E-posta, yaygın bir iletişim biçimidir ve kendinizi e-postayla birine nasıl tanıtacağınızı bilmek, kariyerinize ve ağ oluşturma çabalarınıza yardımcı olabilir. Kısa ve net bir tanıtım e-postası yazmak, alıcınızın onu okumak ve sizinle etkileşim kurmak için zaman ayırma şansını artıracaktır. Kalabalığın arasından sıyrılmak için daha yaygın hatalardan bazılarından kaçının.
adımlar
Yöntem 1/3: Güçlü Başlamak
Adım 1. Konu satırınızı netleştirin
Alıcınız, e-postayı açmadan önce e-postanın ne hakkında olduğu hakkında iyi bir fikre sahip olmalıdır. Ayrıca kısa tutun; uzun bir konu külfetli olabilir. Bir tanıtım e-postası için genellikle "Giriş - Adınız" yazmak tamamen kabul edilebilir.
Mobil cihazlar genellikle konunun yalnızca yaklaşık 25-30 karakterini gösterir, bu nedenle kısa tutun
Uç:
Önce konu satırını yazdığınızdan emin olun! Genel bir hata, konu satırını en sona saklamaktır, bu da onu yazmayı unutmanıza neden olabilir.
Adım 2. Bir iş selamı ile açın
"Merhaba" veya "Merhaba" ile başlamayın. Kişiyi tanıdıktan sonra böyle selamları kullanabilirsiniz. Denenmiş ve gerçek bir iş selamı ile başlayın. Selamlamada alıcının adını kullanmaktan kaçının.
- "Sevgili Bayan/Bay/Bayan." - E-posta gönderdiğiniz kadının medeni durumundan hiç emin değilseniz, her zaman varsayılan olarak "Ms" kullanmalısınız. çünkü daha az küstahtır.
- "Kimi ilgilendirebilir" - Bu, yalnızca mesajı kimin alacağından emin değilseniz kullanılmalıdır.
Adım 3. Kendinizi tanıtın
İlk cümleniz kendinizi alıcınıza tanıtmalıdır. Bu, bir adı e-posta mesajının geri kalanıyla ilişkilendirmelerine olanak tanır.
- "Benim ismim…"
- Varsa unvanınızı verin. Birden fazla başlığınız varsa, hepsini listelemeyin, yalnızca en önemli veya alakalı olanı listeleyin.
Yöntem 2/3: Kısa Tutmak
Adım 1. Alıcının e-posta adresini nasıl aldığınızı açıklayın
Alıcının iletişim bilgilerini nasıl öğrendiğinizi bilmesini sağlayın. Bu, onlara ulaşmak için uygun kanallardan geçtiğinizi göstermeye yardımcı olur.
- "Ofis yöneticiniz beni bu e-posta adresine yönlendirdi"
- "Bu e-posta adresini web sitenizde buldum"
- "Falan seninle temasa geçmem gerektiğini söyledi"
Adım 2. En son ne zaman tanıştığınız hakkında konuşun (varsa)
Kişinin hafızasını çalıştırmak, daha fazla etkileşime yol açabilir.
- "Geçen hafta konferansta kısaca konuştuk"
- "Dün telefonda konuştuk"
- "Sunumunuzu gördüm…"
Adım 3. Ortak bir ilgi alanını paylaşın
Bu, alıcınızla ilişki kurmanıza yardımcı olabilir ve iş e-postalarınızın çok soğuk görünmesini engeller. Karşılıklı çıkarları belirlemek için alıcı hakkında biraz araştırma yapmanız gerekebilir. Olası araştırma alanları arasında Facebook, Twitter ve LinkedIn bulunmaktadır.
- Bu karşılıklı ilgiyi nerede bulduğunuzu kişiye bildirdiğinizden emin olun, aksi takdirde bir sapık olarak çıkarsınız.
- Mümkünse, alanınızla ilgili bir şey veya ikinizin de paylaştığı profesyonel bir tutku gibi, işle ilgili karşılıklı çıkarları korumaya çalışın.
Adım 4. İletişime geçme nedeninizi belirtin
Konuya gelmek için fazla beklemeyin. Hiç kimse, noktaya benzeyen herhangi bir şey görünmeden çok önce birden fazla paragraftan oluşan bir e-postayı okumayacaktır. Ne istediğinizi ve bu kişiyle neden bu konuda iletişim kurduğunuzu açık ve net bir şekilde açıklayın. Tavsiye veya başka bir talepte bulunuyorsanız, özellikle bu ilk iletişiminizse, bunun yönetilebilir olduğundan emin olun.
- "Daha fazlasını öğrenmekle ilgileniyorum…"
- "Seninle bir ara görüşmek isterim…"
- "Fikrinizi almak istiyorum…"
Adım 5. E-postanızı tek bir konuya odaklayın
E-postanızın kıvrılmasına izin vermek, alıcınızın ilgisini kaybetmesine veya ilk başta neden e-posta gönderdiğinizi unutmasına neden olabilir.
Uç:
Alıcıya e-postanızda yalnızca bir şey sorun.
Yöntem 3/3: Oturumu Kapatma
Adım 1. Alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür edin
Hiç kimse tüm e-postalarını gözden geçirmekten hoşlanmaz, bu nedenle alıcınıza sizinkini okumak için zaman ayırdığı için teşekkür ettiğinizden emin olun. Bu basit nezaket, alıcılarınızın ruh halini büyük ölçüde iyileştirecek ve yanıt alma şansınızı artıracaktır.
- "Bu e-postayı okumak için zaman ayırdığınız için teşekkür ederim."
- "Bunu okumak için programınızdan zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz."
Adım 2. Bir harekete geçirici mesaj sağlayın
Alıcıdan size geri yazmasını, aramasını, teklifinizi düşünmesini veya onları meşgul etmek için başka bir şey yapmasını isteyin. Bir soru sormak, etkileşimi artırmanın başka bir harika yoludur.
- "Boş zamanın olduğunda beni ara"
- "Bir ara öğle yemeğinde buluşalım"
- "… hakkında ne düşünüyorsun?"
- "Cevabını bekliyorum"
Adım 3. E-postayı sonlandırın
Profesyonel bir e-postayı sonlandırırken, sonunuzun minnettar ama özlü olduğundan emin olun. Basit bir son selamlama, minnettarlığınızı ifade ederken e-postanızı profesyonel tutacaktır.
- "İçtenlikle,"
- "Teşekkürler,"
- "Sıcak/Sıcak Saygılarımla,"
- "En iyisi,"
- "Saygılarımla", "Saygılarımla", "Şerefe!", "Barış", "Düşünceniz için teşekkür ederiz." kaçının.
Adım 4. İmzanızı ekleyin
E-posta hizmetinizi imzanızı içerecek şekilde yapılandırmadıysanız, adınız, unvanınız ve iletişim bilgileriniz ile sonlandırdığınızdan emin olun. Bu bölümü beş telefon numarası, iki e-posta adresi ve üç web sitesi ile aşırı yüklemeyin. Alıcının sizinle tekrar iletişim kurmanın en iyi yolunu bilmesi için basit tutun. İmzanıza alıntı eklemekten kaçının.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Adım 5. E-postayı düzeltin
"Gönder" düğmesini tıklamadan önce, yol boyunca bulduğunuz hataları düzelterek e-postanızı birkaç kez okumak için biraz zaman ayırın. Bu e-posta muhtemelen alıcıyla ilk iletişiminiz olacağından, mümkün olan en iyi izlenimi bırakmanız gerekir. Yazım hataları ve dil bilgisi hataları, e-postanızın çok daha az profesyonel görünmesine neden olur.
