Microsoft Access, herkesin bir veritabanını kolayca bakımını ve düzenlemesini sağlayan bir veritabanı oluşturma programıdır. Küçük projelerden büyük işletmelere kadar her şey için uygundur ve oldukça görsel bir programdır. Bu, tablolar ve elektronik tablolarla çalışmanız gerekmediğinden veri girişi yapmak için harikadır.
adımlar
Bölüm 1/6: Yeni Bir Veritabanı Oluşturma
Adım 1. Dosya sekmesine tıklayın ve “Yeni”yi seçin
Veritabanı, tüm verilerinizi çeşitli biçimlerde içerecek olan şeydir. Boş bir veritabanı, boş bir web veritabanı oluşturmayı seçebilir veya çeşitli şablonlar arasından seçim yapabilirsiniz.
- Boş bir veritabanı, standart bir Access veritabanıdır ve yerel kullanım için iyidir. Boş bir veritabanı oluşturmak da bir tablo oluşturacaktır.
- Web veritabanları, Access'in web yayımlama araçlarıyla uyumlu olacak şekilde tasarlanmıştır. Boş bir veritabanı oluşturmak da bir tablo oluşturacaktır.
- Şablonlar, çok çeşitli kullanımlar için tasarlanmış önceden oluşturulmuş veritabanlarıdır. Veritabanı yapısını bir araya getirmek için çok zaman harcamak istemiyorsanız bir şablon seçin.
Adım 2. Veritabanınıza bir ad verin
Bir veritabanı türü seçtikten sonra, ne için olduğunu yansıtan bir ad verin. Bu, özellikle birkaç farklı veritabanıyla çalışacaksanız yardımcı olacaktır. "Dosya Adı" kutusuna veritabanınızın dosya adını yazın. Yeni veritabanı dosyasını oluşturmak için "Oluştur"u seçin.
Bölüm 2/6: Veritabanına Veri Ekleme
Adım 1. Verileriniz için en iyi yapıyı belirleyin
Boş bir veritabanı oluşturuyorsanız, verilerinizi düzenlemenin en iyi yolunu düşünmek ve uygun yapıyı eklemek isteyeceksiniz. Access'te verilerinizi biçimlendirmenin ve bunlarla etkileşim kurmanın birkaç yolu vardır:
- Tablolar – Verilerin veritabanınızda saklanmasının ana yolu budur. Tablolar Excel'deki elektronik tablolarla karşılaştırılabilir: veriler satırlar ve sütunlar halinde düzenlenir. Bu nedenle, Excel'den ve diğer elektronik tablo programlarından veri almak nispeten basit bir işlemdir.
- Formlar – Formlar, verilerin veritabanınıza eklenme şeklidir. Veritabanındaki verileri doğrudan tablolara girebilirsiniz, formları kullanmak daha hızlı ve daha görsel veri girişine olanak tanır.
- Raporlar – Bunlar, veritabanınızdaki verileri özetler ve görüntüler. Raporlar, verileri analiz etmek ve ne kadar kâr elde edildiği veya müşterilerin nerede bulunduğu gibi belirli sorulara yanıt vermek içindir. Bunlar genellikle yazdırılmak üzere tasarlanmıştır.
- Sorgular – Verilerinizi bu şekilde alır ve filtrelersiniz. Birden çok tablodan belirli girdileri görüntülemek için sorguları kullanabilirsiniz. Veri oluşturmak ve güncellemek için sorguları da kullanabilirsiniz.
Adım 2. İlk tablonuzu oluşturun
Boş bir veritabanı başlatıyorsanız, otomatik olarak boş bir tabloyla başlayacaksınız. Verilerinizi bu tabloya elle veya başka bir kaynaktan kopyalayıp yapıştırarak girmeye başlayabilirsiniz.
- Her veri parçasına kendi sütunu (alanı) verilmeli ve her kayıt ayrı bir satır olmalıdır. Örneğin, her satır bir müşteri olurken, her alan o müşteri hakkında farklı bir bilgi (ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası vb.) olacaktır.
