Yeterli koruma olmadan bir veritabanına veri giren birden fazla kişi varsa, yinelenen kayıtlar görünebilir. Birkaç veritabanını bir araya getirmek de yinelemelere neden olabilir. Access, veritabanınızdaki kopyaları bulmak için bir sorgu aracı sağlar. Daha sonra bunları kaldırabilir veya birleştirebilir, böylece veritabanınızı daha kolay okunur ve daha etkili hale getirebilirsiniz.
adımlar
Adım 1. Verileri neyin "yinelendiğini" öğrenin
Yinelenen veriler, tüm alanların aynı olduğu anlamına gelmez. Örneğin, veritabanına iki kez girilen bir müşteri, iki farklı kimliğe ve potansiyel olarak farklı yazımlara sahip olabilir. Öte yandan, isim ortak ise iki farklı müşteri olabilir. Mevcut verileri karşılaştırmanız ve neyin kopya olup neyin olmadığını belirlemek için her sonucu dikkatlice kontrol etmeniz gerekir.
Adım 2. Veritabanınızı yedekleyin
Büyük değişiklikler yapmadan önce yeni bir yedek oluşturmanız önerilir. Bu şekilde, yanlışlıkla yanlış girişleri silerseniz veritabanını geri yükleyebilirsiniz.
- Dosya menüsünü tıklayın ve "Farklı Kaydet" veya "Kaydet ve Yayınla"yı seçin.
- Gelişmiş bölümünde "Veritabanını Yedekle"ye tıklayın. Veritabanınızı yedeklemek için istemleri izleyin.
Adım 3. Değişiklik yapmak üzere olduğunuz diğer kullanıcıları bilgilendirin
Veri çakışmalarını önlemek için, başka hiçbir kullanıcının veritabanına veri eklemeyeceğinden emin olmaya çalışın. Bu gerekli değildir, ancak işler ters giderse daha sonra başınızı ağrıtabilir.
Mümkünse veritabanınızı Özel moda ayarlayın. Bu, diğer kullanıcılar tarafından herhangi bir değişiklik yapılmasını önleyecektir. Dosya menüsünü tıklayın ve "Seçenekler"i seçin, ardından "Müşteri Ayarları"nı seçin. "Varsayılan açık mod" bölümünde "Özel"i seçin. Veritabanını kullanan çok fazla kişi yoksa, genellikle bunun için endişelenmenize gerek yoktur
Adım 4. Sorgu Sihirbazını açın
Sorgu aracı, yinelenen içerik içeren girişleri bulabilir. Sihirbazı başlatma işlemi, kullandığınız Access sürümüne göre değişir:
- 2013/2010 - "Oluştur" sekmesine ve ardından "Sorgu Sihirbazı"na tıklayın.
- 2007 - "Ekle" veya "Oluştur" sekmesine tıklayın ve "Sorgu Sihirbazı"nı seçin.
- 2003 - Veritabanı penceresini açın ve "Sorgular" sekmesini seçin. "Yeni" düğmesini tıklayın.
Adım 5. "Yinelenenleri Bul Sorgu Sihirbazı"nı seçin
Bu sorgu, yinelenen girişleri bulmak için alanları karşılaştırır.
Adım 6. Aramak istediğiniz tabloyu seçin
Veritabanınızdaki tüm tablolar listelenecektir. Yinelenenleri kontrol etmek istediğiniz tabloyu seçin.
Çoğu yinelenen kontrol için "Tablolar" görünümünü seçili tutmak isteyeceksiniz
Adım 7. Kopyaları içerdiğini düşündüğünüz alanları seçin
Yinelenen veriler için karşılaştırmak istediğiniz tüm alanları seçin. Bir karar vermek için yeterli alan ekleyin. Kopyalar, yalnızca alanlar karakter için karakterle eşleşirse döndürülür. Kısmi eşleşmeleri bulmak için ifadeleri kullanabilirsiniz.
- Genel alanları kullanmaktan kaçının. Girişleri karşılaştırırken karışıklığı azaltmak için tarih veya konum gibi alanları kullanmaktan kaçının.
- Kayıtlar arasında ayrım yapmak için yeterli alan olmadan veya çok genel alanlarla, çok sayıda yinelenen sonuç alırsınız.
Adım 8. Görüntülemek için ek alanlar seçin
Ek bir veya iki alan, verilerin gerçekten kopya olup olmadığına karar vermenize yardımcı olabilir. Örneğin, bir Sipariş Kimliği alanı, aynı adın iki kez ayrı girişler olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur. Bu ayrımı yapmaya ve yanlışlıkla veri kaybını önlemeye yardımcı olacak en az bir alan ekleyin.
Adım 9. Sorguyu oluşturun
Sorguya bir ad vermeniz istenir. Sonuçları görmek için "Bitir"e tıklayın.
Adım 10. Sonuçlarınızı dikkatlice inceleyin
Kriterlerinize göre olası kopyalar görüntülenecektir. Sonuçların her birini gözden geçirin ve girişin bir kopya olup olmadığına karar vermek için şirketiniz hakkında sahip olduğunuz bilgileri kullanın. Kaldırmadan önce bir kaydın kopya olduğundan kesinlikle emin olun.
Karar veremiyorsanız, karar vermenize yardımcı olması için sorguyu ek bir alanla yeniden oluşturun
Adım 11. Yinelenen kayıtları silin
Bir kopyayı kaldırmak için sol sütuna sağ tıklayın ve "Kaydı Sil" i seçin. Hepsini bir kerede silmek için birden fazla kayıt seçebilirsiniz.
- Yinelenen kayıtlardan birindeki bazı verileri, tutmayı planladığınız kayıtla birleştirmek isteyebilirsiniz.
- Yinelenen sonuç listesinde görünen tüm kayıtları silmediğinizden emin olun, aksi takdirde orijinal bir kaydınız kalmaz.
