Bir iş görüşmesi, bir iş teklifi veya sadece bir arkadaşınızla planlar yapmak için olsun, bir yanıt beklemek zorunda kaldığınızda her zaman sinir bozucu olur. Bir takip e-postası göndermek, bu yanıtı almak için çok etkili olabilir, özellikle de talebinizi makul bir süre bekledikten sonra açık, özlü ve saygılı bir şekilde yazarsanız. Başarı şansınızı daha da artırmak için, alıcınız için işleri kolaylaştırmak için mümkün olduğunca çok "bacak çalışması" yapın.
adımlar
Yöntem 1/3: Takiplerin Ne Zaman ve Nereye Gönderileceğini Seçme
Adım 1. Bir takip göndermek için en az 3 iş günü bekleyin
Bir takip e-postası göndermeden önce ne kadar beklemeniz gerektiğine dair evrensel bir kural yoktur. İrtibat kişiniz yanıt vereceği belirli bir tarih vermedikçe, iyi bir kural 3 iş günüdür. Bu durumda o tarihten sonra en az 1 iş günü bekleyin.
- Örneğin, kişi 19'uncu Salı'dan önce veya Salı yanıt vereceğini söylediyse, yanıt vermek için en az 20'si Çarşamba'ya kadar bekleyin.
- İş görüşmesi takipleri için genellikle en az 5 iş günü beklemek daha iyidir.
- Kişisel kapasitede takip yaparken sadece iş günlerini saymak (yani hafta sonlarını ve tatilleri atlamak) gerekli değildir.
- İşi almadığınızı veya iş teklifinizle ilgilenmediklerini - sadece hızlı bir yanıt almadığınız için - en kötüsünü varsaymayın. İrtibat kişiniz gerçekten meşgul olabilir!
Adım 2. E-postayı doğrudan irtibat kişinize gönderin
Bu, elbette kişisel e-postalar için her zaman geçerlidir ve genellikle iş takibi için en iyi stratejidir. Kişi size iletişim bilgilerini verdiyse veya sizi takip etmeye davet ettiyse, mesajı her zaman doğrudan kendisine (ve yalnızca onlara) gönderin.
- Kişi size iletişim bilgilerini vermemişse veya sizi takip etmeye davet etmemişse, e-postanızı yönlendirildiğiniz ilgili kişiye (yönetici asistanı veya işe alım koordinatörü gibi) gönderin. Mesajın daha önce muhatap olduğunuz kişiye yönlendirilmesini konu satırında talep edin.
- Kişiyle önceden e-posta yoluyla iletişim kurduysanız, daha önce olduğu gibi aynı "kimden" ve "gönderen" e-posta adreslerini kullanın.
Adım 3. Toplamda 2'den fazla takip e-postası göndermeyin
Ne zaman bir takip gönderileceğini bilmek yeterince zor, peki ya bir takipten takip etmeye ne dersiniz? İlk takibiniz cevapsız kalırsa, ikinci takibi göndermek için en az 1-2 iş günü bekleyin. Bu ikinci mesaj cevapsız kalırsa, ya takibi bırakın ya da işletme içinden başka biriyle iletişime geçin.
- İsterseniz yeni bir takip mesajı oluşturabilirsiniz, ancak orijinal takibinizle aynı mesajı göndermeniz de sorun değil, ancak en üste aşağıdaki gibi bir not ekleyin: “(Tom: Bu takibi ben gönderdim ve geçen Perşembe günü tartıştığımız iş fırsatıyla ilgili sizden haber almak için sabırsızlanıyorum. Teşekkürler, Ocak)”
- Genel bir kural olarak, 1 takip göndermeniz gerekiyorsa (işi alamama vb. hakkında) hiç endişelenmeyin. Sadece 2 takip göndermeniz gerekiyorsa biraz endişe edin. İkinci takipten sonra haber alamazsanız biraz daha endişelenmeye başlayın!
