E-posta göndermek, bugün yaşayan hemen hemen her profesyonel, öğrenci ve çalışan kişinin hayatının bir parçasıdır. Bazı e-postalar soğuk gibi görünse de, diğerleri bariz bir şekilde kaba olabilir ve ele alınması gerekebilir. Sakin kalarak, bir plan yaptıktan sonra yanıt vererek ve gününüze devam ederek bu tür e-postalarla başa çıkabilirsiniz.
adımlar
Bölüm 1/3: Sakin Olmak ve Plan Yapmak
Adım 1. E-postanın kaba olup olmadığını düşünün
Özellikle karar vermenize yardımcı olacak yüz ifadelerini göremediğiniz veya ses tonunu duyamadığınız için, birisinin e-posta üzerinden kaba olup olmadığını anlamak zor olabilir. Size kaba görünen bir e-postaya tepki vermeden önce, kabalığın bir yanlış iletişim olup olmadığını düşünün.
Kişiye yüz yüze veya telefonda konuşarak ne demek istediğini doğrudan sormayı deneyin. Bu, basit bir yanlış iletişimden kaynaklanan bir sorunu gidermeye yardımcı olabilir
Adım 2. Hemen yanıt vermeyin
Bu e-postaya yanıt olarak bir dizi kaba veya incitici kelimeyi hemen bir araya getirmeye başlamak cazip gelse de, ne pahasına olursa olsun bunu yapmaktan kaçının. Muhtemelen daha sonra pişman olacaksın. Bunun yerine e-postadan uzaklaşın, tarayıcınızı kapatın ve düşüncelerinizi toplamak için birkaç dakikanızı ayırın.
- Sakinleşene kadar birkaç dakika yürüyün.
- Birkaç derin nefes alın ve biraz su için.
Adım 3. Bir taslak e-postayı havalandırın, ancak göndermeyin
Negatif enerjiyi yapıcı bir şekilde atmanın başka bir yolu da kişiye bir e-posta yazmak ama onu göndermemektir. Bu şekilde, ne kadar yoğun olursa olsun, ilk düşüncelerinizi toplamaya başlayabilir ve daha sonra rafine etmek, bilemek ve onlara eklemek için kendinize zaman verebilirsiniz.
- Ayrı bir e-posta alın ve bir alıcı girmeden bir yanıt yazın, böylece yanlışlıkla göndermezsiniz. Veya alıcı olarak kendi e-postanızı listeleyebilirsiniz.
- Bir şeye anında tepki verdiğiniz ve daha sonra söyleyebileceğiniz tüm akıllıca veya düşündürücü şeylerden pişman olduğunuz tüm zamanları düşünün. Bu size bunları geliştirmeniz ve pişmanlığı önlemeniz için zaman verecektir.
Adım 4. Gerektiğinde sorumluluğu kabul edin
E-postayı okurken, bir kısmı doğru olduğu için onu kaba olarak yorumlamış olabilirsiniz ve gerçekler canınızı yakabilir. Bu durum onları suçluluklarından kurtarmasa da, hem kendinizle hem de e-postayı gönderenle ilgili olarak, kendinizi geliştirme ve dürüstlük için size biraz alan sağlar.
Örneğin, patronunuz size işe geç kalma konusunda kaba bir e-posta göndermiş olabilir. İfadelerin kaba olması gerekmese de, gecikmenizi kabul etmeli ve düzeltmelisiniz
Adım 5. Kötü davranışlarını taklit etmeyin
Birisi size kaba davrandığında, iyiliğinize karşılık vermek çok cazip gelebilir. Yine, olumsuz yanıt vermekten kaçının, ancak yanıt vermeden önce onları şahsen görmeniz durumunda pasif agresif veya kaba davranışlardan da kaçının. Onlara kirli bakışlar atmayın veya sizinle konuşurlarsa onları görmezden gelmeyin.
- Bunun yerine, nezaket uygulayın. Onlara merhaba de ve yürümeye devam et.
- Gerekmedikçe etraflarında vakit geçirmeyin ama onlardan aktif olarak da kaçınmayın.
