İşletmeler, bordro ve politika sorunlarından yasal şikayetlere kadar her şeyi ele almak için insan kaynakları uzmanları kullanır. Yasal veya politikayla ilgili bir sorunuz varsa veya iş arkadaşlarınızdan biriyle ciddi bir sorununuz varsa, insan kaynakları departmanındaki bir temsilciyle iletişime geçmeniz gerekebilir. İnsan kaynakları, belirli bir şirkette iletişim kurduğunuz ilk departman olabilir. Bu sohbete, kişiyi özel probleminize tanıtan basit, resmi bir e-posta ile başlamak iyi bir fikirdir.
adımlar
Yöntem 1/3: E-postayı Yazma ve Gönderme
Adım 1. E-postanızı uygun kişiye adresleyin
İnsan kaynakları dizinini kontrol edin ve ele almanız gereken sorun türünü ele almak üzere atanmış bir kişi olup olmadığına bakın. Ayrıca şirkette departmanınıza atanmış bir irtibat noktası olabilir. Sorununuzun ciddiye alınmasından endişe ediyorsanız, doğrudan insan kaynakları müdürüyle de iletişime geçebilirsiniz.
E-postada yalnızca iletişim kurmak istediğiniz kişinin adresinin olup olmadığını iki kez kontrol edin. Özellikle bu özel veya hassas bir konuysa, yanlışlıkla yanlış kişiye göndermek istemezsiniz. E-postayı belirli bir çalışan grubuna gönderecek listeleri kaldırmaya özellikle dikkat edin
Adım 2. Eylemin gerekli olduğunu belirten belirli bir konu satırı yazın
Hem sorununuzu hem de ona atadığınız aciliyet düzeyini anlatan net bir konu satırı, insan kaynaklarının sorununuzu önceliklendirmesine yardımcı olacaktır. Bu satırı boş bırakırsanız veya belirsiz bırakırsanız, yazışmalarınız birinin gelen kutusuna gömülebilir.
"Yasal Sorun - İşlem Gerekli", "Kişisel Durumlar Değişiyor - Derhal Dikkat Gerekiyor", "Acil Politika Sorusu" veya "Son Görüşme - Teşekkür Ederiz" gibi satırları kullanın
Adım 3. E-postanızın başında ve sonunda resmi selamlama kullanın
Bu konuşmanın başlarında resmi ve profesyonel bir ton belirlemek istiyorsunuz. Bu, insan kaynaklarının sorunu ciddiye aldığınızı bilmesine yardımcı olacaktır. Temsilciyi şahsen tanıyor olsanız bile, bunun sadece arkadaşça bir tartışmadan ziyade profesyonel bir tartışma olduğunu unutmayın.
"Sayın [temsilcinin tam adı]" ile başlayın ve "Saygılarımızla" veya "Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz, [Tam adınız]" ile bitirin
Adım 4. Açık, doğrudan ve spesifik içerik yazın
Cümlelerinizi kısa ve öz tutun. Okuyucunun e-postada takılıp kalmasını istemediğiniz için gerekenden daha fazla bilgi vermeyin. Sorununuzla ilgili insan kaynaklarının kafasını karıştırabilecek hiçbir ayrıntıya yer vermeyin. Karmaşık detayları bizzat ele alabilirsiniz.
Adım 5. Sorunu tam olarak tanımlayın
Sorununuzun tam doğasını açıklayın. Sorunun ne zaman başladığına veya başlayacağına dair bir zaman çizelgesi sağlayın. Bunun yasal bir sorun mu yoksa şirketin kendisi tarafından çözülebilecek bir sorun mu olduğunu düşündüğünüzü netleştirin.