Adım 4. Bir teşekkür e-postası ile takip ihtiyacını önceden boşaltın
Herhangi bir iş toplantısından (özellikle de sadece bir iş görüşmesinden değil) ve ayrıca birçok kişisel iletişim senaryosundan sonraki gün bir teşekkür e-postası göndermek her zaman kibardır. Bu teşekküre bir takip sözü eklerseniz, birkaç gün sonra ayrı bir takip göndermek zorunda kalmadan yanıt vermenizi teşvik edebilirsiniz.
- Teşekkür e-postası, kişiye teşekkür etmek için biraz daha fazla alan ve yanıt istemek için biraz daha az zaman harcayarak, takip e-postasıyla neredeyse aynı biçimi ve içeriği kullanabilir.
- Yine de bu, "resmi" bir takip olarak sayılmaz, bu nedenle gerekirse yine de 2 "gerçek" takip gönderebilirsiniz!
Yöntem 2/3: Takip E-postalarını Biçimlendirme
Adım 1. Konu satırında doğrudan önceki irtibat kişinize bakın
Konu satırınız belirsiz veya alakasızsa, takibiniz okunmamış veya çöp kutusuna gidebilir. Sözcüklerinizi dikkatli bir şekilde seçin ki konu satırı alıcıyla olan etkileşiminize anında ve açıkça bağlansın.
- Bir strateji, önceki etkileşiminizin açıklamasına "RE:" eklemektir, böylece o etkinliğin devamı gibi okunur: "RE: Röportaj 9/23 Cuma, 11 am."
- Başka bir seçenek de adınızı, kısa ve doğrudan bir tanımlayıcıyı ve e-postanızın nedenini eklemektir: "Terry Regula 9/23 Mülakat Takibi."
- Kişinin e-posta adresinizi tanıyacağını ve mesajı açacağını asla varsaymayın. Konu satırını kendi yararınıza kullanın.
Adım 2. Karşılama mesajınızda alıcıyı adlandırın ve kapanışta onlara teşekkür edin
Kişisel bir takip e-postası için uygun şekilde gayri resmi olabilirken, bir iş takibi, saygılı formalite ile önceki etkileşiminizin ürettiği aşinalık arasında denge sağlamalıdır. Çoğu durumda, örneğin, kendilerini "Joe Selmon" olarak tanıttıkları veya "bana Barb deyin" dedikleri sürece, kişiyi ilk adıyla selamlayabilirsiniz.
- Selamlamanız genellikle şöyle görünebilir: "Sevgili Joe" veya "Sevgili Barb", eğer daha fazla formalitenin uygun olduğunu düşünmüyorsanız: "Sevgili Bay Selmon" veya "Sevgili Dr. Bennet."
- Kapanış için onlara son bir kez teşekkür edin ve adınızı ve soyadınızı kullanın: "Teşekkürler Steve Caraway."
Adım 3. Her biri 2-3 cümle uzunluğunda 3-4 paragraftan fazla kullanmayın
Takip yazıları yazmaya gelince, konuya gelin ve oraya hızlıca ulaşın! Bu, yalnızca tek bir cümle yazmak anlamına gelmez, ancak gereksiz içerik olmadan basitleştirilmiş bir e-posta oluşturmak anlamına gelir. Aşağıdaki satırlar (veya benzeri) boyunca yalın, temiz paragraflar oluşturun:
- Selamlama
- Paragraf 1: bir teşekkür ve takip ettiğinize dair net bir ifade.
- Paragraf 2: kişinizin ayrıntılarının hızlı bir özeti.
- Paragraf 3: ilginizin veya istekliliğinizin hızlı bir şekilde yeniden onaylanması.
- Paragraf 4: Bir güncellemeyi "beklediğiniz" veya "memnuniyetle karşılanacağı" ifadesi.
- Kapanış
Adım 4. Alıcının ihtiyaç duyduğu tüm ilgili bilgileri sağlayın
Diğer kişinin sizi takip edebilmesi için mümkün olduğunca az şey yapması gerektiğinden emin olun. Henüz size geri dönmemelerinin tek nedeni, muhtemelen meşgul olmalarıdır. Bu nedenle, önceki etkileşiminiz hakkında bilgi almak için notlarına veya dosyalarına bakmaları gerekiyorsa, size şimdi geri dönmenin de zamanlarına değmeyeceğine karar vermeleri daha olasıdır.
