Arşivleme, bilgilerin saklanması veya korunmasıdır. Kuruluşlar, belgelerin ömrünü artırmak için her gün kağıt belgeleri dijitale dönüştürüyor. Bu, günümüzde bilgisayarlar tarafından üretilen muazzam miktarda veri ile birleştiğinde, belgelerin arşivlenmesinin öneminin artacağı anlamına geliyor. Belgeleri nasıl arşivleyeceğinizi biliyorsanız, bilgisayarınızın mevcut belgeleri daha verimli bir şekilde işlemesi için yer açabilirsiniz.
adımlar
Adım 1. Belgeleri bir zip dosyasında arşivleyin
Özellikle önemli, ancak nadiren ihtiyaç duyulan dosyalar için yararlı olan zip dosyaları, belgelerin sabit sürücünüzde kapladığı alanı azaltır.
- Zip formatına dönüştürmek istediğiniz dosyaları vurgulamanız yeterlidir.
- Farenizle sağ tıklayın ve ardından "Gönder" i seçin.
- Dosyaları bir "Sıkıştırılmış (sıkıştırılmış) klasöre" göndermek istiyorsunuz.
- Zip klasörüne çift tıklayarak dosyaların gerçekten orada olup olmadığını kontrol edin. Eğer öyleyse, orijinal dosyaları silebilirsiniz.
Adım 2. Belgelerinizi ayrı bir depolama ortamına taşıyın
Dijital arşivleme için popüler seçenekler, harici teyp sürücüleri, harici sabit sürücüler veya parmak sürücülerdir.
Adım 3. CD veya DVD kaydediciniz varsa, belgeleri bir CD veya DVD'ye yedekleyin
Yedeklemeler, arşivlemenin başka bir yoludur, ancak bu yöntemi muhtemelen başka bir adla biliyorsunuzdur - disk yazma. Örneğin, Windows, dosyaları CD'lere veya DVD'lere kopyalamak için Canlı Dosya Sistemi ve Ana Biçim (diğer aygıtlarla uyumluluk için daha iyi) kullanır.
- Canlı Dosya Sistemi için bilgisayarınızın CD veya DVD kaydedicisine yazılabilir bir CD veya DVD yerleştirin.
- İletişim kutusu göründüğünde, "Dosyaları veri diskine yaz"ı tıklayın.
- Diski adlandırın ve ardından "İleri" ye tıklayın.
- Diskin görünmesi için boş bir klasör bekleyin. Bu, diskin biçimlendirildiği ve dosyaları kopyalamaya hazır olduğu anlamına gelir.
- Arşivlemek istediğiniz belgelerin bulunduğu klasörü açın ve dosyaları boş disk klasörüne sürükleyin.
- Mastered formatı için, bilgisayarın CD veya DVD kaydedicisine yazılabilir bir CD veya DVD yerleştirin.
- İletişim kutusu göründüğünde, "Dosyaları veri diskine yaz"ı tıklayın.
- Diske bir ad verin ve "Biçimlendirme seçeneklerini göster"i tıklayın.
- "Usta"yı seçin ve "İleri"ye tıklayın.
- Diskin görünmesi için boş bir klasör bekleyin. Bu, diskin biçimlendirildiği ve dosyaları kopyalamaya hazır olduğu anlamına gelir.
- Arşivlemek istediğiniz belgelerin bulunduğu klasörü açın ve bu dosyaları boş disk klasörüne sürükleyin.
Adım 4. Belgeleri saha dışı depolamaya gönderin
- Arşivlenen dosyalar için bir konum işlevi görmenin yanı sıra, güvenli tesis dışı depolama konumları, verileri yangın ve sabit sürücü arızaları gibi felaketlerden korur.
- Bu hizmeti sunan çok sayıda şirket varken, nasıl çalıştıkları ve belgelerin site dışında arşivlenmesine hangi garantilerin dahil olduğu konusunda ayrıntılar için doğrudan bir şirketle iletişime geçmelisiniz.
Adım 5. Dijital arşivleme için yazılım kullanın
- Bir belgenin görünümünü ve verdiği hissi korumanın en iyi bilinen yöntemlerinden biri, bir PDF dosyası oluşturmaktır. Adobe tarafından sunulan bu yazılım - - Adobe Acrobat olarak bilinir - çeşitli yazılım programlarından belgeleri PDF formatına dönüştürmeyi kolaylaştırır. Bu dosyaları oluşturacak birkaç ücretsiz program da vardır.
- Spesifikasyonların herkese açık olması, Adobe yazılımının gelecekteki sürümlerinin belgelerin önceki sürümlerini okuyabileceği anlamına gelir.
- Ek olarak, PDF Okuyucular Adobe web sitesinden ücretsiz olarak indirilebilir.
Adım 6. Belgeleri arşivlemek için teknolojiden haberdar olun
Teknolojinin hızla gelişmesiyle, bugün mevcut olan yarın eskimiş olabilir. Arşivlenmiş dosyaları yeni bir sisteme taşırken bu sorun olabilir.
İpuçları
- Arşivlenmiş dosyaları kataloglayın, böylece siz veya diğer kişiler zaman içinde gerekli dosyaları bulabileceksiniz. Bu, dosya veya klasörleri içerik adıyla ve dosyaların kapsadığı tarihlerle adlandırmak kadar basit olabilir. Örneğin, iş kayıtlarını arşivliyorsanız, bir klasöre "İş dosyaları 1997 yılının 1. çeyreği" adını verebilirsiniz. Daha büyük sistemlerde, arşivler büyük olasılıkla kataloglama amacıyla meta verileri kullanır.
- Dosyaları arşivlemenin bir başka nedeni de bazen bilgilerin saklanmasını gerektiren yasal zorunlulukların olmasıdır.
Uyarılar
- Multimedya verileri genellikle belirli donanım veya yazılımlarla bağlantılıdır ve tescilli sistemlerin dışında erişilebilir olmayabilir.
- Bir tehlike, dosya bozulması riskidir. Bilgilerinizi yedeklemek için iyi test edilmiş bir sistem kullandığınızdan emin olun.
- Belgeleri arşivlemek için bir sisteme sahip olmamak, özellikle yanlışlıkla silinirse, dosyaların kasıtsız olarak kaybolmasına neden olabilir.