Adım 6. Kökü düşünün
Bazen kaba bir e-postanın sizinle veya onu çevreleyen koşullarla çok az ilgisi vardır. Birine sert çıkışmak asla iyi değildir, ancak bazen e-postayı gönderen kişi, üstesinden gelebileceğinden biraz daha fazlasını yaşıyor olabilir ve bunu sizi içermeyen hayal kırıklıklarından göndermiş olabilir. Kaba olduklarının farkında bile olmayabilirler. Bu onları mazur göstermez, ancak bir kişinin mevcut durumunu ve motivasyonlarını anlamak, ileriye doğru adımlar atmaya yardımcı olabilir.
- Örneğin, evlilik sorunları yaşıyorlarsa veya ailelerinden biri yakın zamanda öldüyse, bu onların kabalıklarını açıklayabilir.
- Sadece kötü bir gün geçiriyor olmaları da mümkündür.
Bölüm 2/3: E-postaya Yanıt Verme
Adım 1. Bir arkadaşınızın yardımını alın
Arkadaşlarınız veya iş arkadaşlarınız, kaba veya kötü bir e-postaya yanıt hazırlamanıza yardımcı olma konusunda özellikle yardımcı olabilir ve ayrıca durum hakkında ikinci bir görüş sağlayabilirler. Bu süre zarfında, asabi arkadaşlarınızdan yardım istemekten kaçının; bunun yerine sakin, akıllı ve çözüm odaklı olanlara ulaşın.
Mümkünse, gönderdikleri kaba e-postalara verilen geçmiş yanıtları görmeyi isteyin
Adım 2. Kabalıklarını kabul edin
E-postanızı hazırlarken, ne kadar kaba olduklarını kabul etmeniz gerekecektir. Sözlerinin duygusuz çıkacağından habersiz olabilirler, ama ne olursa olsun, buna dikkat çekmelisiniz.
- "Bir yanıt vermeye başlamadan önce, e-postanızda, özellikle de suçlayıcı ve aşağılayıcı yorumlarınızı çevreleyen kabalığı kabul etmek istiyorum" gibi bir şey söyleyin.
- Doğrudan olmak sizin ve diğer kişi için faydalıdır ve aynı durumun tekrarlanmasını önlemeye yardımcı olabilir.
Adım 3. Hayal kırıklıklarını kabul edin
E-postaları kaba olsa da, belki de hayal kırıklıkları çok gerçek bir yerden geliyordu. Eğer öyleyse, bu hayal kırıklığını kabul edin ve sadece marjinal de olsa anlayış gösterin. Bu onların siz-onlar zihniyetini daha az hissetmelerini sağlayacak ve ikinizi de potansiyel bir barış yapma sürecine yöneltecektir.
- “E-postanız hayal kırıklığına uğradığınızı belirtti” gibi bir şey söyleyin.
- Kişisel olarak değil, e-postalarının söylediklerine odaklandığınızdan emin olun.
Adım 4. Nedenini sorun
Bununla birlikte, bazen, çok fazla öz değerlendirme ve başkalarına danıştıktan sonra birinin size neden böyle bir e-posta göndermeye karar verdiği konusunda tamamen habersiz olabilirsiniz. Bu durumda, sorunu daha iyi anlayabilmek ve çözebilmek için gönderene basit bir 'neden' sormalısınız.
“E-postanızı dikkatlice düşündüm ve göndermenizin mantığı konusunda hala biraz kafam karıştı, bu yüzden onu neyin harekete geçirdiğini bilmek istiyorum” diyebilirsiniz
Adım 5. Bir çözüm veya açıklama sunun
E-postadaki bazı ön endişelerinizi ve noktalarınızı ele aldıktan sonra, çözümler aramaya ve varsa endişelerine yanıt vermeye başlamalısınız. Ne yapmaya istekli olduğunuzu bilmelerini sağlayın, uzlaşma alanlarını keşfedin ve bu konuda çalışmaya istekli olduğunuzu ifade edin.
- Bir toplantı ayarlamak da faydalı olabilir. İnsanlar kişisel olarak bilgisayar ekranının arkasına saklandıklarından daha nazik olma eğilimindedirler.
