E-posta, diğer iletişim biçimleri gibi, kendi görgü kurallarına ve sosyal protokollere sahiptir. İş yerinde veya okulda ya da yazılı bir taslak hakkında geri bildirim isteyen bir e-posta yazmanız gerekiyorsa, e-postanızı mümkün olduğunca etkili kılmak için e-postanızı hazırlarken ifadeleri, zamanlamayı ve yapıyı göz önünde bulundurmalısınız. E-postalarınızda kibar, dakik ve spesifik olmak, ihtiyacınız olan geri bildirimi almanıza yardımcı olabilir.
adımlar
Yöntem 1/4: İş Yerinde Geri Bildirim İstemek
Adım 1. Çalışmanız hakkında yorum yapabilecek en nitelikli kişiye hitap edin
Çoğu zaman bu, hemen üstünüzdeki yönetici olacaktır. Her durumda, onlarla veya daha kıdemli bir meslektaşınız veya iş arkadaşınızla başlamalısınız. Size yardımcı olacak ve ihtiyacınız olan geri bildirimi verecek deneyime sahip olacaklar.
Adım 2. E-postada kibar ve alçakgönüllü olun
E-postalar için ofisinizdeki normlara uymalısınız. Alçakgönüllülük geri bildirim istemek için uzun bir yol kat eder, ancak patronunuz veya yöneticiniz işiniz hakkında hiçbir şey bilmediğinizi düşünecek kadar alçakgönüllü olmayın. Bunun yerine, soruları bir proje veya görevdeki ilerlemenizi gösterecek şekilde çerçeveleyin. Bu, patronun elinizin altında oturup geri bildirim beklemediğinizi bilmesini sağlar. Ayrıca aşağıdaki ipuçlarını da aklınızda bulundurun.
- “Yarının sunumu üzerinde çalışıyordum, formatta bir sorunla karşılaştığımda – şirketin standardını takip edip etmediğimden emin değilim. Sunumu ekledim. Format için herhangi bir öneriniz var mı? Bu konuda yardımınız için teşekkür ederiz."
- E-postada onlara teşekkür etmeyi unutmayın.
Adım 3. Geri bildirim isteğinizde spesifik olun
Bu, işinizde size yardımcı olması muhtemel olmayan aşırı geniş geri bildirimlerden kaçınmanıza yardımcı olabilir. Gerekmedikçe evet veya hayır sorularından kaçının. Bunun yerine, üzerinde çalışılması gereken bir projenin belirli bölümlerine odaklanın. Patronunuzu veya iş arkadaşınızı, işinizle ilgili olabilecek tüm olası sorularla aynı anda bombalamamaya çalışın.
- Örneğin, “Eastman dosyasına nasıl devam edeceğimden emin değildim. Müşteri e-postalarıma cevap vermedi ve bu yüksek öncelikli bir görev olduğu için ne yapmam gerektiğini görmek için size e-posta göndermenin en iyisi olduğunu düşündüm."
- Bir inceleme veya rapor şeklinde daha genel bir geri bildirim arıyorsanız, bunu özellikle isteyin. Kibar, özlü ve olabildiğince spesifik olmak yardımcı olacaktır. Örneğin, verimliliğiniz veya yaratıcılığınız hakkında bir rapor isteyebilirsiniz. Size rapor verenlerden geri bildirim istiyorsanız, isimsiz bir anket yapmanız gerekebilir.
UZMAN İPUCU
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
İş Yeri Koçu
Genel geri bildirim talep ederken KISS yöntemini deneyin.
KISS modeli, insanların size uygun ve eyleme geçirilebilir geri bildirim vermelerine yardımcı olmanın harika bir yoludur. kişiye sor,"
Tut? Ne yapmalıyım geliştirmek? Ne yapmalıyım Başlat? ve ne yapmalıyım Dur?"