- Hangi alanın ne olduğunu söylemeyi kolaylaştırmak için sütun etiketlerini yeniden adlandırabilirsiniz. Adı değiştirmek için sütun başlığına çift tıklayın.
Adım 3. Verileri başka bir kaynaktan içe aktarın
Desteklenen bir dosyadan veya konumdan içe aktarmak istiyorsanız, Access'i bilgileri alıp veritabanınıza ekleyecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Bu, bir web sunucusundan veya başka bir paylaşılan kaynaktan veri almak için kullanışlıdır.
- Dış Veri sekmesine tıklayın.
- İçe aktardığınız dosya türünü seçin. “İçe Aktar ve Bağla” bölümünde, veri türleri için birkaç seçenek göreceksiniz. Daha fazla seçenek görmek için Daha Fazla düğmesini tıklayabilirsiniz. ODBC, Açık Veritabanı Bağlantısı anlamına gelir ve SQL gibi veritabanlarını içerir.
- Verilerin konumuna gidin. Bir sunucudaysa, sunucu adresini sağlamanız gerekir.
- Bir sonraki pencerede, "Geçerli veritabanındaki verileri nasıl ve nerede depolamak istediğinizi belirtin" seçeneğini belirleyin. "Tamam"ı seçin. Verilerinizi içe aktarmak için adımları izleyin.
Adım 4. Başka bir tablo ekleyin
Farklı kayıtlarınızı farklı veri tabanlarında tutmak isteyeceksiniz. Bu, veritabanlarınızın sorunsuz çalışmasına yardımcı olacaktır. Örneğin, bir müşteri bilgileri tablonuz ve sipariş bilgileri için başka bir tablonuz olabilir. Daha sonra müşteri bilgilerini sipariş bilgileri tablosuna bağlayabileceksiniz.
Ana Sayfa sekmesinin Oluştur bölümünde tablo düğmesini tıklayın. Veritabanınızda yeni bir tablo görünecektir. İlk tablo için yaptığınız gibi bilgileri girebilirsiniz
Bölüm 3/6: Tablo İlişkilerini Ayarlama
Adım 1. Tuşların nasıl çalıştığını anlayın
Her tablo, her giriş için benzersiz olan bir birincil anahtara sahip olacaktır. Varsayılan olarak Access, her giriş için sayısı artan bir kimlik sütunu oluşturur. Bu, birincil anahtar olarak ayarlanır. Tablolar ayrıca yabancı anahtarlara sahip olabilir. Bunlar, veritabanındaki başka bir tabloyla bağlantılı alanlardır. Bağlantılı alanlar aynı verileri içerir.
- Örneğin, Siparişler tablonuzda, hangi müşterinin hangi ürünü sipariş ettiğini takip etmek için bir Müşteri Kimliği alanınız olabilir. Müşteri tablonuzdaki Kimlik alanı ile o alan için bir ilişki oluşturabilirsiniz.
- İlişkileri kullanmak, verilerinizi tutarlı, verimli ve okunabilir tutmanıza yardımcı olur.
Adım 2. Veritabanı Araçları sekmesine tıklayın
İlişkiler bölümündeki İlişkiler düğmesini tıklayın. Bu, veritabanındaki tüm tablolara genel bakış içeren yeni bir pencere açacaktır. Her alan, tablosunun adının altında listelenecektir.
İlişkiyi oluşturmadan önce yabancı anahtar için alanı oluşturmuş olmanız gerekir. Örneğin, Siparişler tablosunda Müşteri Kimliğini kullanmak istiyorsanız, Siparişler tablosunda Müşteri adında bir alan oluşturun ve boş bırakın. Bağladığınız alanla aynı biçimde olduğundan emin olun (bu durumda sayılar)
Adım 3. Yabancı anahtar olarak kullanmak istediğiniz alanı sürükleyin
Yabancı anahtar için oluşturduğunuz alana bırakın. Alanlar için ilişkiyi ayarlamak için görüntülenen pencerede Oluştur'a tıklayın. İki tablo arasında alanları birbirine bağlayan bir çizgi görünecektir.
