Bir müşteri veritabanı, satış ekipleri, müşteri destek personeli ve hatta muhasebe ekibi tarafından kullanılabilecek değerli müşteri bilgileri için tek bir havuz sağlayarak, bir işletme için çok sayıda evrak işini ortadan kaldırabilir. Bu tür bir veritabanı için temel formatlar sağlayan yazılım ürünleri satın almak mümkün olsa da, form ve işlevle ilgili birkaç temel bilgi göz önünde bulundurularak özelleştirilmiş veritabanları oluşturulabilir.
adımlar
Adım 1. Veritabanı oluşturma yazılımı satın alın
İşletmede kullanılan kelime işlemci ve diğer yazılım araçlarıyla uyumlu bir ürün seçin. Bu, diğer kaynaklardan veri almayı veya vermeyi kolaylaştıracak ve yeni oluşturulan veritabanına büyük miktarda veri girmekten kaçınmayı mümkün kılacaktır.
Adım 2. Müşteri veritabanında barındırılacak bilgi türünü belirleyin
Çoğu tasarım, şirket adı, posta adresi, fiziksel adres, iletişim adı, telefon ve faks numaraları ve e-posta adresleri gibi bilgileri içerecektir. Sözleşme şartlarına ilişkin bilgiler, fiyatlandırma ve her bir müşteriyle ilişkili bekleyen görevlere ilişkin notlar gibi ek veriler, genellikle bu tür elektronik kaynaklarda yakalanan ve muhafaza edilen verilere dahil edilir.
Adım 3. Veritabanının olası kullanımlarını değerlendirin
Önemli verileri almak için merkezi bir kaynak sağlamanın yanı sıra, veriler kullanılarak ne tür raporların oluşturulabileceğini veya veritabanının posta etiketleri, e-posta listeleri ve hatta kullanılacak listeler oluşturmada bir kaynak olarak kullanılmasının amaçlanıp tasarlanmadığını düşünün. faks yayınında. Bunu akılda tutmak, verileri barındıracak alanların her birinin nasıl adlandırılacağının belirlenmesine yardımcı olacak ve bu alanlardan alınan rapor biçimleri oluşturma sürecini kolaylaştıracaktır.
Adım 4. Veri alanlarını düzenleyin
Ad, adres ve diğer iletişim bilgilerinin girilmesi söz konusu olduğunda mantıksal bir sıra izleyen basit bir şablon oluşturun. Bunu yapmak, minimum kesinti ile 1 alandan diğerine geçmeyi ve yeni bir müşteri kaydının girişini makul bir süre içinde tamamlamayı kolaylaştırır.
Adım 5. Alanların her biri için yetkileri ayarlayın
Bu, veri tabanı girişlerini sıralamak veya aramak için temel olarak hizmet edebileceğinin yanı sıra rapor formatlarına hangi alanların dahil edileceğini belirlemeyi içerir. Her alana doğru yetkilerin atanması, gerektiği zaman ve gerektiği şekilde doğru verilerin alınmasını hızlandıracaktır.
Adım 6. Rapor formatlarını hazırlayın
Anahtar kullanıcılara, kullanıcının iş pozisyonu ve müşteri verilerine erişim düzeyi ile ilgili alanları içeren özelleştirilmiş raporlar oluşturma yeteneği verilse de, sıklıkla kullanılabilen birkaç temel format genellikle yeterli olacaktır.
Adım 7. Oturum açma kimlik bilgilerini ve erişim haklarını belirleyin
Çalışılabilir bir müşteri veritabanı, yalnızca yetkili çalışanların bilgilere erişmesine izin veren oturum açma kimlik bilgileri oluşturma özelliğini içerir. Daha da ileri giderek, farklı düzeylerde haklar atamak, her kullanıcının kendi iş sorumluluklarıyla ilgili verileri görüntüleyebilmesini, değiştirebilmesini ve girebilmesini sağlar, ancak diğer personelin kullanımına yönelik diğer bilgileri göremez.
Adım 8. Yayınlanmadan önce müşteri veritabanını inceleyin ve test edin
Her işlevin öngörüldüğü gibi çalıştığından emin olmak için beta sürümünü küçük bir çalışan grubuyla kullanmayı deneyin. Performans, biçim ve kullanım kolaylığı ile ilgili sorunları gidermek için bu test grubunun bulgularını kullanın. Tüm sorunlar ele alınıp çözüldüğünde, nihai sürüm tüm şirkete dağıtılabilir.
İpuçları
- Veritabanını, şirketin ihtiyaçları değiştikçe daha fazla alan veya özellik eklemek için yer olacak şekilde tasarlamaya çalışın. Bu, ürünü daha sağlam bir ürünle değiştirmek zorunda kalmadan birkaç yıl daha kullanmaya devam etmeyi mümkün kılacaktır.
- Yeni bir müşteri veri tabanının geliştirilmesinin uzun zaman alması alışılmadık bir durum değildir. Bir dizi görevin kolayca yürütülmesine izin veren bir yazılım kullanırken bile ideal biçimi bulmak haftalar alabilir.
