Microsoft Project, Microsoft Office paketi altında markalı bir proje yönetimi yazılımı uygulamasıdır. Uygulama, kullanıcıların bütçeleme, zamanlama ve kaynak yönetimi dahil olmak üzere bir projeyi yönetmenin tüm yönlerini kontrol etmelerini sağlar. Bu nedenle yazılım, inşaat ve mühendislik sektörlerinde yoğun olarak kullanılmaktadır. Proje yönetimi sürecinin en önemli ancak çoğu zaman gözden kaçan kısımlarından biri, kaynakları uygun şekilde tahsis etmektir. Bir proje çizelgesi oluşturulduktan sonra, belirli bir kaynağın (örneğin, bir taşeron) aşırı tahsis edilmesini önlemek için genellikle değiştirilmesi gerekecektir, bu da programın ertelenmesine neden olacaktır. Microsoft Project'te kaynakları nasıl tahsis edeceğinizi bilmek, baştan sona projenizin kontrolünü elinizde tutmanıza yardımcı olacaktır.
adımlar
Adım 1. Görev sürelerini tahmin ederken kaynak kullanılabilirliğini göz önünde bulundurun
Bu adım çok önemlidir, ancak çoğu zaman gözden kaçar. Kaynaklar, hemen sonrasında değil, programın oluşturulması sırasında dikkate alınmalıdır. Aynı kaynakları kullanan eşzamanlı görevlere (aynı anda gerçekleşenlere) özellikle dikkat edin. Örneğin, bir binanın hem iç hem de dış duvarlarının aynı anda çerçevelenebileceğini haklı olarak varsayabilirsiniz. Ancak projede sadece 1 marangoz varsa bu mümkün olmayacaktır.
Görevi tamamlamak için gereken toplam adam-saat sayısını tahmin ederek görev süresi tahminlerinize başlayın. Toplam iş günü yerine adam saatlerine odaklanarak, ne kadar kaynağa ihtiyaç duyulacağını hesaba katarsınız
Adım 2. Tüm kaynaklarınızı oluşturun ve düzenleyin
Kaynaklarınızı düzenli tutmanın en iyi yolu kaynak sayfasıdır. Bu sayfaya erişmek için "Görünüm" menüsüne tıklayın ve "Kaynak Sayfası"nı seçin. Tüm kaynaklarınızın açık adlara sahip olduğundan ve en azından kaynak türünü belirttiğinizden emin olun.
- "İş" kaynakları en kullanışlı olanlardır ve görevler üzerinde çalışmak için zaman harcayacak kişileri sınıflandırmak için kullanılmalıdır. Küçük bir projede, bu tür bir kaynak her ekip üyesine adıyla başvurabilir. Daha büyük bir projede, bu kaynak farklı taşeronlar belirtin.
- Malzeme" kaynakları, kereste, çivi ve benzin gibi çalışma sırasında tükenen malzemeleri ifade etmelidir.
- "Maliyet" kaynakları, kendilerine net bir maliyet oranı eklenmiş kaynakların takibi için kullanılmalıdır. Vinç veya tarla römorku kiralamanın günlük ücreti, maliyet kaynağı olarak izlenebilir.
Adım 3. Her iş görevini bir kaynağa atayın
Gantt şeması görünümünde çizelgeyi oluşturduktan sonra, her bir görevle hangi kaynak(lar)ın ilişkilendirildiğini belirtmeniz gerekecektir. Bunu yapmak için sol panelde görevin satırını bulun ve "Kaynak" sütunundaki hücreye tıklayın. Oluşturduğunuz tüm kaynakları listeleyen bir açılır menü görünecektir. Uygun kaynağı seçin; örneğin, "Tel aydınlatma armatürleri" adlı bir göreve "Elektrikçi" kaynağı atanabilir.
Adım 4. Kaynak grafiği görünümünde kaynak tahsisini kontrol edin
Zamanlamanızı oluşturup kaynakları atadıktan sonra, fazla tahsisi kontrol edebilirsiniz. Bunu yapmak için "Görüntüle"ye tıklayın ve "Kaynak Grafiği"ni seçin. Proje boyunca her kaynağı seçmenize ve tahsisini görüntülemenize izin verilecektir. Her iş günü yatay eksende gösterilir ve kaynak kullanımı dikey eksende yüzde olarak ifade edilir.
- Bir kaynağın kullanımı yüzde 100'ü aştığı herhangi bir nokta, bir fazla tahsisi temsil eder (yani, kaynağın kendisine atanan tüm görevleri verilen süre içinde yerine getiremeyeceği anlamına gelir). Aşırı tahsis kırmızı ile gösterilir. Bunu düzeltmek için görev sürelerini artırın, görevlere daha fazla kaynak atayın veya daha az çakışma oluşturmak için eşzamanlı görevleri değiştirin.
- Kaynağın çok az kullanıldığı herhangi bir nokta, yetersiz tahsisata işaret edebilir. Görev sürelerini azaltmayı veya daha az toplam kaynak kullanmayı düşünün.
