Bu wikiHow makalesi, Microsoft Excel'de verilerin raporlanmasını nasıl otomatikleştireceğini öğretir. Harici veriler için, bu wikiHow makalesi sana, çalışma sayfanı harici veri kaynaklarına bağlayan Excel eklentilerini kullanarak herhangi bir harici veri kaynağından (MySQL, Postgres, Oracle, vb.) nasıl sorgu oluşturacağını ve rapor oluşturacağını öğretecektir.
Halihazırda bir Excel çalışma sayfasında saklanan veriler için, raporlar oluşturmak ve bunları tek bir tuşa basarak çeşitli dosya türlerinde dışa aktarmak için makrolar kullanacağız. Neyse ki, Excel yerleşik bir adım kaydedici ile birlikte gelir; bu, makroları kendiniz kodlamanız gerekmeyeceği anlamına gelir.
adımlar
Yöntem 1/2: Excel'de Zaten Bulunan Veriler İçin
Adım 1. Raporlamanız gereken veriler Excel'de zaten depolanıyor, güncelleniyor ve korunuyorsa, Makroları kullanarak raporlama iş akışlarını otomatikleştirebilirsiniz
Makrolar, karmaşık ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmenize olanak tanıyan yerleşik bir işlevdir.
Adım 2. Excel'i açın
Yeşil bir arka plan üzerinde beyaz bir "X"e benzeyen Excel uygulaması simgesini çift tıklayın (veya Mac kullanıyorsanız tıklayın), ardından boş çalışma kitabı şablonlar sayfasında.
- Mac'te, tıklamanız gerekebilir Dosya ve ardından tıklayın Yeni Boş Çalışma Kitabı çıkan açılır menüde.
- Otomatikleştirmek istediğiniz bir Excel raporunuz zaten varsa, bunun yerine raporu Excel'de açmak için dosyaya çift tıklarsınız.
Adım 3. Gerekirse elektronik tablonuzun verilerini girin
Sonuçları otomatikleştirmek istediğiniz sütun etiketlerini ve numaralarını eklemediyseniz, devam etmeden önce bunu yapın.
Adım 4. Geliştirici sekmesini etkinleştirin
Varsayılan olarak, geliştirici sekmesi Excel penceresinin en üstünde görünmüyor. İşletim sisteminize bağlı olarak aşağıdakileri yaparak etkinleştirebilirsiniz:
- Windows - Tıklayın Dosya, Tıklayın Seçenekler, Tıklayın Şeridi Özelleştir pencerenin sol tarafında, pencerenin sağ alt tarafındaki "Geliştirici" kutusunu işaretleyin (önce aşağı kaydırmanız gerekebilir) ve Tamam.
- Mac - Tıkla Excel, Tıklayın Tercihler…, Tıklayın Şerit ve Araç Çubuğu, "Ana Sekmeler" listesindeki "Geliştirici" kutusunu işaretleyin ve Kaydetmek.
Adım 5. Geliştirici'ye tıklayın
Bu sekme şimdi Excel penceresinin en üstünde olmalıdır. Bunu yapmak, Excel penceresinin en üstünde bir araç çubuğu getirir.
Adım 6. Makro Kaydet'e tıklayın
Araç çubuğundadır. Bir pop-up penceresi açılacaktır.
Adım 7. Makro için bir ad girin
"Makro adı" metin kutusuna makronuzun adını yazın. Bu, makroyu daha sonra tanımlamanıza yardımcı olacaktır.
Örneğin, mevcut verilerinizden bir grafik oluşturacak bir makro oluşturuyorsanız, ona "Grafik1" veya benzeri bir ad verebilirsiniz
Adım 8. Makro için bir kısayol tuş kombinasyonu oluşturun
Klavye kısayolunu oluşturmak için ⇧ Shift tuşuyla birlikte başka bir tuşa (ör. T tuşu) basın. Bu, daha sonra makronuzu çalıştırmak için kullanacağınız şeydir.
Mac'te, kısayol tuşu kombinasyonu ⌥ Option+⌘ Command ve sizin anahtarınız (örneğin, ⌥ Option+⌘ Command+T) olur
Adım 9. Makroyu geçerli Excel belgesinde saklayın
"Makroyu şurada depola" açılır kutusunu tıklayın, ardından Bu Çalışma Kitabı makronun çalışma kitabını açan herkes tarafından kullanılabilir olmasını sağlamak için.
Makronun kaydedilmesi için Excel dosyasını özel bir biçimde kaydetmeniz gerekir
Adım 10. Tamam'a tıklayın
Pencerenin altında. Bunu yapmak, makro ayarlarınızı kaydedecek ve sizi kayıt moduna geçirecektir. Şu andan itibaren kaydı durdurana kadar attığınız her adım kaydedilecektir.
Adım 11. Otomatikleştirmek istediğiniz adımları gerçekleştirin
Excel, girdiğiniz her tıklamayı, tuş vuruşunu ve biçimlendirme seçeneğini izler ve bunları makro listesine ekler.
