Çalışan hemen hemen herkes e-posta kullanır, ancak bu bizi kolayca bunaltabilir. Bazılarımız etkili bir şekilde başa çıkabileceğimizden çok daha fazla e-posta alırız. Bir e-postaya hızlı ve düzgün bir şekilde yanıt verebilmek, zamandan tasarruf etmemize ve daha profesyonel görünmemize yardımcı olabilir. Not:
Bu adımların ve önerilerin tümü tüm e-posta hizmetlerinde çalışmaz, ancak tümü Gmail'de çalışır.
adımlar
Adım 1. İnsanların e-posta kullanma nedenini anlayın
E-posta, insanlar arasında iletişim kurmak içindir; bir kişiden diğerine / birçok kişiye metin ve görsel bilgi göndermek içindir. Şunun için değil:
- Bilgi saklama; bilgileri bilgisayarınızda veya bulutta bir belge olarak kaydetmek daha iyidir
- Yapılması gerekenleri hatırlatarak; bunun için bir yapılacaklar listesi veya takvim kullanın
Adım 2. E-postaları düzenli ve gelen kutunuzun dışında tutmak için etiketleri veya klasörleri kullanın
- Yapmanız gereken şeyler için bir 'takip' veya 'yanıt ver' etiketi kullanın. Bunları daha sonra günlüğünüze veya 'yapılacaklar' listenize eklemelisiniz.
- Başka birini beklerken 'yanıt bekliyor' seçeneğini kullanın
- Mümkün olan en kısa sürede yapılması gereken şeyler için 'acil' kullanın
Adım 3. Yararlı bilgileri kaydedin, ardından e-postayı arşivleyin
- Herhangi bir eki indirin ve dosyaları doğru yere kaydedin
- Ardından, e-postayı yanıtlamayacaksanız arşivleyin
Adım 4. Bitirdiğiniz e-postaları arşivleyin
Arşivlemeden korkmayın; Temel olarak e-postayı gelen kutunuzdan "isimsiz" bir kutuya taşır (teknik olarak "gelen kutusu" etiketini kaldırır)
- Gitmedi – silme bunun içindir
- Her zaman aranabilir ve bulunabilir
Adım 5. Hata e-postalarını silin, ardından kaynak aboneliğinizi iptal edin
Bu, gelen kutunuzu gereksiz ve istenmeyen e-postalardan uzak tutacaktır.
- İlk başta almamanız gereken e-postaları silin
- Bunlar, bir süre 'kutuda' kaldıktan sonra artık aranamayacak veya bulunamayacak
- Bu tür bir e-postayı bir daha almak istemiyorsanız, e-postanın alt kısmındaki "abonelikten çık" bilgisini arayarak e-posta almaktan çıktığınızdan emin olun.
- Aboneliğinizi iptal edemiyorsanız, e-postayı spam olarak atayın
Adım 6. Özel ve çok önemli veya acil e-postalar için yıldızları kullanın
Yıldızları idareli kullanın, çünkü çok fazla yıldızlı e-postaya sahip olmak, yıldızlı e-postaların olmaması kadar yararsız olacaktır.
İpuçları
- Her zaman e-postanın amacını aklınızda tutun ve daha fazla bir şey için kullanmamaya çalışın.
- E-postayı, yapılacaklar listesi, takvim veya günlük ve yararlı bulduğunuz diğer araçlarla birlikte "verimlilik iş akışınızın" bir parçası olarak kullanın.
