Access, bir veya birden çok Excel veritabanını kendi sistemine aktarmanıza olanak tanıyan bir ilişkisel veritabanı yöneticisidir, böylece bunlar arasındaki veya aralarındaki ortak alanları eşleştirebilirsiniz. Tek bir Access dosyası birden çok Excel elektronik tablosu içerebildiğinden, program ayrıca büyük miktarda bilgiyi toplamak veya analiz etmek için harika bir yoldur. Ancak önce, Excel elektronik tablosunu Access'e aktarmanız gerekir. Bu sadece birkaç önemli adım gerektirir.
adımlar
Bölüm 1/3: Excel'i Access'e Aktarmaya Hazırlanma
Adım 1. Bilgisayarınızda her iki programı da açın
Hem Excel hem de Access içeren bir Microsoft Office paketi satın almanız ve indirmeniz gerekecektir. Bunu çevrimiçi olarak Microsoft sitesi aracılığıyla yapabilirsiniz.
- Programlar indirildikten sonra, Windows'ta "Başlat"a tıklayın ve "Tüm Programlar"ı seçin.
- "Microsoft Office" üzerine tıklayın ve ardından açılır menüden "Erişim" (veya "Excel") öğesini seçin. Başka birinin size gönderdiği veya sizin başka bir yerden indirdiğiniz bir Excel elektronik tablonuz zaten olabilir. Bilgisayarınızda Office olması, onu açmanıza olanak tanır.
Adım 2. Access'e aktarmadan önce Excel elektronik tablonuzu temizleyin
Excel elektronik tablosunu Access'e aktarmadan önce birkaç basit adım atmanız işinizi kolaylaştıracaktır. Anahtar, verilerinizin içe aktarılan elektronik tablolar arasında tutarlı olması gerektiğidir.
- Excel elektronik tablosundaki ilk satırın sütun başlıklarınızı (veya alan adlarınızı) içerdiğinden ve bunların çok açık ve anlaşılması kolay olduğundan emin olmak iyi bir fikirdir. Örneğin, kişilerin soyadlarını içeren bir sütun için, sütun başlığını/alan adını "soyadı" olarak adlandırmak isteyebilirsiniz. Açık ve kesin olun, çünkü bir Excel sayfasındaki sütun başlıklarını diğeriyle eşleştirmeye çalıştığınızda bu daha kolay olacaktır.
- Access, iki veya birçok elektronik tablo arasında ortak alanları bağlamanıza olanak tanır. Diyelim ki bordro bilgilerini içeren bir Excel sayfanız var. Kişilerin ad ve soyadlarını, adreslerini ve maaşlarını içerir. Diyelim ki, Access içindeki bu sayfayı kampanya finansmanı katkılarıyla ilgili bilgileri içeren ikinci bir Excel sayfasıyla eşleştirmek istiyorsunuz. Bu ikinci sayfa kişilerin adlarını, adreslerini ve bağışlarını içerir. Access'in yapmanıza izin verdiği şey, farklı sütun başlıklarını birbiriyle eşleştirmektir. Örneğin, aynı ada sahip kişilerin her iki veritabanında da göründüğünü görmek için ad başlıklarını bağlayabilirsiniz.
- Her veri türünün aynı şekilde işlendiğinden emin olmak için Excel sayfalarını tarayın ve Access'e aktarmadan önce bunları temizleyin. Access'in "ilişkisel" dediği şey olmalıdır. Örneğin, bordro için varsayımsal elektronik tablo bir sütunda ad, soyadı ve ikinci baş harfi içeriyorsa, ancak ikinci elektronik tablo ayrı sütunlarda yalnızca ad ve soyadı içeriyorsa, Access bunu eşleşme yok olarak kaydeder. Eşleşen sütun başlıkları/alanları olması gerekir.
