Bir süredir çalışıyorsanız, muhtemelen e-postaların ne kadar önemli olduğunu biliyorsunuzdur. İnternet üzerinden ses tonunu veya beden dilini aktarmanın bir yolu olmadığından, birinin mesajını ekranda gördüğünüzde yanlış yorumlamak kolaydır. Profesyonel bir ortamda açık, özlü ve etkili e-postaları nasıl yazabileceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.
adımlar
Yöntem 1/10: Odaklanabileceğiniz zaman e-posta yazın
Adım 1. Dikkatiniz dağılıyorsa, e-postanız o kadar iyi bir araya getirilmiş olmayabilir
Yazacak bir e-postanız olduğunda, milyonlarca başka şey düşünmediğinizde kesintisiz oturmaya çalışın. Yazınız daha net olacak ve dilbilginize, tonunuza ve genel mesajınıza odaklanabileceksiniz.
- Bu, özellikle e-postanız birden fazla kişiye gidiyorsa önemlidir.
- Sessiz bir odada e-posta yazın ve telefonunuzu ve diğer dikkat dağıtıcı şeyleri uzaklaştırın.
Yöntem 2/10: İlk birkaç kelimenizin tonunu ayarlayın
Adım 1. Açılış cümlenizin büyük bir etkisi olabilir
Tonunuzun hafif ve rahat olmasını istiyorsanız, “Merhaba Jessica! Umarım iyi bir haftasonu geçirmişsindir." Biraz daha profesyonel olmasını istiyorsan "Merhaba David" gibi bir şey söylemen yeterli.
“Sevgili Robert” gibi çok havasız şeylerden kaçınmaya çalışın. Biraz kişiliksiz görünüyor
Yöntem 3/10: E-postalarınızı kısa tutun
Adım 1. Uzun soluklu mesajlar, alıcınızın kafasını karıştırmaya eğilimlidir
Mümkünse kısa ve öz olmaya çalışın. Cümlelerinizi kısa tutun ve çok fazla ayrıntı eklemeyin - kendinizi 1 veya 2 paragraftan fazla yazarken bulursanız, muhtemelen insanlara görüntülü sohbet yoluyla veya şahsen bilgi vermelisiniz.
- Konuya çabucak ulaşmaya çalışın ve bir ton hoşluk yazmaktan kaçının.
- İnsanlar e-postaları kısa aralıklarla okuma eğilimindedir. Çok fazla bilgi eklerseniz, muhtemelen bir kısmı kaybolacaktır.
- E-postalarınızı kısa tutun, ancak açık sözlü cümlelerden veya tek kelimelik cevaplardan kaçınmaya çalışın. Bunlar, özellikle bilgisayar ekranında biraz kaba görünebilir.
Yöntem 4/10: Neye ihtiyacınız olduğunu açıkça belirtin
Adım 1. Bir şey talep ediyorsanız, anlaşılır olduğundan emin olun
Yanlış anlaşılmaya mahal vermemek için, ihtiyacınız olan şeyi açık ve doğrudan bir şekilde gevezelik etmeyin. Bir zaman çizelgesi varsa, onu da eklediğinizden emin olun. Yine de tonunuzu hafif tuttuğunuzdan emin olun. Örneğin:
- "Pazartesi akşamına kadar gelen kutumda aylık ilerleme raporuna ihtiyacım var."
- "Eğer o takım geri bildirim formunu hafta sonuna kadar bana ulaştırabilirsen, bu harika olur."
Yöntem 5/10: Düşüncelerinizi paragraflarla düzenleyin
Adım 1. İnsanların bilgileri kolayca okumasına yardımcı olacaktır
Yeni bir konuya geçtiğinizde, e-postanızın gözden kaçması için yeni bir paragrafla ayırın. Okuyucunuzun, kendisiyle en alakalı kısımları bulmak için mesajı hızlı bir şekilde taramasına yardımcı olacaktır.
Paragraflarınıza başlamak için “ayrıca”, “sonraki” ve “son olarak” gibi kelimeler kullanın
Yöntem 6/10: Belirli bir konu satırı ekleyin
1. Adım. İnsanlara e-postanın tam olarak ne hakkında olduğunu bildirin
Konunuzun spesifik olduğundan emin olun; örneğin, "Rapor" yazmak yerine "Aylık planlama raporu: Haziran 2021" gibi bir şey deneyin. Meslektaşlarınızın, kendileri için önemli ve alakalı olduğunu bilirlerse, onu açmaları ve okumaları daha olası olacaktır.
