Microsoft Outlook'ta e-posta yoluyla etkinliklere davet ederek ekipman, oda ve hizmetleri planlamak ve rezerve etmek için kaynak hesaplarını kullanabilirsiniz. Kaynak hesapları, iş yerindeki araçları ayırmayı kolay ve düzenli bir süreç haline getirir. Belirli bir kaynak belirli bir süre için zaten ayrılmışsa, hesap, zamanlama isteklerini otomatik olarak kabul edecek veya reddedecek şekilde ayarlanabilir. Microsoft Outlook'ta bir kaynak hesabının nasıl oluşturulacağına ilişkin bazı adımlar aşağıda verilmiştir.
adımlar
Yöntem 1/3: Kaynak için bir e-posta hesabı oluşturun. Kaynağınıza bir e-posta hesabı ve kaynağın açıklayıcı bir adını verin; "Televizyon" veya "Kuzey Konferans Odası" gibi
Yöntem 2/3: Microsoft Outlook 97'de Kaynak Hesabı Oluşturun
Adım 1. "Araçlar" menüsünden "Seçenekler"e tıklayın
2. Adım. "E-posta" sekmesine tıklayın
"Postanın otomatik işlenmesi için ayarlar"ın altında, "İstekleri ve yanıtları varışta işle"yi seçin ve ardından "Tamam"ı tıklayın
Adım 3. "Takvim" sekmesinde "Gelişmiş Zamanlama" üzerine tıklayın
- "Toplantı isteklerinin işlenmesi" adlı bölümde istediğiniz seçenekleri belirleyin.
- İletişim kutusunu kapatmak için "Tamam" ı tıklayın.
Adım 4. "Delegeler" sekmesine tıklayın
"Ekle"ye tıklayın ve temsilci hesabının adını yazın.
- "Temsilci İzni" kutusunda, "Takvim listesindeki Düzenleyici"yi tıklayın ve "Temsilci bana gönderilen toplantıyla ilgili mesajların kopyalarını alır"ı seçin, ardından "Tamam"ı tıklayın.
- "Toplantı isteklerini ve yanıtlarını bana değil, yalnızca temsilcime gönder"i ve ardından "Tamam"ı tıklayın.
Yöntem 3/3: Microsoft Outlook 98 ve 2010'da bir Kaynak Hesabı Oluşturun
1. Adım. "Araçlar" menüsüne gidin
"Seçenekler" üzerine tıklayın.
2. Adım. "Takvim Seçenekleri"ne tıklayın, ardından "Kaynak Planlaması"na tıklayın
- "Toplantı isteklerinin işlenmesi" bölümünde istediğiniz seçenekleri belirleyin ve ardından "Tamam"ı tıklayın.
- Takvim bölümünün başındaki "Varsayılan Hatırlatıcı"nın yanındaki onay işaretini kaldırın.
Adım 3. "Delegeler" sekmesine gidin
"Ekle"ye tıklayın ve temsilci hesabının adını yazın.
- Temsilci İzni kutusunda, "Takvim listesindeki Düzenleyici"yi tıklayın ve "Temsilci bana gönderilen toplantıyla ilgili mesajların kopyalarını alır"ı seçin, ardından "Tamam"ı tıklayın.
- "Toplantı isteklerini ve yanıtlarını bana değil, yalnızca temsilcime gönder" seçeneğini tıklatıp ardından "Tamam"ı tıklayın.
İpuçları
- Bir kaynak oluşturduktan sonra, Microsoft Exchange sunucunuzun işlem hızına bağlı olarak güncellenmesi birkaç dakika sürebilir. İşlemenin gerçekleşmesine izin vermek için yerel bilgisayarınızın en az 30 saniye boşta kalmasına izin verin.
- Outlook'ta yeni bir kaynak oluşturabilmeniz için önce temsilci için ayarlanmış bir e-posta hesabınızın olması gerekir. Mevcut bir e-posta hesabını kullanabilir veya temsilci için özel bir hesap oluşturabilirsiniz.
- Kaynak hesaplarını, toplantı isteklerine otomatik olarak yanıt verecek şekilde yapılandırabilirsiniz. Bu, "Gelişmiş Zamanlama" altındaki "Takvim" sekmesinde yapılabilir.
- Birden çok kaynağın kullanımını basitleştirmek için, Microsoft Outlook'ta temsilci hesabında oturum açmış özel bir bilgisayar kurabilirsiniz. Bu şekilde, aynı anda birkaç farklı kaynağın rezervasyonlarını kolayca yönetebilirsiniz.
