Kulağa basit geliyor, ama öyle mi? Doğru adımları atıyor musun? Microsoft Outlook Posta Klasörlerini kullanarak e-postayı yönetmenin bir yolu vardır, ancak bunun nasıl etkili bir şekilde yapılacağı her zaman açık değildir.
adımlar
Adım 1. Düzenli olarak e-posta aldığınız kişileri veya insan gruplarını belirleyin
Adım 2. Outlook Posta, Eylemler, Kurallar ve Uyarılar'dan, düzenli olarak e-posta aldığınız her bir grup veya kişi için yeni kurallar oluşturun ve bu e-postaları Gelen Kutusu klasörü altındaki belirli bir klasöre taşınmaya yönlendirin
Adım 3. A) bu kişiden veya gruptan özel bir mesaj aldığınızda uyarılmak ve/veya B) bunu hemen okundu olarak işaretlemek isteyip istemediğinizi belirleyin
Size daha fazla yardımcı olup olamayacaklarını görmek için diğer eylem seçeneklerini gözden geçirin.
Adım 4. Düzenli olarak e-posta gönderdiğiniz her bir grup veya kişi için yeni kurallar oluşturun ve bu e-postaları, gönderdiğiniz e-postanın bir kopyası olarak Gönderilenler klasörü altındaki belirli bir klasöre taşınması için yönlendirin
Adım 5. Önceliğe bağlı olarak, bir kuralı işlemeyi ne zaman ve hangi sırayla durdurmak istediğinize karar verin
Bu, özellikle gönderdiğiniz e-postalarla ilgilenen kurallarla çalışırken önemlidir. göndermek -- aksi takdirde aynı e-postanın birden çok kopyasını kaydedeceksiniz.
Adım 6. İşlemi Durdur ile gönderilen tüm kuralların altında bir tane gönderilen kural olsun
Bu kural, bireysel alt klasörlere yerleştirilmeyen tüm e-postaları yakalayacaktır.
Adım 7. Devamlı olarak, başka bir alt klasöre taşınmayan Gönderilmiş klasörüne giden Gönderilmiş e-postaları değerlendirin
içindeki mesaj sayısı Gönderilmiş klasörü, gönderilen e-postanın yeni alt kategorilerini oluşturma zamanının geldiğini gösterebilir.
Adım 8. Gelen Kutusuna giden ve başka bir alt kategoriye taşınmayan Gelen Kutusu e-postalarını sürekli olarak değerlendirin
ana mesaj sayısı Gelen kutusu klasörü, alınan e-postanın yeni alt kategorilerinin ne zaman oluşturulacağını belirleyebilir.
Video - Bu hizmet kullanılarak YouTube ile bazı bilgiler paylaşılabilir
İpuçları
- Microsoft Outlook kullanarak e-postayı yönetmenin anahtarı, e-posta kategorilerini nasıl oluşturacağınızı ve e-postalarınıza nasıl öncelik vereceğinizi öğrenmektir -- bunu e-posta bahçenizi budamak ve ayıklamak olarak düşünün -- böylece sahip olduğunuz bilgilerin zenginliğinden yararlanabilirsiniz.
- Özellikle, alınan önemli yeni iletiler için zaten uyarılar alıyorsanız, klasörlerin özelliklerini Toplam Okunmamış Öğe Sayısı yerine Toplam Öğe Sayısını gösterecek şekilde değiştirmeyi düşünün.
- Oluşturduğunuz klasörler için Gönderilmiş postayı kaldırın, görünümü ayarlayın (klasörün görüntüleme/sıralama çubuğuna sağ tıklayın, Mevcut Görünümü, Alanları Özelleştir, vb.) İtibaren ve Alınan ve ekleyin NS ve Gönderilmiş alan.
- Bir kere Gönderilmiş ve Alınan e-postalar kategorize edildiğinde, "e-posta büyümesinin" nereden geldiğini görmek ve nerede budama ve yeni şubeler oluşturulacağına karar vermek daha kolaydır.
- Örneğin, reklam e-postaları ilk geldiklerinde gözden geçirilmeye değer olabilir, ancak kısa sürede bayatlar ve kaldırılabilirler. Daha uzun süre saklamak isteyebileceğiniz banka bildirimleri ve makbuzları.
- Klasörünüzün görünümüne başka yararlı alanlar da eklemek isteyebilirsiniz. Boy mesajın boyutuna göre görmenizi ve sıralamanızı sağlar. Daha büyük e-postalardan oluşan e-posta klasörlerinizi kaldırmaya ve bunları e-postanın dışında yönetmeye karar verebilirsiniz (yani, önemli ekleri kaydedin veya bir e-postanın tamamını Outlook'un dışındaki bir konuma kaydedin).
- Outlook'ta spam konusunda yardıma mı ihtiyacınız var? spambayler. Hızlı. Bu kolay. Bedava.
Uyarılar
- Bir klasördeki mesaj sayısı belirli bir sayıya yaklaştığında (50? 100? 200?), o klasördeki e-postalarınızı ayıklama, budama, alt kategorilere ayırmanın zamanı gelmiştir.
- Outlook'un iş sürümünüzde değişiklik yapmadan önce (veya hangisine daha çok önem verdiğinize bağlı olarak tam tersi), Outlook'un ev sürümünü Outlook e-posta kuralları oluşturmak için test durumunuz haline getirmelisiniz.