Adım 4. Yanıt verdikten sonra bir teşekkür e-postası gönderin
Geri bildirim, çok fazla iyileştirmeye ihtiyacınız olduğunu veya çalışmanızın eşit düzeyde olmadığını gösteriyorsa, bunu nasıl düzelteceğinize dair kısa bir açıklama eklediğinizden emin olun. Hemen yanıt vermeden önce duyguları işlemek için kendinize zaman tanıyın.
En fazla 1-2 gün içinde cevap verdiğinizden emin olun
Yöntem 2/4: Okulda Geri Bildirim İstemek
Adım 1. Kendinizi tanımlayın
Öğretmeninizin yüzlerce öğrencisi olabilir, özellikle de onlar bir üniversite profesörüyse. Adınızı (adınız ve soyadınız), sınıfınızı ve bölümünüzü eklemeniz gerekir. Hala lisedeyseniz, bu sizin döneminiz veya zaman aralığınız anlamına gelebilir. Bu şekilde, öğretmenin kim olduğunuzu anlamalarını sağlayarak zamanını boşa harcamazsınız ve ihtiyaç duyduğunuz geri bildirime daha fazla zaman harcarlar.
Adım 2. Resmi tutun
Bazen öğrenciler öğretmenlere ilk e-posta gönderirken bununla mücadele eder. "Merhaba Dr. Smith" veya "Sevgili Bayan Turner" diyebilirsiniz. Öğretmeniniz size e-posta gönderdiyse, olduğundan daha az resmi olmayın. Tonu profesyonel tutun. Bunun yerine, “Hey, makalem hakkında ne düşünüyorsun? En iyisi değil," deyin, "Ödevi anladığımdan emin değilim. Kağıtla ilgili bazı özel sorularım vardı.”
Adım 3. Kısa tutun
Bu sorular için bağlam gerekli olmadıkça, sorularınızın tüm bağlamını açıklama konusunda endişelenmeyin. Örneğin, olası bir uzatma hakkında geri bildirim talep ediyorsanız, öğretmeninizin bağlama ihtiyacı olabilir, ancak yalnızca bir ödevle ilgili bir soru sormaya çalışıyorsanız, onlara köpeğinizin sizi nasıl ve neden geç bıraktığıyla ilgili hikayeyi anlatmayın. şimdi e-posta gönderiyorsunuz (atama saatine çok yakın değilse) veya eldeki ödevle alakasız olabilecek başka herhangi bir şey.
Adım 4. Geri bildirim istemek için bir sınavdan veya teslim tarihinden önceki geceye kadar beklemeyin
Öğretmeninizin size son teslim tarihine bu kadar yakın bir geri bildirim verme olasılığı düşük olmakla kalmaz, aynı zamanda onlardan geri bildirim istemek için son dakikaya kadar beklediğiniz için rahatsız olmaları da muhtemeldir. Son dakika soruları göndermeniz gerekiyorsa, kısa, net ve özür dileyin. E-postayı zamanında gördüklerini varsayarsak, öğretmenin yanıt verme olasılığını artıracaktır.
Adım 5. Öğretmeninizin istediği dosya biçimlerini kullanın
Çoğu zaman öğretmen, ödevler veya e-postalar için hangi dosya biçimlerini kabul edeceklerini ders programında size söyler. Örneğin, öğretmeniniz bir.doc dosyası belirtiyorsa.pdf veya.pages dosyası göndermeyin. Emin değilseniz, bir.rtf veya.pdf dosyası gönderebilir veya sadece sorabilirsiniz.
Adım 6. Daha önce teslim ettiğiniz bir ödev veya sınav hakkında geri bildirim isteyin
Profesöre e-posta göndermeniz ve kibar olmanız yeterlidir. Profesörün çalışma saatleri varsa, bunları ziyaret edebilir veya randevu alabilirsiniz. "Sevgili Profesör Smith, sınavımda beklediğim kadar başarılı olamadım. Bir sonraki sınavda daha iyi yapabilmem için yaptığım bazı hataları düzeltmeme yardım eder misiniz?" diyebilirsiniz. Profesörünüz genellikle böyle bir talebe olumlu yanıt vermelidir.