İlişkiyi oluştururken "Bilgi Bütünlüğünü Uygula" kutusunu işaretleyin. Bu, bir alandaki veriler değiştirilirse diğer alanın otomatik olarak güncelleneceği anlamına gelir. Bu, verilerinizin doğru tutulmasına yardımcı olacaktır
Bölüm 4/6: Sorgulama Yapma
Adım 1. Sorguların rolünü anlayın
Sorgular, veritabanınızdaki verileri hızlı bir şekilde görüntülemenize, eklemenize ve düzenlemenize olanak tanıyan eylemlerdir. Basit aramalardan mevcut verilere dayalı yeni tabloların oluşturulmasına kadar çok çeşitli sorgu türleri vardır. Sorgular, raporlar oluşturmak için gerekli araçlardır.
Sorgular iki ana türe ayrılır: Seç ve Eylem. Select sorguları tablolardan veri çeker ve hesaplamalar yapabilir. Eylem sorguları tablolara veri ekleyebilir, düzenleyebilir ve silebilir
Adım 2. Temel bir Seçme sorgusu oluşturmak için Sorgu Sihirbazını kullanın
Temel bir seçme sorgusu oluşturmak istiyorsanız, adımlarda size yol göstermesi için Sorgu Sihirbazını kullanın. Sorgu Sihirbazına Oluştur sekmesinden erişebilirsiniz. Bu, bir tablodan belirli alanları görüntülemenizi sağlar.
Kriterlerle Seçme Sorgusu Oluşturma
Adım 1. Sorgu Tasarımı aracını açın
Seçim sorgunuzu daraltmak ve yalnızca ihtiyacınız olan bilgileri görüntülemek için ölçütleri kullanabilirsiniz. Başlamak için Oluştur sekmesine tıklayın ve Sorgu Tasarımı'nı seçin.
Adım 2. Masanızı seçin
Tabloyu Göster kutusu açılacaktır. Sorguyu çalıştırmak istediğiniz tabloya çift tıklayın ve ardından Kapat'a tıklayın.
Adım 3. Alınacak alanları ekleyin
Sorguya eklemek istediğiniz tablodaki her bir alana çift tıklayın. Alanlar Tasarım kılavuzuna eklenecektir.
Adım 4. Kriterlerinizi ekleyin
Metin veya işlevler gibi birkaç farklı ölçüt türü kullanabilirsiniz. Örneğin, "Fiyatlar" alanınızdan yalnızca 50$'dan yüksek fiyatları görüntülemek isterseniz,
=50
kriterlere girer. Yalnızca İngiltere'den gelen müşterileri göstermek istiyorsanız, şunu yazardınız:
Birleşik Krallık
Kriterler alanına.
Sorgu başına birden çok ölçüt kullanabilirsiniz
Adım 5. Sonuçlarınızı görmek için Çalıştır'a tıklayın
Çalıştır düğmesi Tasarım sekmesinde bulunur. Sorgu sonuçlarınız pencerede görüntülenecektir. Sorguyu kaydetmek için Ctrl + S tuşlarına basın.
Parametrelerle Seçme Sorgusu Oluşturma
Adım 1. Sorgu Tasarımı aracını açın
Bir parametre sorgusu, sorgu her çalıştırıldığında ne almak istediğinizi belirtmenize olanak tanır. Örneğin, çeşitli şehirlerden müşterilerin bulunduğu bir veritabanınız varsa, hangi şehir için sonuçları görüntülemek istediğinizi sormak için bir parametre sorgusu çalıştırabilirsiniz.
Adım 2. Bir seçme sorgusu oluşturun ve tabloları belirtin
Tabloya genel bakışta çift tıklatarak sorguda alınacak alanları ekleyin.
