Dostça bir hatırlatma e-postası yazmak zor olabilir. Saldırgan veya sabırsız görünmek istemezsiniz, ancak mesajınızı iletmek önemlidir. Selamlama ve yumuşatılmış ifadelerle e-postanızda samimi bir ton belirleyin. Alıcının ne istediğinizi net bir şekilde bilmesi için hatırlatma e-postanızın gereklerini yerine getirin. Hatasız bir e-posta sağlayın, böylece yalnızca arkadaşça değil, aynı zamanda profesyonel olarak da karşılaşabilirsiniz.
adımlar
Bölüm 1/3: Dostça Bir Ton Ayarlama
Adım 1. Alıcıyı selamlayın
İş durumlarında, "Sevgili filanca" gibi standart bir selamlama kullanmanız gerekebilir. Ancak, giderek daha fazla kişiselleştirilmiş e-posta standart hale geliyor. Baştan itibaren dostane bir tavır sergilemenize yardımcı olabilecek bazı e-posta selamları şunları içerir:
- Merhaba John
- Merhaba
- Uzun zamandır görüşemedik
- Merhaba!
Adım 2. Alıcıyla bağlantınızı referans alın
Hatırlatıcıya sadık kalırsanız, mesajınız soğuk görünebilir. Arkadaşlığınızı ve paylaşılan deneyimleri yansıtan ifadeler ekleyerek alıcıyla kişisel bağlantınızı referans alın. Bunlar şunları içerebilir:
- Okul nasıl gidiyor?
- arkadaşım, nasılsın?
- Geçen hafta sonu seninle çok güzel vakit geçirdim.
- En son ne zaman konuştuk, bir ay önce?
- Birlikte çıktığımız o gezi bir patlama oldu! Yakında tekrar yapmamız gerekecek.
Adım 3. İfadelerinizi yumuşatın
Bu, özellikle e-postanın hatırlatma kısmı için önemlidir. Alıcıyla iletişim kurmayalı uzun zaman olduysa, hafif bir özür dilemek veya yalnızca bir hatırlatma amacıyla iletişime geçmek için mazeret sunmak uygun olabilir. Yumuşatılmış ifadelerin bazı örnekleri şunları içerir:
- Görüşmeyeli epey oldu biliyorum ama hatırlatmak istedim…
- Yeni bebekle işler o kadar telaşlı geçti ki, sadece size hatırlatmayı hatırladım…
- Meşgul olduğunuzu biliyorum, bu yüzden sizi rahatsız etmek istemedim ama bir hatırlatma göndermek istedim…
Adım 4. Kibar olun
Hatırlatma önemliyse, çok güçlü bir şekilde karşılaşmak kolaydır. Alıcının hayatında devam eden şeyler olduğunu unutmayın. "Lütfen" ve "teşekkür ederim" ve eşdeğer ifadeler demeyi unutmayın. Aşağıdaki gibi kibar ifadeler ekleyebilirsiniz:
- Rahatsız ettiğim için özür dilerim ama emin olmak istedim…
- Vaktiniz olur olmaz bu e-postayı yanıtlayabilirseniz lütfen…
- Bu hatırlatıcıya verilen yanıtları okumaya zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Bunu takdir ediyorum.
- Cevabınızı dört gözle bekleyeceğim.
Bölüm 2/3: Gerekli Şeyleri Kapatmak
Adım 1. Bir konu satırı kullanın
Akıllıca bir konu satırı yazmanıza gerek yok. Açık ve net olanlar en faydalı olacaktır. Bunlar, alıcının bir bakışta e-postanın amacını bilmesini sağlar. Dostça bir e-posta hatırlatıcısı için bazı yaygın seçenekler şunları içerebilir:
- Check-in
- hakkında kısa bir hatırlatma…
- Yaklaşan gezi/etkinlik/vb.
- Gezi/etkinlik/vb için personel sayısı.
Adım 2. Hatırlatıcınızı eklemeyi unutmayın
Arkadaş canlısı ve kibar olmak için çok uğraşırken, gerçek hatırlatma gibi önemli bir şeyi bırakmak kolay olabilir. Hatırlatıcınızı, selamlamadan ve kısa bir kişisel bağlantıdan kısa bir süre sonra, e-postanın başlangıcına yakın bir yere koyun. Örneğin:
- "Merhaba, Konuşmayalı uzun zaman oldu, Ben. Karın ve çocukların nasıl? Benimki beni oldukça meşgul ediyor, ama seninle şu konuda görüşmek istedim…”
-
Merhaba!