Adım 3. Excel'de bir sütundaki bilgileri bölün
Bu sorunla ilgilenmek için, Access'te hatalı bir şekilde "eşleşme yok" olarak kaydedilmemesi için Excel'deki bir sütundaki bilgileri bölmek isteyebilirsiniz.
- Örnek olarak, ilk adı kendi sütununa, ortadaki baş harfi kendi sütununa ve soyadını kendi sütununa bölmek isteyebilirsiniz. İkinci e-tabloda zaten aynı şekilde yapıldıysa, Access'te soyadı ile soyadı bağladığınızda, adlar aynı olduğunda eşleşmeler oluşturmalıdır.
- Excel'de bir sütunu bölmek için, içinde bölmek istediğiniz bilgileri içeren sütunu vurgulayın. Excel programı içindeki araç çubuğundaki "veri"ye tıklayın. "Sütunlara metin" üzerine tıklayın. Genellikle, "sınırlandırılmış" seçeneğini seçersiniz. Sonrakine tıkla.
Adım 4. Birleştirilmiş sütunları bölmek için sihirbazı kullanmaya devam edin
Artık birleştirilmiş bilgileri bir sütunda birden çok sütuna bölme işlemini tamamlamaya hazırsınız.
- Sütun içindeki verilerin nasıl "sınırlı" olacağını seçin. Bu, sütundaki her bilgi parçasının bir şeyle ayrıldığı anlamına gelir. En yaygın seçenekler arasında boşluk, virgül veya noktalı virgül bulunur. Çoğu zaman bilgi bir boşlukla ayrılır. Aşağıdaki örnekte olduğu gibi: Diyelim ki "John A. Doe" adı tek bir sütunda görünüyor. John adı, ortadaki A harfinden bir boşlukla ayrılır. Doe soyadı, ortadaki A harfinden bir boşlukla ayrılır. Bu nedenle, sınırlandırılmış sihirbazda boşluk seçin.
- Sonrakine tıkla. Bitir'i tıklayın. Program John, A. ve Doe'yu üç sütuna ayırmalıdır. Ardından, yeni sütunlara, içlerinde yer alan bilgilerin türünü (soyadı, adı, vb.) belirtmek için yeni başlık adları verebilirsiniz. Bölmekte olduğunuz verilerin sağında birkaç boş sütun oluşturmak iyi bir fikirdir çünkü bu, verileri yeni boş sütunlara (zaten bilgi içeren sütunlar yerine) itecektir.
Bölüm 2/3: Excel'i Access'e Aktarma
Adım 1. Bilgisayarınızda Access programını açın
Başlat menüsüne gidin, Microsoft Office'i seçin ve Microsoft Access'e tıklayın. Excel sayfasını içe aktarmak için yeni bir boş Access veritabanı açmanız gerekir.
- Access programında yeni bir veritabanı oluşturmak için "boş masaüstü veritabanı"nı seçin.
- İstersen yeni bir isim ver. "Oluştur"u tıklayın.
Adım 2. Bir Excel elektronik tablosunu Access'e aktarın
Sonraki adım, Excel elektronik tablosunu (veya birden fazla) Access veritabanına çekmektir.
- Access veritabanı yöneticisine girdikten sonra araç çubuğundaki "Harici Veriler"e tıklayın. "Excel"i seçin. Bazı Access sürümlerinde, bu işlevi araç çubuğundaki "dosya"yı ve "Dış Verileri Al"ı tıklayarak bulabilirsiniz.
- "Dosya adı" yazan yerde "göz at"ı tıklayın. Bu, bilgisayarınızda Excel sayfanızı bulmanızı sağlar.
- "Kaynak verileri geçerli veritabanındaki yeni bir tabloya aktar" yazan kutuyu işaretli bırakın. Varsayılan olarak kontrol edilecektir.
- Bilgisayarınızda içe aktarmak istediğiniz Excel elektronik tablosunu bulduğunuzda üzerine tıklayın. "Tamam" ı tıklayın. Bu sizi Excel'i Access'e aktarmak için sihirbaza götürecektir.