- “Dün öğle yemeğinden 15 dakika geç döndüğüm ama hasta kızımı okuldan almak zorunda kaldığım için öfkenizi dile getirdiniz” gibi bir şey söyleyebilirsiniz. Gelecekte kesinlikle zamanında dönmeyi deneyebilirsem de, bunun gibi kaçınılmaz olan zamanlar olacak.”
Adım 6. Sınırları belirleyin
Çözümleri başarıyla sunduktan sonra, devam eden herhangi bir konuşma için bazı temel kurallar belirlemenin zamanı geldi. Gelecekte bu tür kabalıklara müsamaha göstermeyeceğinizi ve bunu yapmanın birlikte işbirliği içinde çalışmaya devam etmeyi imkansız değilse de çok zorlaştıracağını bilmelerini sağlayın.
- Hakaretleri veya uygunsuz suçlamaları kabul etmeyeceğinizi söyleyin.
- Silahı atmadan önce endişelerle ve nezaketle size gelmelerini isteyin.
Adım 7. Gerekirse silin
E-postayı defalarca okuyup tekrar okuduğunuzu ve bununla ilgili olumsuz duygulara kapıldığınızı fark edebilirsiniz. Ancak bu, ilerlemenize yardımcı olmayacak ve muhtemelen sadece sizi daha fazla kızdıracak ve hüsrana uğratacaktır. Kesinlikle gerekliyse, erişiminizin olmaması için e-postayı gelen kutunuzdan silin.
E-postaya gelecekte tekrar ihtiyacınız olabileceğini düşünüyorsanız, güvendiğiniz birine gönderin ancak kendi gelen kutunuzdan silin
Bölüm 3/3: Gününüze Devam Edin
Adım 1. Üretken olmaya devam edin
Bu e-posta gününüzü mahvetmiş gibi görünse de, buna izin vermemek için elinizden gelen her şeyi yapın. Rutininize devam edin, yapılacaklar listesi yapın ve gerekli tüm görevleri tamamlayın. Tek bir çırpıda gününüzü veya ilerlemenizi raydan çıkarmayın.
Kendinizi meşgul etmek, sizin için önemli olan şeylere odaklanmanıza ve tek bir e-posta üzerinde kafa yormaktan kaçınmanıza yardımcı olacaktır
Adım 2. Hızınızı korumak için küçük hedefler belirleyin
Rutininizi sürdürürken, o gün için taahhüt edebileceğiniz küçük, ulaşılabilir hedefler belirleyin. Bunları tamamlamak, daha başarılı hissetmenize ve ardından aldığınız kaba e-postadan daha az etkilenmenize yardımcı olacaktır.
"Diğer tüm e-postalara yanıt ver" veya "spor salonuna git" gibi hedefler belirlemeyi düşünün
Adım 3. Dikkatinizi dağıtın
Bazen bir şeyden ilerlemek için biraz dikkatinizin dağılmasına ihtiyaç duyarsınız. Müzik dinlemek, öğle yemeği yemek veya e-posta dışında bir şey hakkında sohbet etmek için bir arkadaşınızı aramak için ara verin. Zihninizi şeylerden uzaklaştırmak size çok gerekli ve katartik bir mola verebilir.
Adım 4. Gerekirse bunları bildirmeyi düşünün
Günün sonunda, bazen ilerlemenin en iyi yolu, sorunu kalıcı olarak ele almaktır. E-posta nefret söylemi olarak kabul edilebilecek herhangi bir tehdit veya hakaret içeriyorsa, bu kişiyi iş yerinizdeki İK Departmanı veya okulunuzdaki Öğrenci Davranışları gibi doğru kişilere bildirin. Ayrıca gelecekte size e-posta göndermelerini de engelleyebilirsiniz.
- Size karşı fiziksel tehditler savuruyorlarsa bunları yetkililere bildirin.
- Neler olup bittiğini bildirmek için önce yöneticinize e-posta göndermeyi deneyin. Sorunu çözmezlerse, İK'ya götürün.