Yöntem 3/4: Bir Makale Hakkında Geri Bildirim İstemek
Adım 1. Önce tanıdığınız birine e-posta gönderin
Özenli bir geri bildirim istiyorsanız, bunu verecek en iyi kişi tanıdığınız, tercihen bir arkadaşınız veya meslektaşınızdır. Tanıdığınız birine geri bildirim için e-posta gönderirken, onlara her zamanki gibi e-posta gönderdiğinizden emin olun. Genelde onları ararsan, muhtemelen onun yerine bunu yapmalısın. Yazıyı ilk e-postada göndermeyin, muhtemelen evet diyeceklerini bilmiyorsanız (bir taslağı okuduğunuz veya sizinkini okumayı teklif eden biri).
E-posta gönderdiğiniz kişinin bir arkadaş mı yoksa bir meslektaş mı olduğuna bağlı olarak kısa bir açıklama veya özet ekleyebilirsiniz
Adım 2. Bir uzmana e-posta gönderin
Gerçekten uzman tavsiyesine ihtiyacınız varsa, tanıdığınız bir uzmana e-posta gönderin ve projenizi ve neden geri bildirime ihtiyacınız olduğunu açıklayın. Saldırgan olmayın, daha ziyade onlara anlayışları için teşekkür edin ve "Bana geri bildirimde bulunmak için zamanınız yoksa anlarım" deyin. Eğer yapamayacaklarsa size yardımcı olabilecek, zamanı ve uzmanlığı olan birini tanıyıp tanımadıklarını bile sormak isteyebilirsiniz.
Adım 3. Bir makaleyi soğuk e-postayla göndermeyin
Özellikle onlara yardımları için ödeme yapacağınızı söylemediğiniz sürece, bu muhtemelen cevapsız kalacaktır. Ünlü bir yazarlarsa, bu tür bir ton e-posta aldıkları için böyle bir e-postaya yanıt vermeleri pek olası değildir. Bunun yerine, önce arkadaşlarınıza, meslektaşlarınıza, profesörlere vb. sorun. Size yardım edebilmeleri ve size yardım etmek istemeleri daha olasıdır.
Adım 4. Geri bildirimlerinden ne istediğinizi netleştirin
Yalnızca olumlu geribildirim istiyorsanız, onlara bunu söyleyin. Onlara ayrıntılı geri bildirim mi, yerel mi yoksa küresel geri bildirim mi istediğinizi ve estetik, dilbilgisi veya yapısal geri bildirim isteyip istemediğinizi söyleyin. Bu, okuyucunuzun onlardan ne istediğinizi bilmesine yardımcı olmak için uzun bir yol kat edebilir.
- Olumlu geribildirimin yapıcı olmaması gerekmez. Sevdiklerini neden sevdiklerini açıklarlarsa, makaleniz hakkında çok şey öğrenebilirsiniz.
- Olumsuz geri bildirim alırsanız, yanıt vermek için kendinize zaman verin. Onlar senin arkadaşınsa, muhtemelen sadece yardım etmek istiyorlar. Profesör iseler, ne kadar sinirli ya da üzgün hissetseniz de bu şekilde cevap vermemelisiniz. Bunun yerine, yardımları için onlara teşekkür edin ve devam edin. Bir süre sonra, geri bildirimin verilme şekli olmasa bile, geri bildirimin yardımcı olduğunu görebilirsiniz.
Adım 5. Okuyucunuza yanıt vermesi için zaman tanıyın
Yeni bir taslak hakkında ayrıntılı geri bildirim istediyseniz, bir gün, hatta bir hafta içinde geri bildirim beklemeyin. Bu uzunlukta bir taslağı düzenlemek zaman alır. Uğruna çalıştığınız bir son teslim tarihiniz varsa, okuyucunuza bunu bildirin. Ayrıca onlara belirli bir tarihe kadar düzenlemeleri yaptırıp yaptıramayacaklarını da sorabilirsiniz. Onların kendi yaşamları ve yükümlülükleri olduğunu unutmayın.
