Ofisten biraz ayrılmanız gerekiyorsa veya tatile çıkmayı planlıyorsanız, size e-posta gönderen kişilere uzakta olduğunuzu bildirmek isteyebilirsiniz. Bir Exchange hesabınız varsa, Outlook yerleşik işlevle birlikte gelir. Bir Exchange hesabınız yoksa, birkaç kural oluşturarak e-postalara otomatik olarak yanıt verebilirsiniz. Exchange hesabınız olsun ya da olmasın, otomatik yanıtlarınızı ayarlamak için bu kılavuzu izleyin.
adımlar
Yöntem 1/4: Outlook 2010/2013
Adım 1. Otomatik yanıtları açın
Bir Exchange klasörü seçin. Mesaj deponuzdan klasörü seçin. Otomatik Yanıtlar seçeneğini görebilmeniz için bir Exchange klasörünün seçili olması gerekir. Otomatik Yanıtlar (Ofis Dışında) menüsünü açın. Bunu Dosya sekmesine tıklayarak ve ardından Bilgi sekmesini seçerek bulabilirsiniz.
Adım 2. Yanıtlarınızı yapılandırın
Otomatik Yanıtlar menüsünde, Otomatik Yanıt Gönder etiketli kutuyu işaretleyin. Asistanın aktif olduğu zamanı kutuyu işaretleyerek ve saat ve tarih aralığını ayarlayarak ayarlayabilirsiniz.
Adım 3. Cevaplarınızı yazın
Değişim sunucunuzdan gönderilen e-postalar için Kuruluşumun İçinde sekmesini kullanın. Başkalarından alınan e-postalara verilen yanıtlar için Kuruluşumun Dışı sekmesini kullanın. Cevaplarınızdan memnun kaldığınızda, Tamam'ı tıklayın.
Adım 4. Otomatik Yanıtları Devre Dışı Bırakın
Otomatik yanıtlarınız için bir tarih aralığı belirlerseniz, tarih aralığı bittiğinde asistan otomatik olarak sona erer. Bir aralık belirlemediyseniz, Otomatik Yanıtlar menüsünü açıp “Otomatik yanıt gönderme”yi seçene kadar bu devam eder.
Yöntem 2/4: Outlook 2007
Adım 1. Office Assistant'ı açın
Araçlar sekmesini tıklayın. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı'nı seçin. "Ofis Dışına Otomatik Yanıt Gönder" etiketli kutuyu işaretleyin. Asistanın aktif olduğu saati kutuyu işaretleyerek ve saat ve tarih aralığını ayarlayarak ayarlayabilirsiniz.
Adım 2. Cevaplarınızı yazın
Değişim sunucunuzdan gönderilen e-postalar için Kuruluşumun İçinde sekmesini kullanın. Başkalarından alınan e-postalara verilen yanıtlar için Kuruluşumun Dışı sekmesini kullanın. Cevaplarınızdan memnun kaldığınızda, Tamam'ı tıklayın.
Adım 3. Ofis Dışında Yardımcısı'nı devre dışı bırakın
Otomatik yanıtlarınız için bir tarih aralığı belirlerseniz, tarih aralığı bittiğinde asistan otomatik olarak sona erer. Bir aralık belirlemediyseniz, Otomatik Yanıtlar menüsünü açıp "İş Yeri Dışında otomatik yanıtları gönderme"yi seçene kadar bu aralık devam eder.
Yöntem 3/4: Outlook 2003
Adım 1. Office Assistant'ı açın
Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı'nı seçin. “Şu anda Ofis Dışındayım” etiketli kutuyu işaretleyin.
Adım 2. Cevaplarınızı yazın
“Aşağıdaki metni içeren her gönderene yalnızca bir kez Otomatik Yanıtla:” etiketli kutuya, yanıtlamak istediğiniz yanıtı girin.
Adım 3. Kuralları ekleyin
Asistanınıza, belirli gönderenlerden başka bir alıcıya mesaj iletmek gibi kurallar ekleyebilirsiniz. Özel bir kural yapılandırmak için Kural Ekle… düğmesini tıklayın. Örneğin, siz yokken önemli e-postaların kaçırılmaması için belirli bir istemciden iş arkadaşınıza posta iletecek bir kural oluşturabilirsiniz.
Adım 4. Ofis Dışında Yardımcısı'nı devre dışı bırakın
İşyeri Dışında Yardımcısı, Otomatik Yanıtlar menüsünü açıp "İş Yeri Dışında otomatik yanıtları gönderme"yi seçene kadar devam eder.
Yöntem 4/4: Exchange Hesabı Olmadan Otomatik Yanıt Gönderme
Adım 1. Şablonunuzu oluşturun
Bir Exchange hesabı olmadan Otomatik Yanıt seçenekleri kullanılamaz. Bir şablon ve birkaç kural kullanarak otomatik yanıt oluşturmak hala mümkündür. Yeni bir e-posta oluşturarak başlayın. Bu, otomatik yanıtınız için şablon olacaktır.
