Düzensiz bir posta kutusu, kullanıcıların ihtiyaç duydukları e-postayı bulmasını zorlaştırabilir. Microsoft Outlook, e-postalarınızı filtrelemenize ve mesajlarınızı daha yönetilebilir bir şekilde düzenlemenize yardımcı olan oldukça kullanışlı araçlar sağlamıştır. Outlook, sizin için verimliliği ve performansı artırmaya bile yardımcı olabilir. Outlook 2010, Outlook 2007 veya Outlook 2003 kullanıyor olsanız da, aşağıdaki araçları kullanarak Gelen Kutunuzu temizlemenin yanı sıra ihtiyacınız olan bilgileri bulmayı kolaylaştırarak e-postalarınızı kolayca yönetebilirsiniz.
adımlar
Yöntem 1/6: Filtreleme
Adım 1. Mesajları hızlı bir şekilde filtreleyin
Outlook 2010, iletileri tarihe göre sıralamaya ve Konuşma'da düzenlemeye yardımcı olan yeni bir özelliğe sahiptir.
- Bu özelliği kullanırken, aynı temaya sahip mesajlar Konuşma olarak görünecek ve kullanıcılar Konu satırının solundaki simgeye tıklayarak bunları görüntüleyebilir, genişletebilir veya küçültebilir. Her Konuşmanın içindeki mesajlar, en üstte yer alan en yeni mesajla sınıflandırılır. Yeni bir mesaj alındığında, tüm Konuşmalar, e-postaların akışını kolayca izlemenize yardımcı olan e-posta listesinin en üstüne taşınır.
- Konuşmayı etkinleştirmek için Konuşma grubunun Görünüm sekmesinde Konuşma Olarak Göster kutusunu işaretleyin. Temizleme özelliğiyle bir Konuşmanın boyutunu küçültebilirsiniz. Bu özellik, Konuşmadaki yinelenen mesajların kaldırılmasına yardımcı olacaktır.
- Sil grubundaki Ana Sayfa sekmesinde, Temizle'yi ve ardından Konuşmayı Temizle'yi tıklayın. Outlook'un tüm sürümlerinde, kullanıcılar e-posta klasöründe sınıflandırılma şeklini değiştirerek posta kutusu klasöründeki mesajları daha hızlı bulabilir. Örneğin, e-postalarınızı tarihe, göndericiye ve dosya boyutuna veya önem düzeyine göre sıralayabilirsiniz.
Adım 2. Standartlaştırılmış konu başlıkları kullanın
Odağı sürekli değişen konular arasında kaydırmak için gereken zihinsel enerji, hacmi değil, sizi tüketir. Ya kronolojik olarak ya da "en önemli kişi" tarafından sırayla okuma eğilimindesiniz. Bu bir beyin yanmasıdır. Bunun yerine bu kuralı kullanın; doğrudan raporlardan gelen e-postalar için geçerlidir ve konuşma zincirlerinden daha iyi çalışır.
- En çok ilgilendiğiniz 2-5 projeyi belirleyin; bunları yansıtacak konu başlıkları oluşturun.
- Bu standart konu başlıklarıyla tüm bu e-postalara ilk dikkatinizi vereceğinizi ekibe bildirin. Bu konular şu anda en öncelikli projelerinizdir–– e-postanız konu satırına göre sıralanır ve önce en yüksek öncelik okunur/yanıtlanır.
- Başlıkları uygun olmayan e-postaların, rahatsız edici göndereni 1-x gün boyunca kara listeye alacağını açıkça belirtin.
