Microsoft Excel'in Otomatik Filtre özelliğini kullanmak, daha büyük miktarda veriyi sıralamanın hızlı ve basit bir yoludur. Filtreler, verilerinizi sıralamak için çeşitli kriterleri destekler. Başlamak için bir veri kümesi oluşturmanız gerekir. Ardından geriye kalan tek şey hedefi seçmek ve "Veri" sekmesinde bulunan "Filtre" düğmesine basarak Otomatik Filtre'yi etkinleştirmek ve filtreyi istediğiniz gibi özelleştirmek. Bu işlem dakikalar içinde yönetilebilir ve sonuç olarak Excel verimliliğinizi artırır.
adımlar
Bölüm 1 / 2: AutoFilter'a Başlarken
Adım 1. Bir tablo oluşturun
Aşağıdaki verileri belirtmek için verilerinizin sütun başlıklarına sahip olduğundan emin olun. Başlık, filtrenin yerleştirileceği yerdir ve sıralanan verilere dahil edilmeyecektir. Her sütun benzersiz bir veri kümesine (ör. tarih, miktar, ad, vb.) sahip olabilir ve sıralamak istediğiniz kadar giriş içerebilir.
İçerdiği satırı seçip "Görünüm > Bölmeleri Dondur" seçeneğine giderek başlıklarınızı yerinde dondurabilirsiniz. Bu, büyük veri kümelerinde filtrelenmiş kategorilerin izlenmesine yardımcı olacaktır
Adım 2. Filtrelemek istediğiniz tüm verileri seçin
Filtreye dahil edilmesini istediğiniz tüm hücreleri seçmek için tıklayın ve sürükleyin. Otomatik Filtre adından da anlaşılacağı gibi otomatik bir işlem olduğundan, bitişik olmayan sütunları filtrelemek için kullanamazsınız. Aradaki tüm sütunlar onlarla filtrelenecek şekilde ayarlanacaktır.
Adım 3. Otomatik Filtreyi etkinleştirin
“Veri” sekmesine gidin, ardından “Filtre”ye basın. Etkinleştirildiğinde, sütun başlıklarında açılır düğmeler olacaktır. Bu düğmeleri kullanarak filtre seçeneklerinizi ayarlayabilirsiniz.
Adım 4. Filtre kriterlerini seçin
Filtre seçenekleri, hücrelerdeki veri türüne göre değişebilir. Metin hücreleri metin içeriğine göre filtrelenirken sayı hücreleri matematiksel filtrelere sahip olacaktır. Her ikisi tarafından paylaşılan birkaç filtre vardır. Bir filtre etkin olduğunda, sütun başlığında küçük bir filtre simgesi görünür.
- Artan Sırala: verileri o sütundaki verilere göre artan düzende sıralar; sayılar 1, 2, 3, 4, 5 vb. sıralanır ve kelimeler a, b, c, d, e vb. ile başlayarak alfabetik olarak sıralanır.
- Azalan Sırada Sırala: verileri, o sütundaki verilere göre azalan düzende sıralar; sayılar ters sırada 5, 4, 3, 2, 1, vb. sıralanır ve kelimeler ters alfabetik sıraya göre sıralanır, e, d, c, b, a, vb.
- İlk 10: E-tablonuzdaki ilk 10 veri satırı veya filtrelenmiş seçimdeki ilk 10 veri satırı
- Spesifik koşullar: Bazı filtre parametreleri, daha büyük, daha küçük, eşit, önce, sonra, arasında, içeren vb. değerleri filtrelemek gibi değer mantığı kullanılarak ayarlanabilir. Bunlardan birini seçtikten sonra parametre sınırlarını girmeniz istenir (örn. 1/1/2011'den sonra veya 1000'den büyük).
- Not: filtrelenen veriler görünümden gizlenir, silinmez. Filtreleme yaparak herhangi bir veri kaybetmezsiniz.
Bölüm 2/2: Otomatik Filtreyi Özelleştirme ve Devre Dışı Bırakma
Adım 1. Daha karmaşık sıralama için özel Otomatik Filtreyi kullanın
Özel bir filtre, "ve/veya" mantığı kullanılarak birden çok filtrenin uygulanmasına izin verir. “Özel Filtre…” seçeneği, filtre açılır menüsünün altında listelenir ve ayrı bir pencere açar. Burada en fazla iki filtre seçeneği seçebilir, ardından bu filtreleri özel veya kapsayıcı yapmak için “Ve” veya “Veya” düğmesini seçebilirsiniz.
Örneğin: adları içeren bir sütun, "A" veya "B" içerenlere göre filtrelenebilir, yani hem Andrew hem de Bob görünür. Ancak ikisi de hem “A” hem de “B” içerenler için bir filtre setinde görünmez
Adım 2. Filtrelerinizi temizleyin
Tek bir filtreyi temizlemek için, filtrelenmiş sütun için açılır menüyü seçin ve "Filtreyi [ad] Kimden Temizle" öğesini seçin. Tüm filtreleri temizlemek için tablodaki herhangi bir hücreyi seçin ve “Veri” sekmesine gidin ve “Temizle”ye basın (Filtre geçişinin yanında).
Adım 3. Otomatik Filtreyi devre dışı bırakın
Filtreleri tamamen devre dışı bırakmak istiyorsanız, tablo seçiliyken Otomatik Filtre seçeneğinin seçimini kaldırmanız yeterlidir.
İpuçları
- Açılır menü düğmesine bakarak hangi sütun başlıklarına filtre uygulanmış olduğunu görebilirsiniz. Buton üzerindeki ok mavi ise o menüde bir filtre uygulanmış demektir. Düğme üzerindeki ok siyahsa, o menüde bir filtre uygulanmamıştır.
- Otomatik Filtre, verileri dikey olarak düzenler, yani filtre seçenekleri yalnızca sütun başlıklarına uygulanabilir, satırlara uygulanamaz. Ancak, her satır için kategoriler girerek ve ardından yalnızca o sütunu filtreleyerek aynı efekti elde edebilirsiniz.
- Herhangi bir hücreyi boş bırakırsanız, filtre boş hücrelerin ötesinde çalışmaz.
- Otomatik Filtreyi kullanmadan önce verilerinizi yedekleyin. Otomatik Filtre kapatılabilirken, verilerde yapılan herhangi bir değişiklik mevcut bilgilerinizin üzerine yazabilir.
Uyarılar
- Verilerinizi filtreleyerek satırları silmiyorsunuz, onları gizliyorsunuz. Gizli satırlar, gizli satırın üstündeki ve altındaki satır seçilerek, üzerlerine sağ tıklanarak ve "Göster" seçilerek gösterilebilir.
- Verilerinizi yedeklemediyseniz ve verilerinizin üzerine yazmayı planlamıyorsanız, değişikliklerinizi sık sık kaydedin.