Adım 6. Yardımları için onlara teşekkür edin
Arkadaşınızsa, onlara bir kutu çikolata gibi bir hediye almak veya bu iyiliği zamanında iade etmek isteyebilirsiniz. Profesör ise, çalışmalarını ve zamanlarını takdir ettiğinizi bildirmek için bir teşekkür e-postası yazmak isteyebilirsiniz. Okuyucunuza teşekkür etmeyi unutmak, onun kullanılmış ve/veya takdir edilmediğini hissetmesine neden olabilir ve gelecekte size yardımcı olma ihtimalini azaltabilir.
Yöntem 4/4: Müşterilerden Geri Bildirim İstemek
Adım 1. Çok fazla soru sormayın
Müşteriler, hemen hemen her işletmeden gelen anketlerle boğulmuş durumda. Bir müşterinin e-postanızı okuduktan sonra otomatik olarak silmesini istiyorsanız, bir sürü soru ile doldurun. Müşterinin ilgisini çekmek istiyorsanız, bir veya iki soru sorun ve bu soruyu bırakın.
Adım 2. Açık uçlu sorular sorun
Evet/hayır sorularını kullanmak yerine, daha eksiksiz cevaplar veren sorular sorun. "Bizi bir arkadaşınıza önerir misiniz?" yerine "Bizi bir arkadaşınıza nasıl tanımlarsınız?" diye sorun. Bu tür sorular, yanıtlarda size basit bir evet/hayır sorusundan daha fazla bilgi verir.
Adım 3. Müşteriye, kendilerine hızlı bir şekilde geri döneceğinizi bildirin
Bu, müşteriye fikirlerinin sadece okunabileceği veya okunmayacağı veya dikkate alınmayacağı dev bir gelen kutusuna gitmediğini hissettirir. Ayrıca, yanıt vereceğinizi bilirlerse, muhtemelen daha samimi geri bildirim alırsınız.
Cevap verdiğinizde, samimi ve profesyonel olun. Günümüzün viral internet kültüründe profesyonellik ve samimiyetten başka bir şeyle cevap verirseniz bir şirketin itibarını bir saniyede mahvedebilirsiniz
4. Adım. Flaş veya diğer yavaş yüklenen özellikleri dahil etmeyin
Bir müşterinin bağlantısı yavaşsa, e-postanın yüklenmediğini gördüklerinde büyük olasılıkla e-postayı hemen siler. Geri bildirimin sizin için genellikle onlardan daha önemli olduğunu unutmayın.
Adım 5. İyi tasarlanmış yazı tipi ve formatı kullanın
E-postanızın temiz ve profesyonel görünmesini istiyorsunuz. Kötü grafiklere veya komik sans yazı tipine sahip bir e-postanın müşterilerinizi etkilemesi pek olası değildir. Bunun yerine, bir yazı tipinden emin değilseniz Times New Roman veya Arial gibi standart yazı tiplerini kullanın ve fazla grafikleri minimumda tutun.
Adım 6. E-postanın cihaz dostu olduğundan emin olun
Tek sütunlu bir biçim, çok sütunlu tasarımlardan daha esnektir. Ayrıca yazı tiplerinizin çok küçük olmadığından emin olmak isteyeceksiniz. E-postanın dizüstü bilgisayarlarda, telefonlarda ve tabletlerde avantajlı görünmesini isteyeceksiniz. Pek çok kişi telefonlarında e-postalarını kontrol ederken, e-postalarınızı buna göre biçimlendirmeniz zorunludur.
E-posta Yazma Yardımı
Geri Bildirim İsteyen Bir E-postaya Eklenmesi Gerekenler
Geri Bildirim İsteyen Bir E-postada Kaçınılması Gerekenler
Geri Bildirim İsteyen Açıklamalı E-posta
Video - Bu hizmet kullanılarak YouTube ile bazı bilgiler paylaşılabilir
İpuçları
- Geri bildirim için insanları rahatsız etmeyin.
- Durum için uygun e-posta görgü kurallarını koruyun.
- Biraz alçakgönüllülük uzun bir yol kat eder.
