Bir e-postayı doğru selamlama ile başlatmak zor olabilir. İyi tanımadığınız birine profesyonel bir e-posta gönderirken veya yazarken, en iyi seçeneğiniz genellikle kişiye soyadıyla hitap etmeden önce “Merhaba” gibi basit, çok yönlü bir selamlama seçmek olacaktır. Bir arkadaşınıza, aile üyenize veya daha sıradan bir ilişkiniz olan başka birine yazıyorsanız, onlardan ilk adlarıyla bahsetmeniz sorun değil.
adımlar
Yöntem 1/4: Uygun Bir Selamlama Seçme
Adım 1. E-postanızı dostça bir notla başlatmak için “Merhaba” deyin
Kişinin adının ardından gelen basit bir "Merhaba", e-postaların çoğunda işe yarayacaktır. Aşırı resmi veya gündelik hissetmeden rahat ve kişiseldir. Ve çok kısa ve doğrudan olduğu için okuyucunuzun dikkatini dağıtmayacak veya yerinde görünmeyecek.
"Herkese merhaba"da olduğu gibi aynı anda birden fazla alıcıya hitap ederken "Merhaba"yı da kullanabilirsiniz
Uç:
"Merhaba", e-postanız bir arkadaşınıza, bir yöneticiye veya bir yabancıya yönelik olsun, sorunsuz, çok amaçlı bir selamlama sağlar.
Adım 2. Daha resmi mesajlar için “Dear” ile açın
"Sevgili" çok yönlü bir selamlamadır - "Merhaba" dan daha uygundur, ancak yine de sıcak, hoş, eski moda bir yüzüğü vardır. Bu, hem yakın sevdiklerinizle hem de çok iyi tanımadığınız insanlarla yazışmaları davet etmenin mükemmel bir yoludur.
Bu selamlama aynı zamanda arkadaşlar ve aile için de kullanılabilir
Aşama 1.
- "Sevgili" kelimesi aynı zamanda, daha az resmi selamlamaların taşımadığı bir nezaket ve saygı notu da taşır.
- Bu açıcının bir dezavantajı, özellikle iş ortamında bazıları için biraz fazla resmi olarak kabul edilebilmesidir.
Adım 2. Alıcınızın adını bilmiyorsanız, isimsiz bir selamlama kullanın
“Selamlar” ve “Kimi ilgilendirebilir” en yaygın, zararsız isimsiz selamlamalardan ikisidir. Mesajınızı kimin okuyacağından emin olmadığınız zamanlar için güvenli bir bahistir.
- Ayrıca, "Sevgili Bay veya Bayan" gibi belirsiz bir şey deneyebilirsiniz, ancak bu, en resmi e-postalar dışında hepsinde biraz havasız görünebilir.
- Anonim selamlamalar genellikle bireylerden ziyade işletmeler ve kuruluşlar gibi gruplara yazarken kullanılır.
Adım 3. Doğrudan konuya gelmek istiyorsanız kişinin adını tek başına girin
Hangi selamlamayı kullanacağınız konusunda kafanız karıştıysa veya mesajınızın merkezde olmasını tercih ediyorsanız, alıcınızın adını belirtmeniz ve bu şekilde bırakmanız gayet normaldir. Sadece bir virgül ekleyin, bir satır atlayın ve söylemek istediğinizi söyleyin.
- "Hanım. Thompson”, “Merhaba Bayan Thompson”dan daha fazla veya daha az resmi gelmiyor ve en uygun selamlamayı seçme kararsızlığını atlamanıza izin veriyor.
- Kişinin adını kendi başına bir selamlama olarak kullanmak, her seferinde yeni bir selamlama seçmek istemediğinizde sonraki yazışmalarda da yardımcı olabilir.