Bu ayrıca e-postalarınızı spam klasöründen uzak tutmanıza yardımcı olur
Yöntem 7/10: Yazım hataları için düzeltme
Adım 1. Hatalar gerçekten mesajınızı atabilir
Çoğu yazım denetleyicisi yanlış yazılmış sözcükleri yakalarken, yanlış sözcük seçimini veya birinin yanlış yazılmış adını yakalayamaz. Ayrıca, eksik noktalama işaretleri veya dilbilgisi hataları için de okumalısınız, çünkü bunlar okuyucunun umursamadığınızı düşünmesine neden olabilir. Göze çarpan bariz hatalar olmadığından emin olmak için göndermeden önce 2 ila 3 dakikanızı e-postanızı okuyarak geçirin.
Profesyonel bir ortamda birinin adını doğru yazmak çok önemlidir. Gelecekte herhangi bir gariplikten kaçınmak için göndermeden hemen önce elinizde olup olmadığını iki kez kontrol etmek için bir dakikanızı ayırın
Yöntem 8/10: E-postalarınızı ton için yeniden okuyun
Adım 1. Alıcılarınızın mesajınızı nasıl okuyacağını düşünün
“Sonra konuşalım” gibi bir şey size masum görünebilir, ancak bunu okuyan meslektaşınız başının belada olduğunu veya kızgın olduğunu düşünebilir. Bunu, "Raporda yapılacak değişiklikler hakkında daha sonra sohbet etmek için zamanınız var mı?" gibi bir şeyle değiştirin. biraz daha net olmak için.
- E-postalarınızda asla tamamı büyük harf kullanmayın! Büyük harfle bir cümle yazmak, genellikle bilgisayar ekranından birine bağırmak olarak görülür.
- "Değişikliklerinizi yarın sabaha kadar gönderin" gibi bir şey yerine. Şuna benzer bir şey deneyin: "Son teslim tarihi yarın öğleden sonra olduğundan, değişikliklerinize yarın sabaha kadar ihtiyacım olacak. Bu zaman çizelgesi senin için işe yararsa bana haber ver.”
Yöntem 9/10: İltihaplı bir e-postayı yanıtlamadan önce duraklatın
Adım 1. Sizi sinirlendiren bir e-posta alırsanız, nefes almak için bir saniye ayırın
Kesin bir cevap hazırlamak yerine, sakinleşene kadar 10'a (veya 1.000'e kadar) sayın. Ardından, gerçekten hakaret edip etmediğini görmek için e-postayı tekrar okuyun. Muhtemelen, mesajı biraz yanlış yorumlamış olabilirsiniz ve aslında o kadar da kötü değil.
Hâlâ öfkeli bir yanıt hazırlama ihtiyacı hissediyorsanız, göndermeden önce 24 saat bekleyin. Ardından, yine de göndermek isteyip istemediğinizi görmek için bir gün sonra yanıtınızı tekrar ziyaret edin
Yöntem 10/10: İnsanlara şüphenin avantajını verin
Adım 1. Bir e-postada olumlu bir ton iletmek zordur
Bir iş arkadaşınızın size gönderdiği bir şeyi okursanız ve hemen gücenirseniz, bir adım geri atın ve yazdıklarını tekrar okuyun. Tonun yorumlanmasının başka bir yolu olup olmadığını kendinize sormaya çalışın - bu e-posta gerçekten kaba mı, yoksa sadece kör mü?
Örneğin birisi, "Bu rapora bu geceye kadar ihtiyacım var" yazabilir. İlk bakışta, bu biraz soğuk ve duygusuz görünüyor. Ancak, mutlaka kaba değil, sadece olgusal ve kısa
İpuçları
E-postalar genellikle acil olmayan olarak görülür. Hemen bir cevaba ihtiyacınız varsa, iş arkadaşınızla yüz yüze veya görüntülü sohbet yoluyla konuşmayı deneyin
Uyarılar
- Emojiler ve ifadeler tonu belirtse de, bunları profesyonel bir e-posta için kullanmayın.
- Özellikle çok iyi tanımadığınız bir kişiye hakaret edici veya tahrik edici e-postalar göndermeyin.