Yöntem 2/6: Gruplandırma
Adım 1. Aynı mesajları klasörlerde gruplayın
Kullanıcılar yeni bir e-posta klasörü oluşturarak ilgili mesajları klasörlerde gruplayabilir. Örneğin, işlerinize veya hobilerinize uygun olan mesajları konu, proje, iletişim veya diğer kategorilere göre gruplandırabilirsiniz. Kullanıcılar ayrıca, patronunuzdan veya önemli bir kişiden gönderilen tüm mesajlar için, saklanması gereken temel bilgileri içeren bir klasör oluşturabilir. Outlook 2010'da yeni bir klasör oluşturmak için Klasör sekmesindeki Yeni'de Yeni Klasör'e tıklayın. Outlook 2007 veya Outlook 2003'te yeni bir klasör oluşturmak için Menü çubuğunda Dosya'ya tıklayın, Yeni'yi ve ardından Klasör'ü seçin.
Yöntem 3/6: Arama Klasörü
Adım 1. Mesajları bulmak için bir arama klasörü oluşturun
Arama Klasörü, bir e-posta mesajı koleksiyonu bulmanın hızlı ve kolay bir yoludur. Herhangi bir mesajı kaydetmez, ancak aradığınız özelliklere göre Gelen Kutunuzdaki tüm mesajları görüntüleyen sanal klasörler sağlar. Outlook Arama Klasörleri, Okunmamış Posta gibi varsayılan özellikler sağlar, ancak kendi kuralınızı da oluşturabilirsiniz. Örneğin, belirli bir proje, önemli bir müşteri veya yaklaşan bir toplantıyla ilgili tüm bilgileri bulmanıza yardımcı olması için Arama Klasörü'nü kullanabilirsiniz.
- Outlook 2010'da bir Arama Klasörü oluşturmak için, Klasördeki Posta sekmesinde, Yeni'de Yeni Arama Klasörü'ne tıklayın.
- Outlook 2007 veya Outlook 2003'te bir Arama Klasörü oluşturmak için Dosya Menüsündeki postada fareyi Yeni'ye getirin ve ardından Arama Klasörünü tıklayın.
Yöntem 4/6: E-posta Filtresi
Adım 1. E-posta filtresiyle gereksiz e-postaları azaltın
Outlook Önemsiz E-posta Filtresi'ni kullanarak Gelen Kutusu'ndaki gereksiz e-posta iletilerini saklayın. Bu filtre, istenmeyen e-posta olarak işaretlenen e-postaları posta kutusundaki ayrı bir klasöre gönderir. Kullanıcılar, yanlışlıkla gönderilen herhangi bir geçerli e-posta olmadığından emin olmak için bu klasörün içeriğini görüntüleyebilir. Eğer öyleyse, gelecekte mesajlarda yanlış işaretlenmeyi önlemek için filtreyi ayarlamalısınız.
Yöntem 5/6: Renk kategorisi
Adım 1. Bir renk kategorisi atayın
İlgisiz bir e-posta ileti grubuna ve Outlook'taki notlar, kişiler ve randevular gibi diğer kategorilere bir renk atayın. Oradan, kullanıcılar bunları kolayca tanımlayabilir ve sıralayabilir. Örneğin, bilgisayar satış projesi için tüm mesajları, randevuları ve irtibatları “Bilgisayar Satışı” adında bir kategori oluşturup mesajları atayarak kolayca takip edebilirsiniz.
Yöntem 6/6: İşaretleme
Adım 1. Takip için işaretleyin
Kullanıcılar, e-posta mesajlarını ve görevleri sıralamak veya işaretlemek için işaretlemek için Takip için İşaretle özelliğini kullanabilir. Bayraklar, bir sorunu izlemenizi, birinin isteğini belirtmenizi veya istenen bir mesaj ve iletişim için sipariş vermenizi isteyecektir. Ayrıca, tam olarak ne yapacağınızı ve ne zaman yapacağınızı bildiğiniz için e-posta klasörünüzü kolayca düzenleyebilirler. Bir görev oluşturduğunuzda ve görev için sona erme tarihi ayarladığınızda, eylemin sona erme tarihini unutmamanız ve yerine getirmeniz için otomatik olarak işaretleneceğini unutmayın.
