E-posta konu satırları genellikle okuyucuların e-postanızı açıp açmamaya karar vermek için kullandıkları şeydir. Alıcınızın e-postanızı okumadan silmesini önlemek için bu alanların kısa, öz ve ayrıntı odaklı bir dille doldurulması gerekir. Okuyucunuzun söylemek istediklerinizi tam olarak neden görmek istediğini, konu satırlarınızda ayrıntıları kullanarak belirtirseniz, e-postalarınıza daha hızlı ve daha sık yanıt vermenin keyfini çıkarmalısınız.
adımlar
Bölüm 1/3: Konu Satırlarınızı Biçimlendirme
Adım 1. Konu satırını boş bırakmaktan kaçının
Bir konu satırı eklememeyi seçtiğinizde, okuyucunuzu çekmek için sağladığı fırsattan yararlanmıyorsunuz. Boş bir konu satırına sahip olmak da tembel görünmenize neden olur. En önemlisi, kesinlikle okuyucunuzun e-postanızı hızlı bir şekilde açması veya yanıtlaması gerektiği gibi hissetmesine neden olmaz.
Adım 2. E-postanızı yazmadan önce konu satırınızı yazın
Konu satırınız, e-postanızın asıl içeriği kadar önemli olmayan sonradan düşünülmüş gibi görünebilir. Bununla birlikte, okuyucunuzun gördüğü ilk şey olduğundan, aynı derecede kritiktir - daha fazla değilse! - içinde ne olduğu gibi. Konu satırınıza yeterince zaman ayırdığınızdan ve dikkat ettiğinizden emin olmak için, başka bir şey yazmadan önce onu yazın.
Adım 3. Özensizliği önlemek için standart büyük harf kullanım kurallarını izleyin
İyi tanıdığınız birine kısa bir not göndermiyorsanız, e-postalarınıza resmi iletişim gibi davranmalısınız. Sunumlarınızın başlıklarını büyük harf yaptığınız gibi konu satırlarınızı da büyük harfle yazın.
Doğru bir şekilde büyük harf kullanmanıza yardımcı olacak birkaç temel kuralı unutmayın. Örneğin, konu satırlarınızın ilk ve son kelimelerini her zaman büyük harfle yazın. Ayrıca isimleri (Mountain, Presentation, Building), zamirleri (He, She, They), fiilleri (Go, Change), zarfları (Quickly, Slowly) ve sıfatları (Sloppy, Excellent) büyük harfle yazmalısınız. Makaleleri (a, an, the), edatları (içeri, dışarı) veya bağlaçları (ve, ama) büyük harf kullanmamalısınız
Adım 4. Konu satırlarınıza tamamlanmış cümleler gibi davranmaktan kaçının
Konu satırlarınız dilbilgisi açısından doğru olsa da, bunları her zaman noktalama işareti gerektiren cümleler yerine başlıklar olarak görün. Konu satırlarınızın nokta, soru işareti veya ünlem işareti ile sınırlandırılması gerekmez.
- Bazı spam filtrelerinin, konu satırları noktalı olan e-postaları otomatik olarak önemsiz posta filtresine ekleyeceğini unutmayın.
- Bazen okuyucunuzun dikkatini çekmek için bir soru işareti kullanmak isteyebilirsiniz. Bu stratejiyi aşırı kullanmayın.
- Kısa çizgi ile konu satırlarında birden fazla ifade bağlayın. Örneğin, konu satırı: "Salı için Planlanmış Toplantı - Katılımınız Gereklidir", bir tire ile bağlantılı iki farklı ifade içerir.
Adım 5. Konu satırlarınızı yaklaşık 50 karakterin altında tutun
Konu satırlarınız mümkün olduğunca kısa olmalıdır. Bu, bazen başkalarının lehine bazı ayrıntıları dışarıda bırakmanızı gerektirebilir. Okuyucunuzun konu satırınızı okur okumaz ne yapması gerektiğini bilmesi çok önemlidir.
Konu satırlarınızı 50 karakter veya altında tutmak her zaman mümkün olmayabilir. Bazen on veya daha fazla karakter geçersiniz. Ancak 50 karakter kuralı için çekim yapmaya başlarsanız, otomatik olarak daha kısa konu satırları yazmaya başlarsınız
Adım 6. Okuyucunun dikkatini çekmek için önemli kelimeleri ilk sıraya koyun
Bu kelimelerin ne olduğu, e-postanızın amacına bağlı olarak değişecektir. Bazı e-postalarda adınızın ve unvanınızın önce gelmesi gerekebilirken, bazılarında sizin veya okuyucunun gerektirdiği eylem ön planda olabilir. Okuyucunuzun e-postanızı açmasını en muhtemel kılan şeyin ne olduğunu düşünün ve o konuya karşılık gelen kelimeleri konu satırının en başına koyun.
