Bu wikiHow makalesi sana Microsoft Office veya OpenOffice.org'da nasıl adres mektup birleştirme yapılacağını öğretecektir. Adres mektup birleştirme, bir belgeyi, gönderildiği her alıcı için otomatik olarak kişiselleştirmenize olanak tanıyan çok kullanışlı bir özelliktir. Bu şekilde, her alıcı için belgeyi ayrı ayrı değiştirmeniz gerekmez. Bu çok büyük bir zaman tasarrufu ve yapması gerçekten çok kolay! Aşağıdaki adımlar, tüm süreç boyunca size adım adım yol gösterecektir.
adımlar
Yöntem 1/3: Hazırlık
Adım 1. Bir veri dosyası oluşturun
Bu, bir elektronik tablo dosyası, veritabanı dosyası veya hatta uygun biçimlendirmeye sahip bir metin belgesi olabilir. Elektronik tablo dosyaları en yaygın olarak kullanılır; bu kılavuz, bir elektronik tablo kullandığınızı varsayar.
-
Veri dosyanız, kopyadan kopyaya değişmesi gereken tüm bilgilere sahip olmalıdır. Örneğin, bir form mektubu yazıyorsanız, veri dosyanız mektubu göndermeyi düşündüğünüz herkesin adlarını ve muhtemelen adreslerini içerecektir.
Her hücreye bir satır boyunca bir bilgi öğesi koyun, böylece her bilgi türü (ad, soyadı, onur ifadesi vb.) kendi sütununda olur
-
Mantıklı sütun adları yapın. Adres mektup birleştirme, sütunlardaki verileri okur. Her bilgi sütunundaki ilk girişin, bu tür bilgilerin genel adı olduğunu varsayar, bu nedenle sizin için anlamlı olan adları kullanın.
Örneğin, "ad" yazarak bir ad sütunu başlatın, ardından tüm adları altına yazın. Mektubunuza hangi alanı ekleyeceğiniz sorulduğunda, “ad” seçeneğini bir seçenek olarak görecek ve o sütunda ne olduğunu hatırlayacaksınız
- Outlook'u e-postaları için de kullanan Microsoft Office kullanıcıları, isterlerse Outlook adres defterlerini bunun yerine veri dosyası olarak kullanabilirler.
Adım 2. Veri dosyasını kaydedin
Kolayca bulabileceğiniz bir yere kaydedin ve kolayca hatırlayacağınız bir ad verin.
Adım 3. Birincil belgenizi yazın
Bu, içine bilgi ekleyeceğiniz belgedir. Örneğin, bir form mektubu yazıyorsanız, birincil belge mektuptur. Adres mektup birleştirmenin sizin için dolduracağı herhangi bir öğe (adlar gibi) şimdilik boş bırakılmalıdır.
Yöntem 2/3: MS Office'te Adres Mektup Birleştirme
Adım 1. Adres mektup birleştirme görev bölmesini açın
Birincil belgenizden bölmeyi tıklayarak açın. Göremiyorsanız, Araçlar menüsünü açın ve listeden Adres Mektup Birleştirme'yi seçin.
Adım 2. MS Office'in sorularını yanıtlayın
Office'teki adres mektup birleştirme aracı, dosyalarınızı daha akıllı ve doğru bir şekilde birleştirerek hayatınızı kolaylaştırmak için tasarlanmış birkaç adıma sahiptir.
- Ne tür bir belge yazdığınızı söyleyerek başlayın. En uyguna tıklayın ve ardından İleri'ye tıklayın.
- Hangi “başlangıç belgesini” (birincil belge) kullanmak istediğinizi söyleyin. Bu adımları izlediyseniz, "bu belgeyi kullan"ı seçebilmelisiniz. Sonrakine tıkla.
Adım 3. Birleştirilecek dosyayı seçin
Bu, daha önce oluşturduğunuz veri dosyasıdır. Uygun radyo düğmesini seçin ve dosyayı aramak ve birincil belgenize bağlamak için İleri'ye tıklayın.