İş fırsatları hakkında soru sormak için insan kaynaklarıyla iletişime geçiyorsanız, bir sorunla karşılaşmayacaksınız. Bunun yerine kendinizi tanıtın ve şirketle geçmişteki iletişiminizi açıklayın. Temsilcinin hangi eylemleri yapmasını beklediğiniz veya yapmasını istediğiniz konusunda net olun
Adım 6. Sorununuzla ilgili belgeleriniz olup olmadığını not edin
İnsan kaynakları, yasal veya politik sorunların nasıl ele alınacağını hemen bilmek isteyecektir. Belgeleriniz, sorunun ciddiyetini ve belirli bir çalışanın karşılaşabileceği yasal sonuçları netleştirmeye yardımcı olacağından, yanıtlarını etkileyebilir. Temsilcinizi elinizde bulunan tüm "kanıtlardan" haberdar edin ve bunu yüz yüze bir toplantıya getirmeyi teklif edin.
- Mümkünse, insan kaynaklarına sunmak için herhangi bir yasal sorunun kanıtını isteyeceksiniz. Ne yazık ki, çoğu insan kaynakları departmanı mümkünse şirketi korumaya çalışacaktır.
- Taciz veya ayrımcılığa maruz kalıyorsanız, olayların tarihlerinin kaydını tutun ve suçlayıcı dil içeren tüm yazılı yazışmaları kaydedin.
- İnsan kaynaklarına sağladığınız belgelerin hem elektronik hem de basılı kopyalarını saklayın. Orijinali saklamalı ve insan kaynaklarına kopyalarını sağlamalısınız.
Adım 7. Sorunu çözmek için ne yaptığınızı açıklayın
İnsan kaynakları ile iletişime geçmeden önce sorunu çözmeye çalışmış olabilirsiniz. Belki de patronunuzla veya iş arkadaşınızla görüştünüz, hatta onlara insan kaynaklarıyla iletişime geçeceğinizi bildirdiniz. Temsilci, sorunun zaten kimin farkında olduğunu anlamalarına yardımcı olacağından, bu bilgilere sahip olmaktan memnun olacaktır.
Kişisel koşulların değişmesiyle ilgili konularda, bu iletişim daha az resmi görünebilir. Örneğin, doğum iznine veya babalık iznine gidiyorsanız, muhtemelen patronunuza durumunuzu zaten bildirmişsinizdir ve sadece insan kaynakları ile devam ediyorsunuz
Adım 8. Yüz yüze görüşme talebinde bulunun
Temsilcinizle yüz yüze oturduğunuz bir toplantı, sorunu ayrıntılı olarak tartışmanıza yardımcı olacaktır. Bu, temsilciye herhangi bir takip veya açıklama sorusu sorma fırsatı sağlayacaktır. E-postanız, bu kritik toplantıyı planlamaya başlamak için mükemmel bir yerdir. Onları programınızdaki bloklar hakkında bilgilendirin ve buna göre planlamalarını isteyin.
Adım 9. İletişim bilgilerinizin eklendiğinden emin olun
İnsan kaynakları sizinle telefon yoluyla iletişim kurmak isteyebilir, bu nedenle e-postanın altına birkaç iletişim yöntemi ekleyin. Bu bilgi, yazışmadan çıktıktan sonra doğrudan adınızın altına gelebilir. Sağladığınız telefon numaralarının ve e-postaların doğruluğunu iki kez kontrol edin.
Adım 10. E-postanızı yazım hataları, yazım ve dil bilgisi hataları için düzenleyin
Çoğu e-posta hizmetinin bir yazım denetimi hizmeti vardır. Ardından, dilbilgisi hatalarını, eksik kelimeleri ve netlik sorunlarını yakalamak için e-postanızı okuyun.
Yöntem 2/3: Gönderilmiş Bir E-postayı Takip Etme
Adım 1. Gönderdikleri her yanıt için insan kaynaklarına teşekkür edin
Öncelikle, görüşmenizde hemen bir nezaket tonu oluşturacağından, davanıza bakmak için zaman ayırdığı için temsilciye teşekkür edin. İnsan kaynaklarının hızlı bir şekilde gönderdiği herhangi bir yanıtı yanıtladığınızdan emin olun. Bu, sorunla ilgili endişelerinizin devam ettiğini gösterecek ve aynı zamanda sorunu çözme arzunuzu bir an önce iletmelidir.