Adım 3. Kriterler bölümüne bir parametre ekleyin
Parametreler, parametrenin etrafında “” ile gösterilir. Parantez içindeki metin, sorgu çalıştırıldığında görüntülenen bilgi isteminde gösterilecektir. Örneğin, şehri sormak için şehir için Ölçüt hücresine tıklayın ve şunu yazın:
[Hangi şehir?]
Parametreleri “?” ile sonlandırabilirsiniz. veya “:”, ancak “!” ile değil veya "."
Adım 4. Çok parametreli bir sorgu yapın
Sorgu sonuçlarınız için özel bir aralık oluşturmak üzere birden çok parametre kullanabilirsiniz. Örneğin, alan bir Tarih alanıysa, yazarak bir tarih aralığı döndürebilirsiniz.
[Başlangıç tarihini girin:] ile [Bitiş tarihini girin:] arasında
. Sorguyu çalıştırdığınızda iki istem alacaksınız.
Tablo Oluştur Sorgusu Oluşturma
Adım 1. Oluştur sekmesine tıklayın ve Sorgu Tasarımı'nı seçin
Mevcut tablolardan belirli verileri çekmek ve bu verilerle yeni bir tablo oluşturmak için sorguları kullanabilirsiniz. Bu, özellikle veritabanınızın belirli bölümlerini paylaşmak veya veritabanınızın alt kümeleri için belirli formlar oluşturmak istiyorsanız kullanışlıdır. Önce normal bir seçim sorgusu oluşturmanız gerekecek.
Adım 2. Verileri almak istediğiniz tabloları seçin
Verilerinizi almak istediğiniz tablolara çift tıklayın. Gerekirse birden fazla tablodan çekebilirsiniz.
Adım 3. Veri almak istediğiniz alanları seçin
Tabloya genel bakıştan eklemek istediğiniz her bir alana çift tıklayın. Sorgu kılavuzunuza eklenecektir.
Adım 4. Kriterlerinizi belirleyin
Bir alandan belirli verileri belirtmek istiyorsanız, filtreyi ayarlamak için ölçüt bölümünü kullanın. Daha fazla ayrıntı için yukarıdaki "Kriterlerle Seçme Sorgusu Oluşturma" bölümüne bakın.
Adım 5. İstediğiniz sonuçları döndürdüğünden emin olmak için sorgunuzu test edin
Tablonuzu oluşturmadan önce, tüm doğru verileri çektiğinden emin olmak için sorguyu çalıştırın. İstediğiniz tüm verileri elde edene kadar ölçütlerinizi ve alanlarınızı ayarlayın.
Adım 6. Sorguyu kaydedin
Sorguyu daha sonra kullanmak üzere kaydetmek için Ctrl + S tuşlarına basın. Ekranın sol tarafında gezinme çerçevenizde görünecektir. Tekrar seçmek için sorguya tıklayın ve ardından Tasarım sekmesine tıklayın.
Adım 7. Sorgu Türü grubunda “Tablo Yap” düğmesine tıklayın
Yeni tablo adınızı soran bir pencere açılacaktır. Tablonun adını girin ve Tamam'ı tıklayın.
Adım 8. Çalıştır düğmesine tıklayın
Oluşturduğunuz sorgu ile yeni tablonuz oluşturulacaktır. Tablo, soldaki gezinme çerçevenizde görünecektir.
Bir Ekle Sorgusu Oluşturma
Adım 1. Önceden oluşturulmuş bir sorguyu açın
Başka bir tablodan zaten var olan bir tabloya veri eklemek için bir ekleme sorgusu kullanabilirsiniz. Bu, tablo yapma sorgusu ile oluşturduğunuz bir tabloya daha fazla veri eklemeniz gerektiğinde kullanışlıdır.
Adım 2. Tasarım sekmesindeki Ekle düğmesine tıklayın
Bu, Ekle iletişim kutusunu açacaktır. Eklemek istediğiniz tabloyu seçin.