Genel olarak, konu satırınıza okuyucunuzla neden iletişim kurduğunuzu belirten bir kelimeyle başlamalısınız. Örneğin, yakın zamanda ofis düzenlemelerini değiştirdiyseniz, şunu yazın: "Değişen Şirket Düzenlemeleri - Bugün İncelemeniz Gerekiyor."
Adım 7. E-postanın amacını iletmek için belirli isimleri ve fiilleri seçin
Konu satırınıza belirsiz veya net olmayan isimler ve fiiller eklemeyin. Bunun yerine, okuyucunuzdan tam olarak ne istediğinizi özellikle belirten kelimeler kullanın. Bu, konu satırınızda ihtiyaç duyduğunuz ayrıntıları sağlamaya devam ederken konu satırınızın uzunluğunu azaltacaktır.
"Yeni bilgileri kontrol etmek için sizinle iletişim kurmak" yerine, "Yeniden gözden geçirilmiş İK Kuralları - Çar'a Kadar Onay Gerekiyor" yazın. Konu satırının ikinci versiyonunda, “yeni bilgi”nin tam olarak ne olduğunu ve okuyucuyla neden iletişim kurduğunuzu netleştirdiniz. Alıcının e-postayı okuması gerekip gerekmediği ve e-postayı açtıktan sonra ne yapması gerektiği konusundaki kafa karışıklığını düzelttiniz
Bölüm 2/3: Konu Satırlarınızda Ayrıntıların Sağlanması
Adım 1. E-postanızın amacını belirtin
Okuyucuya neden onlarla iletişim kurduğunuzu söyleyin. Mümkün olduğunca spesifik olun. Bu, okuyucunun mesajınızı açması gerekip gerekmediğini hemen anlamasına yardımcı olacaktır.
- Bir tavsiye mektubu veya referans mektubu isteyen bir konu satırı şöyle görünebilir: "Tamara G. için 6/2 Cuma'ya kadar Referans Talep Ediliyor."
- Okuyucunuza bir avantaj sunuyorsanız, "Yağınızı Jim'in Bu Hafta Sadece %50 İndiriminde Değiştirin" gibi bir şey deneyin.
Adım 2. Okuyucunuzun yapmasını istediğiniz eylemi yazın
E-postanızı görür görmez okuyucunuz ne yapmaları gerektiğini bilmek isteyecektir. Bu bilgiye hemen sahip olmak, okuyucunuzu notunuzun içeriğinde daha fazla ayrıntı aramaya hazırlayacaktır.
“Bir İyiliğe Uzanmak” yazmak yerine konu satırınızı “Gelecek Hafta Proje Teklifi Yazmak için Yardımınıza İhtiyacınız Var” yapın. Bu, okuyucunun yalnızca yardım istediğinizi bilmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda okuyucunun sizin için ne yapmasını umduğunuzu tam olarak açıklar
Adım 3. Okuyucunun ne zaman yanıt vereceğini bilmesi için bir son tarih belirleyin
Okuyucuya ne zaman harekete geçmeleri veya yanıt vermeleri gerektiğini bildirmezseniz, e-postanızı yarına, gelecek haftaya ve hatta gelecek aya kadar açmayabilirler. Bunun nedeni okuyucunuzun size yardım etmek istememesi değildir. Çoğu insan günde onlarca, hatta yüzlerce e-posta alır, bu nedenle net teslim tarihleri olmayan e-postalar sürüde kolayca kaybolur.
E-postanız özellikle önemliyse ve hemen yanıtlanması gerekiyorsa, okuyucunuzun bu nota özellikle dikkat etmesi gerektiğini bildirmek için “Acil”, “Kritik” veya “Acil Yanıt Gerekli” sözcüklerini kullanabilirsiniz
Adım 4. Okuyucu sizi tanımıyorsa kim olduğunuzu belirtin
Bazen, daha önce hiç tanışmadığınız insanlara e-posta gönderirsiniz. Bu durumlarda, notunuzu açmaları için bir neden olması için okuyucunuza unvanınızı, şirketinizi veya adınızı vermeniz sizin için önemli olabilir. Aksi takdirde, e-postaları doğrudan çöp kutusuna gidebilecek rastgele bir kişi gibi görünebilirsin!
Belki bir okul projesi için yerel bir politikacıyla temasa geçen bir öğrencisiniz. Yaz: "Lise Kıdemli Proje için Mülakat İstiyor, 24 Haziran'da."
