenmedikçe kendi hesaplarınıza bağlantı vermeniz genellikle uygun değildir.
Adım 3. İmzanızı tekrar tekrar kullanmak üzere kaydedin
Gmail ve Outlook dahil olmak üzere çoğu e-posta istemcisi, imzanızı yazmak yerine tek tıklamayla ekleyebilmeniz için kaydetmenize olanak tanır. İmzanızı ayarlamak için e-posta ayarlarınızın altına bakın.