Adım 2. Yüz yüze görüşmeniz için gerekli malzemeleri düzenleyin
Getirmeyi planladığınız belgeleri içeren özel bir dosya klasörü oluşturarak kendinizi toplantıya hazırlayın. Politikayla ilgili bir sorunuz varsa, belirli politikaların işaretlendiği çalışan el kitabını getirin. Bu, siz vardığınızda toplantının sorunsuz çalışmasına yardımcı olacaktır.
Adım 3. Hukuki sorunları gündeme getiriyorsanız, hukuk danışmanı tutmayı düşünün
Şirketin size karşı yapabileceği herhangi bir işlemden kendinizi korumaktan endişe ediyorsanız, bir avukatla konuşun. Size haklarınız hakkında bilgi verebilirler ve bunları herhangi bir yüz yüze toplantıya götürmeye karar verebilirsiniz. Bu yolu seçerseniz, bir avukat tutma planınız hakkında insan kaynaklarına bilgi vermek isteyebilirsiniz.
Bir avukat tutmayla ilgili maliyetlerin farkında olduğunuzdan emin olun. Çoğu maliyetli olacak, bu nedenle bu bütçeyle ilgili endişeleri yasal koruma ihtiyacınızla birlikte tartmanız gerekecek
Adım 4. Yanıt almadan bir hafta beklediyseniz ikinci kez e-posta gönderin
Bir takip e-postası göndermeden önce genellikle bir hafta beklemek için uygun bir süre olarak kabul edilir. Özellikle acil bir sorunla uğraşıyorsanız, 24 saat sonra bir takip gönderebilirsiniz. Temsilcinizi rahatsız ettiğiniz için endişelenmek yerine, birçok sorumlulukları olduğunu unutmayın. Onlardan biri olduğunuzu hatırlatmaya ihtiyaçları olabilir.
Yöntem 3/3: İK ile İletişime Geçilip Geçilmeyeceğine Karar Verme
Adım 1. Mümkünse sorunu kendi başınıza çözün
Şirket politikasıyla ilgili olmayan basit ve yasal olmayan bir sorununuz varsa, bunu kendi başınıza çözebilirsiniz. Mümkünse, sorunu onlarla birlikte gidermek için sorunu patronunuzla veya iş arkadaşlarınızla tartışın. İnsan kaynakları, onlara gelmeden önce bir çözüm bulmak için attığınız adımları bilmekten memnun olacaktır.
Örneğin, patronunuzun sizi çok fazla hafta sonu için planladığını düşünüyorsanız, önce patronunuzla konuşun. Ayrıca “Ofis alanımı sevmiyorum” gibi kritik olmayan bir şikayetle insan kaynaklarına gitmek istemezsiniz
Adım 2. Şirketinizin politikalarını kontrol etmek için çalışan el kitabınızı inceleyin
Şirket politikasının ihlalini yaşadığınızı hissedebilirsiniz. İnsan kaynaklarıyla iletişime geçmeden önce, sorununuzla ilgili belirli politikaları yeniden okuyun. İnsan kaynaklarıyla yaptığınız tüm tartışmalarda bu örnekleri aktarabilmek isteyeceksiniz.
Örneğin, çalışma saatlerinde yeterince mola alamadığınızdan endişeleniyorsanız, mola zamanlarıyla ilgili yazılı kuralları kontrol edin. Şirketinizin, kodlanmış bir kırılma politikası yerine yalnızca resmi olmayan bir kırılma politikası olması mümkündür; bu, insan kaynaklarının size resmi bir kapasitede yardımcı olmak için fazla bir şey yapamayacağı anlamına gelir
Adım 3. İşyerinde tacize uğruyorsanız hemen insan kaynaklarıyla iletişime geçin
İşyerinde herhangi bir kaynaktan herhangi bir tür sözlü, fiziksel veya cinsel taciz yaşıyorsanız bize ulaşmaktan çekinmeyin. Bu tür davranışlardan yasal olarak korunuyorsunuz ve insan kaynakları size yardım etmek ve sizi korumakla yükümlüdür.