Adım 5. Okuyucunun yakın zamanda tanıdığı biriyse onunla tanıştığınızdan bahsedin
Bu kişiyle yeni tanıştığınız ve onunla daha yakın bir ilişki geliştirmeyi umduğunuz için iletişim kuruyor olabilirsiniz. Sizinle tanıştıklarını hatırlamaları için konu satırında hafızalarını çalıştırın. Önceki karşılaşmanızı hatırlarlarsa, bir takip kurma olasılıkları daha yüksek olacaktır.
Belki bir konferansta veya akşam yemeğinde ortak ilgi alanlarınız hakkında kısa bir tartışma yaptınız. Konu satırınızı yapın: "Yazarlar Konf, 4/30 adresindeki Sohbetimizi Takip Ediyoruz."
Adım 6. Okuyucuyla tanıştırılıyorsanız, karşılıklı irtibat kişinize bir ad verin
Başka biri sizi alıcınızla iletişim kurarsa, bu gerçeği açıklamanız önemlidir. Okuyucunuzun, hiç tanışmadıkları isimsiz bir kişiden ziyade, tanıdığı birinin adını içeren bir konu satırı içeren bir e-posta açma olasılığı çok daha yüksek olacaktır. Okuyucunuz, girişi onaylamak için karşılıklı irtibat kişinize ulaşmayı da seçebilir.
Örneğin, “Dr. Smith'in Öğrencisi @ Hopkins, Gelecek Ay Görüşme İstiyor."
Bölüm 3/3: Konu Satırlarınızı Kolaylaştırma ve Düzeltme
Adım 1. Karışıklığı önlemek için basit bir dil kullanın
Okuyucunuzun konu satırınızı anlamakta zorluk çekmesini istemezsiniz. Aşırı uzun kelimeler ve karmaşık kelimeler kullanmaktan kaçının. E-postanızı bir ortaokul öğrencisine gönderiyormuş gibi yapın ve konu satırındaki her kelimeyi anlayıp anlayamadıklarını kendinize sorun.
Daha basit bir kelime yeterli olduğunda belirsiz kelimeleri kullanmaktan kaçının. “Yeni Ofis Kuralları - Gözden Geçir ve Hızlı Yanıt Ver” yerine “Yeni Ofis Kuralları - Hızlıca İnceleyin ve Yanıt Verin”i seçin. “Hızlı” ve “hızlı” aynı anlama gelir, ancak ilk seçenek daha az rahatsız edici ve kafa karıştırıcıdır
Adım 2. Konu satırlarını kısaltmak için semboller ve kısaltmalar kullanın
Okuyucunun kafasını karıştırmadan birçok kelime kısaltılabilir. Yalnızca yaygın kısaltmaları ve sembolleri kullanın ve e-postanızın amacı hakkında herhangi bir karışıklık olmayacağından emin olmak için konu satırınızı okuyun.
Örneğin, haftanın günlerinin tümü kısaltılabilir. “@”, “at” için ortak bir semboldür. “RE:”yi “hakkında” anlamında da kullanabilirsiniz. "EOM", "mesajın sonu" için kullanılabilir ve "EOD", "günün sonu" anlamına gelebilir
Adım 3. Yazım ve dil bilgisi hatalarını kontrol edin
E-postanızın diğer bölümleri gibi, konu satırınız da hatasız olmalıdır. Bu, okuyucunuz notunuzu açma fırsatı bile bulamadan profesyonellikten uzak veya tembel görünmemenizi sağlayacaktır.
- E-posta yazım denetleyicileri konu satırlarını kapsamayabilir, bu nedenle yazım hatalarına özellikle dikkat edin. Endişeleniyorsanız, konu satırını bir Word veya Google dokümanına kopyalayıp yapıştırın ve orada yazım denetimini çalıştırın.
- Konu satırınızın tam bir cümle olması gerekmeyebilir. Bununla birlikte, “onlar”, “onların” ve “orada” veya “siz” ve “sizin” kafalarını karıştırmak gibi yaygın dilbilgisi hatalarından kaçının.
Adım 4. Netliği kontrol etmek için konu satırlarınızı yüksek sesle okuyun
Konu satırlarınızın basit, özlü ve doğru yazıldığından emin olmanın en iyi yolu, bunları kendinize yüksek sesle okumaktır. Sözlerinizin söylendiğini duyduğunuzda, ekranda kontrol etseydiniz göremeyeceğiniz hataları yakalarsınız.
Halka açık bir yerdeyseniz, kelimeleri nefesinizin altında yumuşak bir şekilde okuyun
Uyarılar
- Ünlem işareti olan rutin e-posta konu satırlarını yazmayın!!! veya tüm CAPS. İnandırıcılığını kaybedersin.
- E-postanızın içeriğinde bitirdiğiniz bir cümleye asla konu satırında başlamayın. Örneğin, konu satırına "Senden bir iyilik istiyorum…" yazıp e-postayı "Cuma'ya kadar yap" ile açmak istemezsiniz.