- Durumu kısaca açıklayan bir Konu seçin. Örneğin, “Ofis dışı saate kadar”. Alıcının yanıtın otomatik olduğunu hemen bilmesini sağlamak için Konu bölümüne "otomatik yanıt" kelimelerini de yazabilirsiniz.
- Kısa bir mesaj yazın. E-postanın Gövde kısmına, onu alan herkese uygulanabilecek genel bir mesaj yazın. Alıcının size nasıl ulaşacağını veya başka kiminle iletişim kuracağını bilmesini sağlayın.
Adım 2. Şablonunuzu kaydedin
Mesajdan memnun kaldığınızda, Farklı Kaydet'i tıklayın… "Kaydet türü" açılır menüsünde Outlook Şablonu'nu seçin. Bu, dosyayı Outlook'a yüklenen bir şablon olarak kaydeder.
Adım 3. Kuralları oluşturun
Otomatik yanıtın doğru çalışmasını sağlamak için, süreci otomatikleştirmek için bazı kurallar tanımlamanız gerekecektir. Office 2003/2007'de Araçlar menüsüne tıklayın ve Kurallar ve Uyarılar'ı seçin. Office 2010/2013'te Dosya sekmesine tıklayın, Bilgi'yi seçin ve ardından Kurallar ve Uyarılar'a tıklayın. Bu, E-Posta Kuralları menüsünü açacaktır.
- Yeni Kural düğmesini tıklayın. Bir şablon seçmeniz istenecektir. "Boş bir kuraldan başla" bölümünden "Mesajlar geldiğinde kontrol et"i seçin. Sonrakine tıkla.
- Hangi mesajların yanıtlanacağını tanımlayın. Gelen kutunuza aldığınız her mesaja yanıt vermek istiyorsanız, “Kime kutusunda adımın bulunduğu yer” kutusunu işaretleyin. Konu veya gövdede belirli sözcükleri içeren belirli gönderiler veya e-postalar belirleyerek bunu daraltabilirsiniz. Seçimlerinizi yaptıktan sonra İleri'ye tıklayın
- Şablonunuzu yükleyin. Daha önce oluşturduğunuz mesajı yüklemek için bir sonraki pencerede "belirli bir şablonu kullanarak yanıtla" kutusunu seçin. "Belirli bir şablon" için kutu açıklamasındaki bağlantıyı tıklayın. Bu, şablonların nerede aranacağını soran bir iletişim kutusu açacaktır. “Dosya Sisteminde Kullanıcı Şablonları”nı seçin. Daha önce oluşturduğunuz mesajı açın.
- İstisnalarınızı belirleyin. Şablon yüklendikten sonra, belirli bir alıcıya veya belirli mesaj türleri gibi yanıtın gönderilmesini istemediğiniz durumları tanımlayabilirsiniz. Seçimlerinizi yaptıktan sonra İleri'ye tıklayın.
- Kuralınızı adlandırın. Bitirmeden önce kuralınız için bir ad belirlemeniz gerekir. Gelecekte kuralı hızlı bir şekilde devre dışı bırakabilmeniz için hatırlaması kolay bir şey kullanın. Kuralı etkinleştirmek için "Bu kuralı aç" kutusunu işaretleyin ve ardından Bitir'e tıklayın.
Adım 4. Kuralı devre dışı bırakın
Ofise döndüğünüzde Kurallar ve Uyarılar menüsünü tekrar açarak kuralı devre dışı bırakabilirsiniz. Etkin kurallar listenizden oluşturduğunuz İşyeri Dışında kuralını seçin ve ardından Sil düğmesini tıklayın.
Video - Bu hizmet kullanılarak YouTube ile bazı bilgiler paylaşılabilir
İpuçları
- Kuruluş genellikle şirketiniz olarak tanımlanır ve e-posta sisteminizde Exchange Server hesabı olan kişileri içerir.
- Araçlar menüsü ana Outlook penceresinde görünür. Ana pencere, Outlook'u başlattığınızda görünen pencereyle aynıdır ve Dosya, Düzenle, Görünüm, Git, Araçlar, Eylemler ve Yardım menülerini içerir. E-posta mesajları, kişiler veya görevler gibi öğeleri oluşturduğunuz veya görüntülediğiniz pencerelerde Araçlar menüsü yoktur.
- Kuruluşum dışındaki kişilere otomatik yanıtla onay kutusu seçildiğinde, sekme adının yanında Kuruluşum Dışında sekmesi (Açık) görüntülenir.
- Kişi, Exchange Server Kişiler klasörünüzde bulunmalıdır. Kişi yalnızca Kişisel Klasörler dosyasının (.pst) parçası olan bir klasörde bulunuyorsa, otomatik yanıt mesajı gönderilmez.