Ancak insan kaynaklarının bu konular hakkında kayıt dışı konuşmalar yapmasını beklemeyin. Bir kez rapor ettiğinizde, harekete geçmeleri gerekir
Adım 4. Kişisel koşullarınız değişiyorsa insan kaynakları ile iletişime geçin
İnsan kaynakları, örneğin doğum iznine çıkmaya hazırlanıyormuşsunuz gibi, iş durumunuzda yaklaşan değişiklikleri planlamanıza yardımcı olabilir. Tüm avantajlarınızı ve kapsamınızı almanızı sağlayabilirler. Ayrıca, değişen koşullarınızdan haberdar edilmesi gereken şirketteki kişilerle de iletişime geçebilirler.
Adım 5. Devlet korumasına ihtiyacınız varsa insan kaynakları ile iletişime geçin
İşyerinde size devletten koruma veya tazminat hakkı veren bazı durumlar ortaya çıkabilir. Örneğin, işte yaralandıysanız, insan kaynakları tıbbi harcamalarınızın kapsamını koordine etmenize yardımcı olabilir.
Bu muhtemelen insan kaynakları ile evrak doldurmanızı gerektirecektir, bu nedenle bu sürece hazırlıklı olun
Adım 6. İş eğitimine erişmek istiyorsanız insan kaynakları ile iletişime geçin
Şirketinizde ilerlemenizi sağlayacak eğitim veya mentorluk programları olabilir. İnsan kaynakları size bu seçenekler hakkında gerekli bilgileri sağlayabilir ve muhtemelen bu programlara girişinizi koordine edebilir. Bu, kariyerinizi bir sonraki seviyeye taşımak için harika bir fırsat olabilir.
Adım 7. Gerekli düzenlemeler için insan kaynaklarından yardım isteyin
İnsan kaynakları, işyerinde sahip olabileceğiniz tüm bireysel ihtiyaçlarınızı karşılamanıza da yardımcı olabilir. Çalışma ortamınız, diğer çalışanlarla aynı başarı fırsatlarından yararlanmanıza izin veren kaynakları içermelidir.
Örneğin, uygun engelli kaynaklarının olmadığını düşünüyorsanız, insan kaynakları bu sorunu çözecektir. Bölüm, emziren anneler için ayrılmış bir yer olduğundan emin olmak için sizinle birlikte çalışabilir
Adım 8. Bir iş arıyorsanız insan kaynaklarına ulaşın
Bazen, belirli bir şirketteki bir insan kaynakları temsilcisiyle iletişime geçmek, mevcut iş ilanları veya mevcut çalışanlarla resmi olmayan, “bilgilendirici” görüşmeler için fırsatlar hakkında bilgi almanızı sağlayabilir. Ayrıca, şirketleriyle yakın zamanda tamamladığınız bir röportaj için teşekkür etmek için insan kaynaklarıyla iletişime geçebilirsiniz.
Bir hafta sonra yanıt almazsanız, bir takip e-postası gönderebilirsiniz. Bundan sonra, bu şirketin gitmesine izin vermeniz gerekebilir
Adım 9. Kişisel şikayetleriniz için insan kaynaklarıyla iletişime geçmekten kaçının
İnsan kaynaklarının önce şirket için çalıştığını unutmayın, bu yüzden sadece havalandırmak istiyorsanız gideceğiniz insanlar değiller. Kendinizi rahatsız hissetmenize veya ayrımcılığa uğramanıza neden olan durumları bildirmekten kesinlikle kaçınmamalısınız, ancak sadece can sıkıcı veya önemsiz olabilecek sorunlar ile daha ciddi, yasal sorunlar arasında ayrım yapmaya dikkat edin.
