IBM Notes e-postanızda alanınız tükeniyor ancak e-postaları silmeye hazır değilseniz, bunları arşivlemeyi düşünün. E-postaları arşivlemek, mesajları bilgisayarınızda farklı bir konuma kopyalamak anlamına gelir. Orijinal e-postaları kaydederken hesabınızda yer açmak için IBM Notes'u nasıl arşivleyeceğinizi öğrenin. Ayrıca bilgisayarınızın ve yazılımınızın en yüksek performansta çalışmasına yardımcı olur.
adımlar
Adım 1. Posta dosyanızın boyutunu sınırlayın
Posta dosyanızın boyutunu 500MB'den az tutun. (Bazı kuruluşlar 200MB gibi daha katı bir sınırlama gerektirebilir.)
- Dosya, Veritabanı, Özellikler'e giderek veri boyutunuzu kontrol edin. Lotus 8'de Dosya, Uygulamalar, Özellikler'e gidin.
- "i" sekmesine tıklayın. "Disk Alanı"ndan sonraki sayı, şu anda IBM Notes'ta sahip olduğunuz veri miktarıdır.
Adım 2. Kuruluşunuzun önceden belirlenmiş ayarlarını öğrenin
IBM Notes'u okul veya iş için kullanıyorsanız, arşiv ayarları zaten yerinde olabilir. Bu, kuruluşların kullanıcı başına e-posta miktarını ve kuruluş içindeki bilgisayarların genel performansını kontrol etmesine yardımcı olur. Arşiv ayarları zaten kurulmuşsa, değiştirilip değiştirilemeyeceklerini öğrenmek için teknik sistem personelinizle görüşün.
Adım 3. İstediğiniz arşiv ayarlarını belirleyin
Tüm IBM Notes e-postalarını arşivleyebilir veya belirli olanları seçebilirsiniz. Ayrıca, IBM Notes'un ne sıklıkta arşivlenmesini istediğinize karar vermeniz gerekecektir.
- Uygun uygulamayı açın (Mail).
- Eylemler, Arşiv, Ayarlar'a gidin.
- Ölçütler sekmesine gidin ve "Son değiştirilme için varsayılan" seçeneğinin seçili olduğundan emin olun.
- Değişiklikleri kaydetmek için "tamam"a tıklayın.
- Kriterlerin etkinleştirildiğinden emin olun.
Adım 4. Otomatik arşivleri planlayın
Otomatik arşivleri zamanlamak, düzenli ve tutarlı bir şekilde arşivlemenizi sağlar. Ayrıca size zaman kazandırır.
- Uygun uygulamayı (Mail) açın.
- Eylemler, Arşiv, Ayarlar'a gidin.
- Zamanlama sekmesine gidin. "Arşivleme zamanla"nın seçili olduğundan emin olun.
- Bilgisayarınızın dosyalarınızı arşivlemesini istediğiniz uygun saati ve günü seçin.
Adım 5. IBM Notes'u manuel olarak arşivleyin
Otomatik arşivlemeyi planlasanız bile istediğiniz zaman manuel olarak arşivleyebilirsiniz.
- Uygun uygulamayı (Mail) açın.
- Arşivlemek istediğiniz postayı veya klasörü açın.
- Eylemler, Arşivle, Şimdi Arşivle'ye gidin.
- Önceden belirlediğiniz ayarlara göre arşivlemek için Evet'e tıklayın.
Adım 6. Sürükle ve bırak yöntemini kullanarak arşivleyin
Bu, IBM Notes'u manuel olarak arşivlemenin başka bir yoludur.
- Uygun uygulamayı (Mail) açın.
- Arşivlemek istediğiniz postayı veya klasörü açın.
- Uygun mesaj(lar)ı seçin.
- İletileri Gezinti bölmenizdeki gerekli arşive sürükleyin.
Adım 7. Arşivlenmiş mesajları görüntüleyin
Bir e-postayı arşivlemiş olsanız da, yine de zaman zaman ona erişmeniz gerekebilir. Arşiv dosyanız, IBM Notes hesabınızda kurduğunuz klasörleri taklit edecektir. Her şey tasarladığınız şekilde organize kalacaktır.
- Uygun uygulamayı açın (Mail).
- Gezinti bölmenizde Arşivle'yi tıklayın.
- Uygun arşivi seçin (yani, Son Değiştirme için Varsayılan).
İpuçları
- Önemli e-postaları yedekleyin. IBM Notes'ta önemli e-postalarınız varsa, bunları CD veya DVD gibi başka bir konuma kopyaladığınızdan emin olun. Bu, sunucuya veya kişisel bilgisayarınızda depolanan kopyaya bir şey olması durumunda size fazladan bir kopya sağlar.
- Özellikle ek içeriyorsa, eski ve gereksiz mesajları silin. Bu aynı zamanda veri boyutunuzu düşürmenize ve bilgisayarınızın performansına yardımcı olacaktır.