Bölüm 3/3: İçe Aktarma İşlemini Tamamlamak için Sihirbazı Kullanma
Adım 1. Access'te görünen sihirbazdaki adımları izleyin
Elektronik tablonuzu içe aktarma işlemini tamamlamak için sihirbazdaki adımları tamamlamanız gerekir.
- Excel elektronik tablosundan içe aktarmak istediğiniz çalışma sayfasını seçin. Bazen bu basittir çünkü Excel elektronik tablosu yalnızca bir sayfadır. Ancak, bazen insanlar tek bir Excel elektronik tablosunda birden çok sayfa oluşturur; bunu, elektronik tablonun altındaki sekmelere tıklayarak görebilirsiniz. Bu durumda, hangi elektronik tabloyu seçtiğinizi Access sihirbazına bildirmeniz gerekir. Sonrakine tıkla.
- Sonraki sayfada, Excel sayfasındaki ilk satırın sütun başlıkları olup olmadığını soran bir kutu vardır. Bu, her sütundaki verileri (soyadı, adres, maaş vb.) tanımlayan bir elektronik tablodaki satır anlamına gelir. İlk satırın açıkça tanımlanmış sütun başlıklarına sahip olduğundan emin olmak için önce Excel sayfanızı temizlediyseniz iyi bir fikirdir. Ardından, ilk satırın sütun başlıkları içerdiğini evet olarak kontrol edin. Bu en basit yaklaşımdır. Sonrakine tıkla.
- İlk satırınız sütun başlıkları içermiyorsa, sonraki sayfa Access'te "alanlar" olarak adlandırılanları yeniden adlandırmak isteyip istemediğinizi sorar (bunlar sütun başlıklarıdır). İçe aktarmadan önce her alana net ve tanınması kolay bir ad vermediyseniz (önerilir), o zaman burada yapabilirsiniz.
Adım 2. İçe aktarma işlemini tamamlayın
İçe aktarma işleminde yalnızca birkaç adım kaldı. Sihirbazdaki sonraki sayfa, birincil anahtar tanımlamak isteyip istemediğinizi soracaktır.
- Bunu yapmak zorunda değilsin ama yapabilirsin. Birincil anahtar, bilgisayar programının her bir bilgi satırına benzersiz bir sayı atayacağı anlamına gelir. Bu, daha sonra verileri sıralarken yardımcı olabilir. Sonrakine tıkla.
- Sihirbazdaki son ekran, varsayılan bir ad sağlayan bir alana sahiptir. İçe aktarmakta olduğunuz Excel sayfasının adını değiştirebilirsiniz (içe aktarmayı bitirdiğinizde Access'te sayfanın sol tarafında bir "tablo" haline gelir).
- "içe aktar" ı tıklayın. "Kapat" ı tıklayın. Masanızı ekranın sol tarafında göreceksiniz. Artık Access içinde içe aktarılır.
- Birden fazla veri kümesini bağlamak istiyorsanız, bu işlemi başka bir veya birden çok Excel elektronik tablosuyla tekrarlayın. Artık Access içindeki sayfalardaki verileri eşleştirmeye hazırsınız.
Video - Bu hizmet kullanılarak YouTube ile bazı bilgiler paylaşılabilir
Uyarılar
- Excel dosyası, Access'ten farklı bir Office sürümündense, dosyaları sorunsuz bir şekilde içe aktarmada sorun yaşayabilirsiniz.
- Yeterince altı çizilemez: Excel elektronik tablonuzu içe aktarmadan önce temizlemeniz gerekir. Kısmen bu, sahip olduğunuz verileri problemler için analiz etmek anlamına gelir.
- Her zaman orijinal elektronik tablolarınızın bir kopyasını saklayın, böylece onları karıştırırsanız işlemi tekrarlayabilirsiniz.
- 255'ten fazla alanı Access'e aktaramazsınız.