Outlook adres defterinizi kullanmayı tercih ederseniz, bunun yerine o seçeneği tıklayın
Adım 4. Hangi verilerin kullanılacağını seçin
Office, bilgi satırlarını istediğiniz gibi seçmenize veya seçimleri kaldırmanıza olanak tanır. Bu, veri dosyasındaki hangi bilgi öğelerini birincil belgeyle birleştirmek istediğinizi seçmenize olanak tanıyarak, veri dosyasını çeşitli farklı şeyler için kullandıkça zaman içinde daha kullanışlı hale getirir. Memnun kaldığınızda, İleri'ye tıklayın.
Veriler, her sütunun başlığına tıklanarak sıralanabilir. Bu, çok sayıda bilgiyi hızlı bir şekilde aramanız gerekiyorsa yararlı olabilir
Adım 5. Veri alanlarını ekleyin
Görev bölmesinin sonraki sayfasında, henüz yapmadıysanız belgenizi yazmanız istenecek ve dosyadan belgeye veri eklemek için bir dizi seçenek sunulacaktır.
-
İmleci alanın gideceği yere yerleştirerek ve ardından oraya eklemek için görev bölmesindeki uygun düğmeyi tıklatarak bir veri alanı ekleyin.
Normal bir harf veya sayı gibi Sil tuşuna basarak yanlış yerleştirilmiş veya yinelenen veri alanlarını silebilirsiniz
-
Önceden ayarlanmış seçenekler, Office'e yazdığınızı söylediğiniz belgenin türüne göre biraz değişir. Office, verdiğiniz verilerden uygun bilgileri doldurmak için elinden gelenin en iyisini yapar. Örneğin, bir form iş mektubu yazıyorsanız, her alıcının adını ve soyadını ve tam adresini içeren ve birkaç satırda düzgün bir şekilde düzenlenmiş bir adres bloğu ekleme seçeneği görebilirsiniz.
- Önceden ayarlanmış seçeneklerden bazıları, uygun bilgileri doldurmanız için ek pencereler açacaktır. Bunların hepsi az çok basit ve anlaşılması kolaydır.
- Bir ön ayar kullanıyorsanız ve doğru bilgiyi bulamıyor gibi görünüyorsa, programa alan adlarınızdan hangilerinin standart adlarına karşılık geldiğini öğretmek için “Alanları Eşleştir” işaretli düğmeyi tıklayın. Örneğin, bir adres bloğundaki “Soyadı” verilerini doldurmak için veri dosyanızdaki “Aile Adı” kategorisini kullanması gerektiğini gösterebilirsiniz.
- Kendi alanlarınızı kullanmak için "daha fazla seçenek"i tıklayın. Her sütuna verdiğiniz adları görebilir ve yerine bunları kullanabilirsiniz.
Adım 6. Harflerinizi kontrol edin
Adres mektup birleştirme, siz yazdırana kadar birincil belgenize uyguladığınız alanlardaki belirli bilgileri görüntülemez, ancak Office, belgeyi nasıl yerleştirdiğinize göre bilgilerin doğru görünüp görünmediğini kontrol etmenize ve emin olmanıza olanak tanıyan bir önizleme işlevi sunar. belgenizdeki alanlar. Her şeyin yolunda olduğundan emin olana kadar kullanmaktan çekinmeyin.
Adım 7. Birleştirmeyi tamamlayın
Adres mektup birleştirme görev bölmesinin son ekranı, her şeyin yerli yerinde olduğunu ve belgelerinizi yazdırmaya hazır olduğunu size bildirir. Yazdırılan belge başına bir bilgi kümesi görünecek ve program, bilgi kümesi kadar kopya yazdıracaktır.