Büyükanne, sana bir mesaj göndermek istiyordum. Üzgünüm, çok meşguldüm. Sadece öğle yemeği randevumuzu hatırlatmak istedim…”
Adım 3. Kısa ve öz bir dil kullanın
Kibar dilin daha uzun ifadeler kullandığı genellikle doğrudur. Örneğin, "Daha çok çalış" ifadesi, "Daha çok çalışman iyi bir fikir olabilir" gibi daha kibar olurdu. Kibar olsa da, bu uzun ifadeler e-postanızın odağını belirlemeyi zorlaştırabilir.
E-postanız için basitleştirilmiş bir yapı kullanın. Bu şuna benzeyebilir: Selamlama (açılış) → Kişisel Bağlantı → Hatırlatma → Onay (kapanış)
Adım 4. Gereksiz bilgileri düzenleyin
Her cümle ve her cümlenin her parçası için kendinize "Bu gerekli mi?" diye sorun. Bazı durumlarda, "gerekli", "e-postamın soğuk gelmemesi için gerekli" kadar geniş bir anlama gelebilir. E-postanın gereksiz kısımlarını kaldırın.
Genellikle zarflar ("çok", "gerçekten", "gerçekten", "son derece" ve "kesinlikle" gibi) mesajınızı daha kısa ve öz hale getirmek için kaldırılabilir
Adım 5. E-postayı bir veda ile kapatın
"Valediction", "veda etmek" anlamına gelen süslü bir kelimedir. Ödüller arasında "En İyi", "Saygılar", "Gerçekten Saygılar" ve "Saygılarımızla" gibi ifadeler bulunur. İmzanız takdirinizi takip etmelidir. Bununla birlikte, bu ortak övgüler, kişisel olmayan görünebilir. Şöyle bir şey deneyebilirsiniz:
- Senin arkadaşın
- Şerefe
- Herşey gönlünce olsun
- İyi günler
- Etiket, sensin
- Cevabını bekliyorum
Bölüm 3/3: Hatasız Bir E-postanın Sağlanması
Adım 1. E-postanızı düzeltin
E-postanıza bir veya iki kez hızlıca göz atmak bile, yazarken gizlice girmiş olabilecek birçok basit hatayı ortadan kaldıracaktır. Oluşturmayı bitirdikten sonra, e-postanızı yazım ve dil bilgisi açısından kontrol edin.
- Birçok e-posta hizmetinde ücretsiz bir dil bilgisi ve yazım denetleyicisi bulunur. Bunların kalitesi e-posta sağlayıcınıza bağlı olacaktır. Bazı durumlarda, bu dama çok doğru olmayabilir.
- Konu satırınızı, selamınızı ve takdirinizi (kapanış) kontrol etmeyi unutmayın. Bunları gözden kaçırmak ve yalnızca e-postanızın gövdesine odaklanmak kolaydır.
Adım 2. E-postanızı yüksek sesle okuyun
Önemli bir e-posta yazıyorsanız veya gerçekten birisine karşı özellikle arkadaşça veya kibar olmak istiyorsanız, e-postanızı baştan sona yüksek sesle okuyun. Kulağa hoş geliyor mu? Eğer öyleyse, e-postanız gönderilmeye hazırdır.
Kulağa kulağa hoş gelen cümleleri veya pasajları yeniden yazın. Bunu değerlendirirken en iyi kararınızı kullanın. Bu, konuşma tarzınıza bağlı olarak kişiden kişiye değişecektir
Adım 3. E-postayı başka bir kişinin incelemesini sağlayın
İş amaçlı olanlar gibi önemli iletişimler için, hatırlatmayı göndermeden önce başka bir kişinin kontrol etmesini isteyebilirsiniz. Kısa ve öz bir e-posta yazdıysanız, bu genellikle çok az zaman alır ve en küçük hataların bile yakalanmasına yardımcı olabilir.
- Çevrimiçi mesajlaşma hizmetinizi kontrol edin. Çevrimiçi bir arkadaşınıza "Hey, göndermem gereken kısa bir e-postayı okuyabilir misiniz? Sadece bir dakikanızı alacak" gibi bir mesaj gönderin.
- E-postanızı okuyan herkese minnettarlığınızı ifade etmeyi unutmayın. Sonuçta sana iyilik yapıyorlar.