Adım 3. Eklemek istediklerinizle eşleşmesi için sorgunuzun ölçütlerini değiştirin
Örneğin, Yıl alanı için “2010” ölçütüne sahip bir tablo oluşturduysanız, bunu “2011” gibi eklemek istediğiniz yıla değiştirin.
Adım 4. Verilerin nereye eklenmesini istediğinizi ayarlayın
Eklediğiniz her sütun için doğru alanları ayarladığınızdan emin olun. Örneğin, yukarıdaki değişiklikleri kullanırken, Verinin Eklenecek Yer satırındaki Yıl alanına eklenmesi gerekir.
Adım 5. Sorguyu çalıştırın
Deign sekmesinde Çalıştır düğmesini tıklayın. Sorgu çalıştırılacak ve veriler tabloya eklenecektir. Verilerin doğru şekilde eklendiğini doğrulamak için tabloyu açabilirsiniz.
Bölüm 5 / 6: Form Oluşturma ve Kullanma
Adım 1. Form oluşturmak istediğiniz tabloyu seçin
Formlar, her alan için verileri kolayca görmenize ve ayrıca kayıtlar arasında hızla geçiş yapmanıza veya yenilerini oluşturmanıza olanak tanır. Formlar, uzun süreli veri girişi için gereklidir, çünkü çoğu insan formlarla çalışmayı tablolara göre çok daha kolay bulur.
Adım 2. Oluştur sekmesindeki Form düğmesine tıklayın
Bu, otomatik olarak tabloda bulunan alanlara dayalı bir form oluşturacaktır. Access, doğru boyutta alanları otomatik olarak oluşturma konusunda oldukça iyi bir iş çıkarır, ancak formdaki herhangi bir öğeyi yeniden boyutlandırabilir ve istediğiniz öğeleri taşıyabilirsiniz.
- Formda belirli bir alanın görüntülenmesini istemiyorsanız, üzerine sağ tıklayıp Sil'i seçebilirsiniz.
- Tablolarınızda ilişkiler varsa, her kaydın altında bağlantılı verileri gösteren bir veri sayfası görünür. Bağlı verilerinizi bu şekilde çok daha kolay düzenleyebilirsiniz. Örneğin, veritabanınızdaki her satış temsilcisinin kayıtlarına eklenmiş bir müşteri veritabanı olabilir.
Adım 3. Yeni formunuzda gezinin
Alttaki ok düğmeleri kayıttan kayda geçer. Alanlar, siz aralarında geçiş yaparken kayıt verileriniz tarafından doldurulacaktır. İlk veya son kayda geçmek için kenarlardaki butonları kullanabilirsiniz.
Adım 4. Tabloyu kullanmak için veri sayfası düğmesini tıklayın
Bu, sol üst köşede bulunur ve formu kullanarak tablonuzun değerlerini değiştirmeye başlamanızı sağlar.
Adım 5. Mevcut kayıtlarda değişiklik yapın
Tablodaki verileri değiştirmek için her kaydın herhangi bir alanındaki metni düzenleyebilirsiniz. Değişiklikler, tabloya ve bağlı tablolara otomatik olarak yansır.
Adım 6. Yeni kayıtlar ekleyin
Listenin sonunda yeni bir kayıt oluşturmak için gezinme düğmelerinin yanındaki “Kayıt Ekle” düğmesini tıklayın. Daha sonra tablodaki boş kayda veri girmek için alanları kullanabilirsiniz. Bu, yeni bilgi eklemenin tablo görünümünden çok daha kolay bir yoludur.
Adım 7. Bitirdiğinizde formu kaydedin
Formunuzu daha sonra kolayca erişebilmek için Ctrl + S tuşlarına basarak kaydettiğinizden emin olun. Ekranın sol tarafında gezinme çerçevenizde görünecektir.