Yöntem 2/4: Alıcınıza Adres Verme
Adım 1. Kişiyi iyi tanıyorsanız, kişiye adıyla hitap edin
Bu kural oldukça basittir: Biriyle ilk isim bazındaysanız, onun adını kullanmanızda bir sakınca yoktur. Aksi takdirde, küstah davranmaktan ve potansiyel olarak onları yanlış yola sokmaktan kaçınmak için soyadlarına bağlı kalmak iyi bir fikirdir.f
Tanınmış bir tanıdığınıza yazarken, adını kendi başına verebilir veya giriş olarak daha rahat bir selamlama ekleyebilirsiniz (örneğin, "Hey Jackie")
Uyarı:
Size özellikle sorun olmadığını söylemedikçe, tanışmadığınız birine asla ismiyle hitap etmeyin. Bu sadece kibar değil!
Adım 2. Profesyonel ve bilinmeyen kişilere soyadlarına göre başvurun
Uygun bir selamlama seçin ("Merhaba", "Sevgili" ve "Selamlar"ın tümü çeşitli durumlar için yararlıdır), ardından kişinin soyadını yazın. Gönderdiğiniz e-postaların çoğu, özellikle de işle ilgiliyse, muhtemelen alıcınızın soyadıyla başlar.
- E-posta gönderdiğiniz kişi kadınsa, "Bayan" ön ekiyle gidin. "Bayan" yerine evli olduğu gerçeğini bilmiyorsanız.
- Alıcınızın soyadını kullanmaya özen göstermek, yazışmaların takip etmesi için nazik ve saygılı bir ton oluşturur.
Adım 3. Birden fazla alıcıyı selamlarken “Herkes” gibi bir terim kullanın
Büyük gruplar birçok farklı insan türünü içerebilir ve onların cinsiyeti veya aşinalık düzeyleri hakkında herhangi bir varsayımda bulunmak istemezsiniz. "Erkekler" ve "Bayanlar ve baylar" gibi terimler cinsiyet kısıtlayıcı olarak yorumlanabileceğinden, daha kapsayıcı bir şey lehine en iyi şekilde geçiştirilir.
- "Millet" veya "hepiniz" gibi aşırı rahat selamlamalardan da uzak durduğunuzdan emin olun.
- Yanlış toplu zamiri atmak, okuyucularınızdan birinin dışlanmış veya tamamen görmezden gelinmiş hissetmesine neden olabilir.
Adım 4. Mesajınızla alakalıysa, kişinin unvanını veya konumunu belirtin
Normal şartlar altında, "Selamlar Müşteri Hizmetleri Temsilcisi" ile bir e-posta başlatmak garip gelebilir. Ancak, kişinin konumu doğrudan yazma nedeniniz ile ilgiliyse, bu kişiyi bir soru, istek veya şikayet için hazırlamanın iyi bir yolu olabilir.
- Bir e-postayı "Bay" yerine "İletişim Direkt" e yönlendirmek. Everett”, alıcınıza, eldeki konunun bireysel görevlerinin yerine getirilmesini içerdiğini bildirecektir.
- Benzer şekilde, bir organizasyonun lideriyle temasa geçtiğinizde, "Sevgili Salt Lake City Union Organizatörü" gibi bir selamlama ile başlayabilirsiniz.
Yöntem 3/4: Yaygın Karşılama Hatalarından Kaçınma
Adım 1. Her zaman bir selamlama eklemeyi unutmayın
Bir e-posta selamlaması yazmanın bir numaralı kuralı, orada bir tane olduğundan emin olmaktır. Bir e-postayı açmak ve herhangi bir giriş veya kişisel beğeni içermeyen bir metin bloğu ile karşı karşıya kalmak can sıkıcı olabilir ve iletişiminizin amacını özetlemek için birkaç kelime yazmak sadece birkaç saniye sürer.
Karşılama içermeyen bir e-posta birçok kişi tarafından eksik olarak görülecektir. Sonuç olarak, size veya etkili iletişim kurma yeteneğinize kötü yansıyabilir
Uç:
Fazla düşünmeyin – başka ne koyacağınızdan emin değilseniz, basit bir “Merhaba”yı seçin ve beyin gücünüzü e-postanızın geri kalanını oluşturmaya yönlendirin.
