Günümüzde çok sık kullanılmasalar da, bir faks makinesi, özellikle ofis ortamında önemli belgeleri, formları ve elle yazılmış notları hızlı ve verimli bir şekilde iletmek için hala önemli bir cihazdır. Bir faks makinesi, belge göndermek ve almak için aktif bir sabit telefon hattı kullanır ve bunlardan birini kullanmak bir telefon numarasını çevirmek kadar kolaydır. Faks makinenizi doğru bir şekilde kurduktan ve faks gönderme ve alma yöntemlerine alıştıktan sonra, belgeleri çok kısa sürede gönderebileceksiniz!
adımlar
Bölüm 1/3: Faks Makinenizi Kurma
Adım 1. Faks makinesini konumlandırın
Faks makinesini elektrik prizlerine ve telefon jakına yakın düz bir yüzeye yerleştirin. Kağıt beslemenin dışa baktığından emin olun. Bu, gelen faksların ve taranan belgelerin duvar ile makine arasına sıkışmasını ve zarar görmelerini önlemeye yardımcı olacaktır.
Adım 2. Güç kaynağını bağlayın
Faks makinesini en yakın duvar prizine takın. Bağlantının sağlam olduğundan ve fişin prize düzgün şekilde oturduğundan emin olun. Faks makinesi güç kaynağına bağlandıktan sonra, kurulumun geri kalanında kapalı kaldığından emin olun.
Adım 3. Telefon hattını emniyete alın
Bir faks makinesi, belgeleri oluşturmak ve yazdırmak üzere veri göndermek ve almak için bir telefon hattı kullanır. İnternet tabanlı bir telefon hattı üzerinden çalışmazlar. Makinenizin belgeleri oluşturmak üzere sinyal gönderip alabilmesi için, faks makinesi için etkin bir telefon hattınız ve bir telefon numarasına sahip olduğunuzdan emin olun.
Gerekirse bir sabit hat kurmak için kablo ve telefon sağlayıcınızı arayın
Adım 4. Telefon kablosunu bağlayın
Faks makinesinin, genellikle makinenin arkasında bulunan telefon jakına standart bir telefon kablosu bağlanmalıdır. Kablonun diğer ucu doğrudan duvardaki en yakın telefon jakına sabitlenmelidir. Kablonun makineye ve duvardaki telefon jakına bağlı olup olmadığını iki kez kontrol edin.
Adım 5. Kağıt ve mürekkep ekleyin
Faks, gelen belgeleri oluşturmak ve yazdırmak için bir kağıt ve mürekkep kaynağı gerektirecektir. Bu malzemelerin elinizde olduğundan emin olun.
- Kağıdı yerleştirmeden önce, birbirine yapışmadıklarından emin olmak için kağıt yığınını havalandırın veya çevirin. Bu, kağıt sıkışmalarını önlemeye yardımcı olacaktır.
- Her makinede belirli bir tür, boyut ve sayıda mürekkep kartuşu bulunur. Hangi mürekkebin makinenizle en iyi şekilde çalıştığına karar vermek için makinenin talimatlarını gözden geçirdiğinizden emin olun.
Adım 6. Bağlantıyı kontrol edin
Faks makineniz bağlandıktan ve kağıt ve mürekkep yerleştirildikten sonra makineyi açın ve telefon bağlantısını kontrol edin. Faks makinesini kullanmak için bağlantının güvenli olması gerekir.
- Cihazınızda varsa, faks makinesinin alıcısını kaldırarak sabit hattın doğru şekilde bağlandığını kontrol edin. Alıcı bir telefona benzemelidir. Bağlantının güvenli olduğunu gösterecek olan çevir sesinin uğultu sesini dinleyin.
- Faksın alıcısı yoksa, faks makinesindeki harici telefon jakından bir telefon bağlayabilirsiniz. Bağlantı sağlamsa çevir sesinin uğultu sesini duymalısınız.
Bölüm 2/3: Faks Gönderme
Adım 1. Makineyi açın
Bir belge göndermeden önce makinenin açık olduğundan ve telefon kablosunun sağlam bir şekilde yerinde olduğundan emin olun. Bağlantının güvenli olduğundan emin olmak için alıcıda çevir sesi olup olmadığını kontrol etmek isteyebilirsiniz.