- Bir röportaj yaptıysanız, belirli bir tarih ve saati, pozisyonun adını ve röportajın çok hızlı bir özetini veya seçilen bir anekdot veya bölümü belirtin. Örneğin: “Geçen Pazartesi günü 23'ü öğlen olan röportajımızı takip etmek için yazıyorum. Satış müdürü pozisyonu hakkında konuşmaya o kadar hevesli olduğumu hatırlıyorsunuzdur ki neredeyse kahvemi masanıza döküyordum!”
- E-posta, telefon/metin, posta vb. kullanma seçeneğine sahip olmalarını istediğiniz her iletişim şekli için net bilgiler sağladığınızdan emin olun.
Yöntem 3/3: Açık, Özlü ve Saygılı Olmak
Adım 1. Alıcıya teşekkür edin ve en başından takip ettiğinizi belirtin
E-postanın ortasında bir takip yazdığınız gerçeğini gömmeyin. Bunun yerine, kişiye neden onlara ulaştığınızı hemen bildirin ve bu sırada ona biraz takdir gösterin!
Bunun gibi bir şey deneyin: “Geçen Perşembe günü benimle buluşmak için zaman ayırdığınız için tekrar teşekkürler. Bu toplantıyı ve teklifim hakkındaki düşüncelerinizi takip etmek için yazıyorum.”
Adım 2. Etkileşiminizi yeniden sınırlayın ve ilginizi hızla yeniden onaylayın
Özellikle bir iş senaryosunda, diğer kişinin birçok görüşmeyi, toplantıyı vb. yönettiğini bildiğinizde, bu kişiye önceki iletişiminizi tazeleyin. Kim olduğunuzu ve ne konuştuğunuzu hemen hatırladıklarından emin olun.
Örneğin: "Faturalandırma işlemlerinizi kolaylaştırmaya yönelik planımı sunmak bir zevkti ve umarım bunu uygulamak için birlikte çalışma konusundaki hevesimi paylaşırsınız."
Adım 3. Doğrudan ve kibar olun; saldırgan, özür dileyen veya pasif-agresif olmayın
Takip etmekten utanmayın! Kibarca ve saygılı bir şekilde yaptığınız sürece, ilginizi ve nerede durduğunuzu bilme arzunuzu onaylamak iyi bir şeydir. Şartlarınıza göre bir yanıt borcunuz olmadığını unutmayın, ancak talepte bulunmayın, talepte bulunun.
- Şuna benzer bir ton kullanın: "Topluluğun sosyal yardım pozisyonuyla ilgili olarak nerede durduğumu duymak için sabırsızlanıyorum."
- Saldırgan olmayın: "Düne kadar yanıt vereceğinize söz verdiniz ve mümkün olan en kısa sürede sizden haber almam gerekiyor."
- Pasif-agresif de olmayın: "Sanırım bana geri dönmediğiniz için işi alamadım, ama bunun onaylanmasını istiyorum."
Adım 4. Alıcıya zamanlarına değer verdiğinizi gösterin ve söyleyin
Net bir konu satırı kullanmak ve e-postanızın ana noktasına hemen ulaşmak, diğer kişinin zamanına saygı duyduğunu gösterir. Ayrıca, size ayırdıkları zamanı takdir ettiğinizi mesajda bir veya iki kez özellikle belirtmek iyi bir fikirdir. Dalkavukluk ile aşırıya kaçmak gerekli ve hatta yararlı değildir, ancak biraz saygı göstermek her zaman hızlı yanıt verme şansınızı artırır.
- Örneğin: "Yılın bu zamanında gerçekten meşgul olduğunuzu biliyorum ve benimle etkileşim kurmak için harcadığınız zamanı takdir ediyorum."
- Veya: “Geçen perşembe sorularıma zaman ayırdığınız için tekrar teşekkürler. Hızlı bir isteğim daha var."
- Kişi size geri dönemeyecek kadar meşgulse, zamanına ne kadar değer verdiğinizi göstermek ve söylemek, onu yanıt vermeye ikna etmenin harika bir yoludur!