Belirli harfler üzerinde tek tek düzenlemeler yapmak istiyorsanız, bunu önce "harfleri tek tek düzenle" seçeneğine tıklayarak bu görev bölmesi ekranından da yapabilirsiniz
Yöntem 3/3: OpenOffice.org'da Adres Mektup Birleştirme
Adım 1. Bir veritabanı oluşturun
OpenOffice.org'da, adres mektup birleştirme için her zaman bir veritabanı dosyası gerekir; ancak yine de verilerinizi önce bir elektronik tabloda oluşturabilirsiniz.
- Birincil belgenizden Dosya menüsünü açın ve yeni bir veritabanı dosyası oluşturmayı seçin.
- Görünen pencerede “mevcut bir veritabanına bağlan” seçeneğini seçin. Açılır menüden "e-tablo"yu seçin ve ardından İleri'ye tıklayın.
- Bir sonraki ekranda, OpenOffice.org'u kullanmak istediğiniz elektronik tablo dosyasına yönlendirin. Dosya konumunun altındaki kutuyu işaretleyerek veritabanını parolayla koruyup korumayacağınızı seçebilirsiniz. Hazır olduğunuzda İleri'ye tıklayın.
-
Bu ekranda, daha sonra daha kolay erişim için veritabanını kaydedip kaydetmeyeceğinizi seçin ve veritabanı dosyasını şimdi düzenlemek için açmak isteyip istemediğinize karar verin. (E-tablo dosyasını yeni oluşturduysanız muhtemelen yapmanız gerekmeyecektir.) Veritabanını kaydetmek için Bitir'e tıklayın.
Veritabanına kolayca hatırlayabileceğiniz bir ad verdiğinizden emin olun
Adım 2. Alanlarınızı girin
Artık bilgilerinizi OpenOffice.org'un anlayabileceği bir veritabanına bağladığınıza göre, nereye bakacağınızı bildiğiniz sürece bu veritabanını posta birleştirme için kullanmak basit bir meseledir.
- Ekle menüsünden, 'alanlar'ı ve ardından alt menüden “diğer…” öğesini seçin. Alternatif olarak, control-F2 yazabilirsiniz.
- Açılan pencerede “veritabanı” sekmesine tıklayın.
-
Pencerenin sağ alt kısmındaki Gözat düğmesine tıklayın ve az önce oluşturduğunuz veritabanı dosyasını bulun.
Veritabanınızı seçtikten sonra, pencerenin sağ tarafında “veritabanı seçimi” başlıklı listede görünecektir
- Pencerenin sol tarafındaki "tür" listesinden "mektup birleştirme alanları"nı seçin.
- Veritabanınızın yanındaki + işaretini tıklayın ve altında bir elektronik tablo dosyası görünmelidir. yanındaki + işaretini tıklayın oe-tablonuzu oluştururken seçtiğiniz alan adlarını göreceksiniz.
-
Eklemek istediğiniz alanı seçin ve alanı birincil belgenize yerleştirmek için Ekle'ye tıklayın.
- Eklemeden önce imleci, alanınızın eklenmesini istediğiniz yere yerleştirmeyi unutmayın, aksi takdirde doğru konuma taşımak için kesip yapıştırmanız gerekir.
- Office'te olduğu gibi, metin alanlarına birincil belgenizdeki alfasayısal karakterler gibi davranılır. Bunları boşluk tuşu ile taşıyabilir ve sil tuşu ile silebilirsiniz.
Adım 3. Birleştirmeyi tamamlayın
Doğru yerleşim için her alanı iki kez kontrol edin. Hazır olduğunuzda birincil belgenizi yazdırın. Adres mektup birleştirme, belgeyle birleştirdiğiniz dosyadaki her giriş kümesi için bir kopya yazdırır.
İpuçları
- Kelime işlemci programlarında genellikle birincil belgeler oluşturmak için kullanabileceğiniz şablonlar bulunur.
- Alanları mümkün olan en spesifik terimlere ayırdığınızdan emin olun. Örneğin, ad için nezaket unvanı (Bay, Bayan, Bayan), ad ve soyadı kullanabilirsiniz. Bu, adlar için üç alan olduğundan, her sütunda bir tür alan içeren üç ayrı sütun kullanın.
