ATTN, "dikkat" kelimesinin kısa bir şeklidir ve genellikle e-postalarda ve yazılı yazışmalarda amaçlanan alıcıyı belirtmek için kullanılır. ATTN'yi e-posta yazışmalarında kullanmanın en iyi yolu, bunu konu satırına eklemektir. Bu şekilde mesajın kime ait olduğu anlaşılır ve e-postanızın doğru alıcı tarafından okunması daha olasıdır.
adımlar
Yöntem 1/3: Bir E-postaya ATTN Ekleme
Adım 1. Konu satırına ATTN ile başlayın
İş başvurusu gibi bazı durumlarda, bir şirket için yalnızca genel bir e-postanız olabilir, ancak belirli bir kişinin veya departmanın dikkatini çekmek isteyebilirsiniz. Bunu yapmanın en iyi yolu konu satırına “ATTN: John Smith” yazmaktır.
Alternatif olarak herhangi bir isim bilmiyorsanız “ATTN: İşe Alma Müdürü” veya “ATTN: Pazarlama Departmanı” yazabilirsiniz
Adım 2. Konu satırına diğer ilgili bilgileri ekleyin
Belirli bir kişinin veya insan grubunun dikkatini çekmenin yanı sıra, e-postanızın içeriğiyle ilgili birkaç önemli ayrıntıyı da eklemelisiniz. Bu, onu daha uygun hale getirecek ve muhtemelen daha hızlı açılıp okunacaktır.
Örneğin, "ATTN: John Smith re: İçerik İşaretleme Konumu" diyebilirsiniz
Adım 3. Konu satırı dolduğunda e-postanın gövdesini ATTN ile başlatın
Ayrıca bir e-postanın gövdesine veya ekli bir belgeye bir ATTN mesajı da ekleyebilirsiniz. Bu şekilde hala mesajın kime yönelik olduğunu iletiyorsunuz ve konu satırını yalnızca e-postanın amacını belirtmek için kullanabilirsiniz. Bu, bir e-postayı yanıtlarken ve konu satırı zaten oluşturulmuşsa gerekli olabilir.
- Örneğin, e-postanın gövdesini "ATTN: Sandeep Kumar" diyerek başlatabilirsiniz.
- ATTN göstergesini e-postanın hem konu satırına hem de gövdesine dahil etmek isteyebilirsiniz.
Yöntem 2/3: E-postalarda ATTN'nin Ne Zaman Kullanılacağını Belirleme
Adım 1. İstediğiniz alıcının e-posta adresine sahip değilseniz ATTN'yi kullanın
Ulaşmanız gereken kişi veya departmanın doğrudan e-posta adresini bilmiyorsanız, bir şirket web sitesinde verilen iletişim adresine bir e-posta gönderebilirsiniz. Ardından konu satırında ATTN kullanarak mesajın kime yönlendirileceğini belirtmelisiniz.
Adım 2. ATTN'yi dahili iletişime dahil edin
Bölümünüzdeki veya grubunuzdaki birkaç kişiyle ilgili olabilecek, ancak bir veya iki kişinin doğrudan dikkatini gerektiren bir dahili not yazarken ATTN'yi kullanın. Bu şekilde herkesi bilgilendirmeye devam edersiniz, ancak aynı zamanda mesajın doğrudan kiminle konuştuğuna da öncelik verirsiniz.
“ATTN: Mary Smith re: satış hedefleri” yazabilir, ancak mesajı tüm satış ekibine gönderebilirsiniz
Adım 3. ATTN kullanarak e-postanızın önemli olduğunu belirtin
Ayrıca konu satırınızda ATTN kısaltmasını kullanarak bir şeyin acilen ilgilenilmesi gerektiğini belirtebilirsiniz. Örneğin, "Bordro ekstreleri acil ATTN gerektirir" yazabilirsiniz.
Yöntem 3/3: E-postalarınızın Dikkat Çekmesini Sağlama
Adım 1. Bir konu satırı ekleyin
Bir e-posta gönderirken her zaman bir konu satırı eklemeniz çok önemlidir. Bu, e-postanızı öne çıkarmanız ve ayrıca e-postanın içeriği hakkında bazı ayrıntılar sağlamanız için bir fırsattır. Konu satırı içermeyen bir e-postanın silinme veya gelen kutusunda kaybolma olasılığı daha yüksektir veya alıcının ne hakkında olduğunu öğrenmek için e-postayı açmaya zorlandığından alıcıyı rahatsız edecektir.
Adım 2. Konu satırını kısa tutun
Çoğu e-posta gelen kutusu, konu satırından yalnızca yaklaşık 60 karakter gösterir ve bir cep telefonu yalnızca yaklaşık 25 ila 30 karakter gösterir. Sonuç olarak, konu satırını kısa tutmalı ve en önemli bilgileri önce yazmalısınız.
“ATTN” ve “RE” gibi kısa formlar, konu satırına daha fazla bilgi eklemeyi kolaylaştırır
Adım 3. Akılda kalıcı bir şeyler yazın
Gelen kutuları genellikle spam ve promosyon malzemeleriyle dolup taşar ve birçok kişi e-postaları daha açılmadan siler. Doğrudan tanımadığınız birine e-posta gönderiyorsanız, e-postanızın öne çıkması önemlidir. Akılda kalıcı ve yaratıcı bir konu satırı yazarak alıcıların dikkatini çekebilirsiniz.
- Hayran olduğun ama şahsen hiç tanışmadığın birine ulaşıyorsan “Senden hiçbir şey istemiyorum” yazabilirsin. Örneğin, bu favori bir yazar veya sektörünüzde aradığınız biri olabilir.
- Alternatif olarak, “müşteri tabanınızı genişleterek daha fazla para kazanın” diyebilirsiniz. Bu, iş bağlantıları kurmak ve e-postalarınızın açılmasını istiyorsanız faydalı olacaktır.
Adım 4. Önemli ayrıntıları ekleyin
E-postanın içeriği hakkında her zaman önemli bilgileri eklemeniz çok önemlidir. Bir proje hakkında bir ortak çalışana e-posta yazıyorsanız, konu satırına projenin başlığını koyduğunuzdan emin olun. Bu şekilde iş arkadaşınız konunun ne hakkında olduğunu bilecek ve gerektiğinde öncelik sırasına koyabilecektir.
- "Yanıt gerekli" gibi bir şey de söyleyebilirsiniz. Bu muhtemelen e-postanızı daha öncelikli hale getirecektir.
- Alternatif olarak, “hızlı soru yeniden: öğle yemeği toplantısı” yazmak, kolay bir yanıt olacağını gösterdiği için muhtemelen dikkat çekecektir.