- Örneğin, verileri seçmek ve bunlardan bir grafik oluşturmak için verilerinizi vurgularsınız, Sokmak Excel penceresinin üst kısmında bir grafik türüne tıklayın, kullanmak istediğiniz grafik biçimine tıklayın ve grafiği gerektiği gibi düzenleyin.
- Hücrelerden değerler eklemek için makroyu kullanmak istiyorsanız A1 vasıtasıyla A12, boş bir hücreye tıklar, =SUM(A1:A12) yazar ve ↵ Enter'a basarsın.
Adım 12. Kaydı Durdur'a tıklayın
içinde geliştirici sekmenin araç çubuğu. Bu, kaydınızı durduracak ve kayıt sırasında attığınız adımları ayrı bir makro olarak kaydedecektir.
Adım 13. Excel sayfanızı makro etkin bir dosya olarak kaydedin
Tıklamak Dosya, Tıklayın Farklı kaydetve dosya biçimini şu şekilde değiştirin: xlsm onun yerine xls. Daha sonra bir dosya adı girebilir, bir dosya konumu seçebilir ve Kaydetmek.
Bunu yapmazsanız, makro elektronik tablonun bir parçası olarak kaydedilmez; bu, çalışma kitabını onlara gönderirseniz, farklı bilgisayarlardaki diğer kişilerin makronuzu kullanamayacağı anlamına gelir
Adım 14. Makronuzu çalıştırın
Bunu yapmak için makronun bir parçası olarak oluşturduğunuz tuş kombinasyonuna basın. Elektronik tablonuzun makronuzun adımlarına göre otomatikleştiğini görmelisiniz.
Ayrıca tıklayarak bir makro çalıştırabilirsiniz. makrolar içinde geliştirici sekmesini, makronuzun adını seçin ve Çalıştırmak.
Yöntem 2/2: Dış Veriler İçin (MySQL, Postgres, Oracle, vb.)
Adım 1. Microsoft AppSource'tan Kloudio'nun Excel eklentisini indirin
Bu, harici bir veritabanı veya veri kaynağı ile çalışma kitabınız arasında kalıcı bir bağlantı oluşturmanıza olanak tanır. Bu eklenti, Google E-Tablolar ile de çalışır.
Adım 2. Kloudio portalındaki + düğmesine tıklayarak çalışma sayfanız ve harici veri kaynağınız arasında bir bağlantı oluşturun
Veritabanınızın ayrıntılarını (veritabanı türü, kimlik bilgileri) girin ve gizli veya şirket verileriyle çalışıyorsanız herhangi bir güvenlik/şifreleme seçeneğini belirleyin.
Adım 3. Çalışma sayfanız ve veritabanınız arasında bir bağlantı oluşturduktan sonra, Excel'den ayrılmadan harici verilerden sorgulama ve raporlar oluşturabileceksiniz
Kloudio portalından özel raporlarınızı oluşturun ve ardından bunları Excel'deki açılır menüden seçin. Ardından herhangi bir ek filtre uygulayabilir ve raporun yenileneceği sıklığı seçebilirsiniz (böylece satış elektronik tablonuzun her hafta, gün ve hatta saatte bir otomatik olarak güncellenmesini sağlayabilirsiniz.)
Adım 4. Ayrıca, bağlı çalışma sayfanıza veri girebilir ve verilerin harici veri kaynağınızı güncellemesini sağlayabilirsiniz
Kloudio portalından bir yükleme şablonu oluşturun ve elektronik tablonuzdaki değişiklikleri manuel veya otomatik olarak harici veri kaynağınıza yükleyebilirsiniz.
Video - Bu hizmet kullanılarak YouTube ile bazı bilgiler paylaşılabilir
İpuçları
- Üçüncü taraf sağlayıcıya güvenmiyorsanız, yalnızca Microsoft AppSource'tan Excel eklentilerini indirin.
- Makrolar, basit görevlerden (örneğin, değer ekleme veya bir grafik oluşturma) karmaşık görevlere (örneğin, hücrenizin değerlerini hesaplama, sonuçlardan bir grafik oluşturma, grafiği etiketleme ve sonucu yazdırma) kadar her şey için kullanılabilir.
- Makronuzun dahil olduğu bir elektronik tablo açarken, tıklamanız gerekebilir. İçeriği etkinleştirmek makroyu kullanmadan önce pencerenin üst kısmındaki sarı bir başlıkta.
Uyarılar
- Makrolar kötü amaçla kullanılabilir (örneğin, bilgisayarınızdaki dosyaları silmek için). Güvenilmeyen kaynaklardan makro çalıştırmayın.
- Makrolar, kayıt sırasında attığınız her adımı tam anlamıyla uygulayacaktır. Yanlışlıkla yanlış değer girmediğinizden, kullanmak istemediğiniz bir programı açmadığınızdan veya bir dosyayı silmediğinizden emin olun.