Adım 2. Yazdığınız kişiyle yakın değilseniz “Hey”den kaçının
“Hey”, olabildiğince sıradan. Bu nedenle, en iyi arkadaşınıza veya aynı sıralamadaki bir iş arkadaşınıza bir e-posta göndermenin kabul edilebilir bir yoludur, ancak bir üst seviye veya ilk kez iletişim kurduğunuz herhangi birine değil.
- Kulağa zararsız gelse de, "Hey" gibi fazlasıyla gayri resmi selamlamalar, istemeden karşınızdaki kişiye saygı duymadığınızı gösterebilir.
- "Naber" veya "Yo" gibi diğer rahat adres modları asla e-postalarda kullanılmamalıdır. Bu selamlar, kısa mesaj alışverişi için daha iyi ayrılmıştır.
Adım 3. “İyi Günler” gibi zamana özel selamlamaları kullanırken dikkatli olun
Yazdığınız zamana atıfta bulunmak, e-postanıza daha kişisel bir his verebilir ve alıcınızla daha iyi ilişki kurmanıza olanak tanır. Ancak, bunu yalnızca aynı saat diliminde olduklarından emin olduğunuzda yapmalısınız. Eğer değilsen, sonunda habersiz veya düşüncesiz görünebilirsin.
- Dünyanın diğer ucunda yaşayan birine “Günaydın” demek, özellikle e-postanız zamana duyarlı bilgiler içeriyorsa, kafa karışıklığına neden olabilir.
- Kalbinizi bu selamlamalardan birini kullanmaya ayarladıysanız, alıcınızın mesajınızı okuyacağı yerde saatin (ve tarihin!) kaç olduğunu görmek için bir dakikanızı ayırmanın zararı olmaz.
Adım 4. Noktalama işaretlerinizi basit ve uygun tutun
Herhangi bir selamlamayı biçimlendirmenin en iyi yolu, tercih ettiğiniz selamı ve alıcının adını yazmak ve ardından gözlerinin e-postanın gövdesine geçmesine yardımcı olmak için bir virgül eklemektir. Bir ünlem işaretinin daha anlamlı olduğunu düşünebilirsiniz, ancak çocukça veya amatörce okunma ihtimali de vardır.
- Bazı durumlarda, daha resmi veya gündelik bir etki için selamlamanızı iki nokta üst üste veya kısa çizgi ile de sonlandırabilirsiniz.
- Çok fazla heyecan iletmek, coşkunuzu paylaşmıyorsa, yazdığınız kişiyi rahatsız bile edebilir.
Adım 5. Alıcınızın adını doğru yazdığınızdan emin olun
"Gönder"e basmadan önce kişinin adının önceki bir e-postada veya orijinal belgede göründüğü şekliyle yazılışını iki kez kontrol edin. Masum bir yazım hatası, kelimenin sonu değildir, ancak aynı hatayı birden fazla kez yapmak, onu düzeltmek için yeterince umursamadığınızı gösterir.
- Özellikle zorlayıcı veya alışılmadık bir adla karşılaşırsanız, dış bir kaynaktan doğrudan e-postanıza kopyalayıp yapıştırıp yapıştıramayacağınıza bakın.
- Adlarını tutarsız bir şekilde yanlış heceleyerek okuyucunuzu yabancılaştırma riskiyle karşı karşıyasınız.
Yöntem 4/4: E-postanızın Açılış Satırını Oluşturma
Adım 1. E-postanızın amacını hemen belirtin
Alıcınıza tam olarak neden yazdığınızı anlatmak için ilk cümlenizi kullanın. Bu şekilde, asılı bırakılmazlar. Bu genellikle, mesajınızın gövdesinde tartışacağınız şeyi merkezi bir fikre dönüştürmek ve onu kısa bir girişe dönüştürmek kadar basittir.