Bölüm 6/6: Rapor Oluşturma
Adım 1. Tablonuzu veya sorgunuzu seçin
Raporlar, verilerinizin özetlerini hızlı bir şekilde görüntülemenizi sağlar. Genellikle gelir ve nakliye raporları için kullanılırlar ve hemen hemen her türlü kullanıma göre uyarlanabilirler. Raporlar, oluşturduğunuz tablolardan veya sorgulardan veri çeker.
Adım 2. Oluştur sekmesine tıklayın
Oluşturmak istediğiniz rapor türünü seçin. Rapor oluştururken izleyebileceğiniz birkaç farklı yol vardır. Access, raporunuzu sizin için otomatik olarak oluşturabilir veya özel bir rapor oluşturabilirsiniz.
- Rapor – Bu, kaynağınızdaki tüm verilerle birlikte bir otomatik rapor oluşturacaktır. Hiçbir şey gruplandırılmayacaktır, ancak küçük veritabanları için bu, muhtemelen neye ihtiyacınız olduğunu göstermek için yeterlidir.
- Boş Rapor – Bu, uygun gördüğünüz şekilde verilerinizle doldurabileceğiniz boş bir rapor oluşturacaktır. Özel bir rapor oluşturmak için mevcut herhangi bir alandan seçim yapabileceksiniz.
- Rapor Sihirbazı – Rapor sihirbazı, rapor oluşturma sürecinde size rehberlik edecek, verilerinizi seçmenize ve gruplandırmanıza ve ardından buna göre biçimlendirmenize izin verecektir.
Adım 3. Boş bir rapor için bir kaynak belirleyin
Boş bir rapor oluşturmayı seçtiyseniz, bunun için bir kaynak seçmeniz gerekir. Önce Yerleştir sekmesine tıklayın ve ardından Özellik Sayfası'nı seçin. Alternatif olarak, alt=""Image" + Enter tuşlarına da basabilirsiniz.
Kayıt Kaynağı alanının yanındaki aşağı oku tıklayın. Kullanılabilir tablolarınızın ve sorgularınızın bir listesi görünecektir. Birini seçin ve rapora atanacaktır
Adım 4. Raporunuza alanlar ekleyin
Bir kaynağınız olduğunda, ondan alanlarınızı raporunuza eklemeye başlayabilirsiniz. Biçim sekmesine ve ardından Mevcut Alanları Ekle'ye tıklayın. Alan Listesi sağ çerçevede görünecektir.
- Eklemek istediğiniz alanları tıklayın ve Tasarım çerçevesine sürükleyin. Kayıt, raporda görünecektir. Ek alanlar ekledikçe, bunlar mevcut alanlarla otomatik olarak sıralanacaktır.
- Kenarlara tıklayıp fareyi sürükleyerek alanları yeniden boyutlandırabilirsiniz.
- Başlığa tıklayarak ve Sil tuşuna basarak alanları rapordan silin.
Adım 5. Raporunuza gruplar ekleyin
Gruplar, ilgili bilgileri düzenlemenize izin verdikleri için bir rapordaki bilgileri hızlı bir şekilde ayrıştırmanıza olanak tanır. Örneğin, satışları bölgeye veya satış görevlisine göre gruplamak isteyebilirsiniz. Gruplar bunu yapmanıza izin verir.
- Tasarım sekmesine tıklayın, Grupla ve Sırala düğmesine tıklayın.
- Bir gruba eklemek istediğiniz alanın herhangi bir bölümüne sağ tıklayın. Menüden Grup Açık'ı seçin.
- Grup için bir başlık oluşturulacaktır. Başlığı, grubu etiketlemek istediğiniz şeye göre ayarlayabilirsiniz.
Adım 6. Raporunuzu kaydedin ve paylaşın
Raporunuz sonuçlandırıldığında, kaydedebilir ve ardından herhangi bir belge gibi paylaşabilir veya yazdırabilirsiniz. Şirket performansını yatırımcılarla paylaşmak, çalışanlarla iletişim bilgileri ve çok daha fazlasını paylaşmak için bunu kullanın.