Adım 2. Bir kapak sayfası kullanın
Kapak sayfası, belgenizin doğru kişiye ulaşmasını garanti etmenin harika bir yoludur. Bu, özellikle birkaç çalışanın aynı cihazı kullandığı bir işletmeye faks gönderirken faydalıdır. Bir kapak sayfası, alıcının adını, faks numarasını ve sizinkiyi, iletişim bilgilerinizi ve alıcının faksta almayı beklediği sayfa sayısını içermelidir.
Kapak sayfasına sayfa sayısının dahil edilmesi, alıcı için, gerekli tüm sayfaları alıp almadıklarını bilmeleri açısından yararlıdır
Adım 3. Belgeleri uygun şekilde sipariş edin
Sayfa numaralarını eklediğinizden ve belgenin sayfalarını alınmasını istediğiniz sıraya koyduğunuzdan emin olun. Alıcının sayfaları birbirine karıştırmasını istemezsiniz. Bu, karışıklığa neden olabilir ve belgenin arkasındaki amaçlanan anlama müdahale edebilir. Sayfaların sıralanması ve numaralandırılması, verimli bir bilgi aktarımı sağlayacaktır.
Adım 4. Belgeleri tarayıcıya yerleştirin
Çoğu faks makinesi, belgeyi yüzü yukarı veya aşağı bakacak şekilde faks makinesinin tarayıcı bölümüne yerleştirmenizi gerektirir. Tüm cihazlarda standart bir yöntem yoktur. Çoğu faks makinesi, cihazın ön tarafında okunması kolay bir sembolle hangi yöntemin kullanılacağını belirtir.
Adım 5. Alıcının faks numarasını çevirin
Faksın ön tarafındaki tuş takımını kullanarak alan kodu da dahil olmak üzere alıcının faks numarasını çevirin. Bir belgeyi uluslararası olarak fakslıyorsanız, ülke kodunu girmeniz gerekir. Dışarıdan arama yapmak için kullanılan bir şirket numarası varsa (genellikle “7” veya “9”), alan veya ülke kodu ve faks numarasından önce bu rakama bastığınızdan emin olun.
Adım 6. Belgeleri gönderin
Numarayı çevirdikten sonra, çoğu faks makinesi belgeyi iletmek için bir "gönder" veya "başlat" düğmesine basmanızı isteyecektir. Bir hata veya kağıt sıkışması olması durumunda belgenin iletilmesini izleyin. Belge aktarımı başarılı olduğunda, faks ile bir ilerleme raporu veya onay sayfası yazdırılır. Bir hata mesajı alırsanız, belgeyi tekrar göndermeyi deneyin.
Bölüm 3/3: Faks Alma
Adım 1. Bağlantıyı kontrol edin
Faks makinesinin açık olduğundan emin olun. Faksları almak için faks makinesinin bir güç kaynağına ve telefon jakına bağlı olduğundan emin olmak da önemlidir. Doğru bağlantıyı sağlamak için ahizeyi kaldırıp çevir sesini dinlemek isteyebilirsiniz.
Adım 2. Kağıt ve mürekkep kaynağını inceleyin
Faks makinesinde yeterli kağıt ve mürekkep sağlamak isteyeceksiniz. Faks makinesi aracılığıyla çok sayıda belge alırsanız, bu sarf malzemelerini sık sık kontrol ettiğinizden emin olun. Aksi takdirde, bu, belgenin tamamını almanızı engelleyebilir veya varışını geciktirebilir.
Adım 3. Zil sesini dinleyin
Faks makinesi, gelen bir belgeyi alırken çalacak veya çevirmeli bağlantı sesi çıkaracaktır. Makine bu belgeleri otomatik olarak işlemek üzere ayarlanmıştır, bu nedenle şu anda herhangi bir şey yapmanız gerekmez. Bu süre boyunca makinedeki düğmelere basmaktan kaçının, aksi takdirde bağlantı bozulabilir veya kesilebilir.
Adım 4. Belgeyi inceleyin
Faks makinesi belgeyi başarıyla aldığında, sayfaları gönderen tarafından yerleştirildikleri sırayla yazdıracaktır. Amaçlanan alıcı olduğunuzdan ve tüm sayfaların başarıyla iletildiğinden ve yazdırıldığından emin olmak için kapak sayfasını inceleyin.
Adım 5. Göndericiyi takip edin
Faksı aldığınızı onaylamak isterseniz veya gerekli tüm bilgileri almadığınız konusunda endişeleniyorsanız, telefon veya e-posta yoluyla gönderen ile iletişime geçmek isteyebilirsiniz. İletişim bilgileri kapak sayfasında listelenebilir, bu nedenle gönderenin bilgileri elinizde yoksa bu sayfaya bakın.