- E-postanız için sağlam bir açıcı, “Soruşturmak için yazıyorum…” veya “Bir konuda fikrini almak istedim…” olabilir.
- Uzun soluklu bir giriş veya gereksiz bilgilerle alıcınızı sıkmayın. Çalıların etrafında dolaşmaya gerek yok - sadece içine atlayın.
Adım 2. Bir yanıt yazıyorsanız alıcınıza teşekkür edin
Size gönderdikleri bir mesaj hakkında birine geri döndüğünüzde, bir dakikanızı ayırıp teşekkür etmek adettendir. Bir şey için teşekkür edilmek çok sevindirici olabilir ve küçük bir minnettarlık ifadesi, yazışmanızın doğru bir şekilde başladığından emin olmanıza yardımcı olacaktır.
- İlk cümlenizi ifade ederken, orijinal e-postanın amacını, "Son deneyiminiz hakkında Acme Corporation ile iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz" veya "Bu kadar hızlı yanıt verdiğiniz için teşekkürler" gibi, kabul ettiğinizden veya özetlediğinizden emin olun.
- Yazışmanız işle ilgili değilse, "Ulaştığınız için teşekkürler. Konuşmayalı çok uzun zaman oldu!"
Adım 3. Yakın kişileri daha kişisel bir notla selamlayın
Alıcınızı oldukça iyi tanıyorsanız, onları kontrol ederek veya yaşamlarıyla ilgili güncellemeler isteyerek daha duygusal bir yaklaşım benimsemeyi seçebilirsiniz. Kişisel selamlamalar samimi bir duyguya sahiptir ve samimi, içten bir dinamik oluşturmaya hizmet eder.
- “Yeni bebeğin için tebrikler!” gibi bir öncü çizgi kullanabilirsiniz. veya "Az önce Brooklyn'deydim ve bir sürü güzel anıyı geri getirdim" gibi bir akrabanıza ya da samimi bir ofis arkadaşınıza onların aklınıza geldiğini hatırlatmak için.
- Alıcınızla olan ilişkiniz göz önüne alındığında, eklediğiniz kişisel yorumların veya soruların uygun olduğundan emin olun. “Yeni daireni nasıl buldun?” sadece bir veya iki kez tanıştığınız birini korkutabilir.
Adım 4. Dikkat çekici bir buz kırıcı olarak biraz esprili çalışın
Profesyonel dünyada mizah genellikle cesareti kırılırken, mantıklı bir şekilde kullanıldığında pratik günlük iletişimin sıkıcı doğasından hoş bir rahatlama anı sağlayabilir. Çoğu insan kuru, nokta atışı e-postaları gözden geçirmeye alışkındır, bu nedenle komik selamlar okuyucunuzu çekme ve onları daha fazla meşgul etme etkisine sahip olabilir.
"İşleri biraz hafifletmek istiyorsanız, "Bugün Cuma mı?" gibi bir açılış cümlesi deneyin. ya da "Sabah ilk iş benden haber almayı ne kadar sevdiğini biliyorum."
Uyarı:
Hızlı bir espri veya biraz aptalca kelime oyunu, renksiz profesyonel e-postaları canlandırmak için yararlı olabilir, ancak yalnızca durum gerektirdiğinde.
İpuçları
- Kısa olmasına rağmen selamlama, bir iş e-postasının en önemli kısımlarından biridir. Esasen alıcınıza sizin ve profesyonel tavrınız hakkındaki ilk izlenimini verir.
- Çoğu kişinin verdiği veya tercih ettiği adlar, gönderen bilgilerinde veya e-posta adreslerinde bulunabilir.
- İlk e-postanızdan sonra anonim bir alıcının adını öğrenirseniz, değişikliği onaylamak ve daha kişisel bir akor vurmak için sonraki iletilere eklediğinizden emin olun.
