İş alanınız müşterilerle telefon yoluyla iletişim kurmanızı gerektiriyorsa, kendinizi çok sayıda sesli mesaj bırakırken bulma ihtimaliniz vardır. Ama bip sesinden sonra tam olarak ne söylemelisiniz? Karşılaşmanız gereken tüm ilgili bilgileri hatırlamaya çalışmak sinir bozucu olabilir ve sonuç olarak önemli ayrıntılar atlanır. Sesli posta bırakmak için bir sistem bularak dağınık, doğaçlama mesajları bırakın. Kafanızda hızlı bir kontrol listesi yaparak, alıcıya iletmek için ihtiyacınız olan tüm bilgileri sağladığınızdan emin olabilir ve geri arama alma şansınızı artırabilirsiniz.
adımlar
Bölüm 1/3: Kendinizi Tanımlamak
Adım 1. Doğru ses tonunu kullanın
Mesajınızı kaydetmeye başlar başlamaz net ve duyulabilir bir sesle konuşun. Mırıldanmayın veya çok hızlı konuşmayın. Dinleyicinizin dikkatini çekmek için ilgili ve enerjik görünmek için elinizden gelenin en iyisini yapın. Alıcı sizi göremese bile, genel tonunuz telefonda karşınıza çıkacaktır, bu yüzden doğru olanı ilettiğinizden emin olun.
- Söylediğin her şeyi dile getir. Kötü alım, sesinizi bozabilir ve sesini kesmenize neden olabilir. Sıradan bir konuşma sesi bile telefonda karışabilir.
- Sesinizin kalitesi, aramanın şeklini uygun şekilde yansıtmalıdır. Örneğin, yeğeninizi lise mezuniyetinden dolayı tebrik etmek için sesli mesaj bırakırken sesinizin heyecanlı olması sorun değil. Ancak, kederli bir arkadaşınıza başsağlığı diliyorsanız, ses tonunuzu ciddi ve saygılı tutmalısınız.
Adım 2. Adınızı söyleyin
Alıcıya önce adınızı verin. Bu şekilde aradığınız kişi, kim olduğunuzu hemen bilecektir. Çoğu durumda basit bir "budur (adınız)" veya aradığınız kişi sizinle daha önce tanışmadıysa daha giriş niteliğinde bir "benim adım (tam ad)" yeterlidir. Arkadaşlarınız ve akrabalarınız, daha fazla tanımlamaya gerek kalmadan sizi tanıyacaktır. Bu profesyonel bir aramaysa, ses ve mesajla ilişkilendirilecek bir ada sahip olacaklar ve bu da daha kişisel bir iletişim hattı açmaya yardımcı olacak.
- Bu adım verilmiş gibi görünüyor, ancak arayanlar yerine konulduğunda genellikle unutuluyor.
- Takip eden bir aramada alıcıya faydalı olabilecek bir iş unvanınız veya kendinizle ilgili bir tanımınız varsa, bunu isminizden sonra listeleyin, örneğin "Benim adım Dr. Holdsworth, Sacred Heart Tıp Merkezi'nde kıdemli radyolog" veya "Bu Gloria Carpenter, ben Chloe'nin okuldan annesiyim."
Adım 3. Telefon numaranızı bırakın
Adınızın hemen ardından telefon numaranızı söyleyin. Arayanların çoğu, iletişim bilgilerini vermek için sesli mesajın sonuna kadar bekler, ancak alıcı ilk seferinde onu yakalayamazsa, mesajın tamamını tekrar dinlemek zorunda kalırlar. Telefon numaranızı bırakırken anlaşılır olması için yavaş konuşmayı ve telaffuz etmeyi unutmayın.
- Mesajın başında telefon numaranızı sunmanın basit bir yolu, “bu (adınız), numaram (telefon numaranız)” veya “benim adım (ad) aranıyor (numara) gibi bir şey söylemektir.”
- Arayan Kimliği özelliklerinin yaygın olmasına rağmen, aradığınız kişinin numaranızı kaydetmemesi veya aramanızı farklı bir dahili numaradan geri vermesini istemeniz durumunda her zaman telefon numaranızı bırakmanız önerilir.
Adım 4. Bir bağlantı kurun
İşle ilgili sesli mesajları veya bilinmeyen göndericilerden gelen mesajları dinlerken, kim olduğunuzu veya neden aradığınızı bilmiyorlarsa insanlar şüphelenmeye veya ilgisiz kalmaya başlayacaklar. Size numaralarını veren ortak bir arkadaştan veya referanstan bahsederek onları rahatlatın. Yine, bu aramayı daha kişisel hissettirir. Sesli mesaj daha az müdahaleci görünecek ve yanıt alma olasılığınız daha yüksek olacaktır.
- "Teknenizi satmakla ilgilendiğinizi söyleyen Pat'ten numaranızı aldım" gibi dinleyiciye ipucu verecek kısa bir giriş yapmayı deneyin.
- Bir iş görüşmesi yapmıyor olsanız bile, bağlantı kurmak alıcınızın daha rahat etmesine yardımcı olabilir. “Bu Bob, sokağın karşısındaki komşunuz”, “Bu Robert Henderson”dan daha cana yakın.
Puan
0 / 0
1. Kısım Testi
Bir arkadaşınıza veya akrabanıza mesaj bırakıyorsanız, kendinizi nasıl tanıtmalısınız?
Sadece adınla.
Aynen öyle! Sizi iyi tanıyan birini ararsanız, sizi yalnızca adınızdan tanıyabilir. Bir aile üyesine veya arkadaşınıza tam adınızı bırakmak, kulağa sert ve garip gelebilir. Başka bir sınav sorusu için okumaya devam edin.
Sadece soyadınla.
Tekrar deneyin! Arkadaşlarınızla soyadınızı kullanmadığınız sürece, sesli mesajda kendinizi bu şekilde tanıtmanız garip. Ve aile üyelerinizin çoğu muhtemelen aynı soyadına sahiptir, bu yüzden sizi tanımlamalarına yardımcı olmaz. Tekrar tahmin et!
Tam adınızla.
Pek değil! Hiç tanımadığınız birine sesli mesaj bırakıyorsanız tam adınızı bırakmalısınız. Ancak bir aile üyesi veya arkadaşınız sizi tanımlamak için tam adınıza ihtiyaç duymaz. Tekrar tahmin et!
Aslında sizi iyi tanıyan birine isminizi vermenize gerek yok.
Şart değil! Telefonda konuşmanın sesinizi bozduğunu unutmayın. Bu nedenle sizi yakından tanıyan kişiler bile telefonda sesinizi tanımayabilir. Başka bir cevap seçin!
Daha fazla sınav mı istiyorsunuz?
Kendini test etmeye devam et!
Bölüm 2/3: İşinizi Belirtme
Adım 1. Ne söyleyeceğinizi önceden düşünün
Sesli mesaj bırakmaya başlamadan önce ne söyleyeceğiniz konusunda net bir fikriniz olsun. Belirli bir niyetle arıyorsanız bu pek sorun olmamalı, ancak diğer uçtan bip sesini duymak ve bunların kaydedildiğini bilmek, arayanların çoğunun boş kalmasına neden olabilir. Bilgileri madde işaretlerine bölün ve kapatmadan önce her birine vurun.
- Özellikle acil veya önemli olan sesli mesajlar için, önceden kaba bir komut dosyası yazmayı düşünün.
- Kendinizi boşlukta yakalarsanız, birkaç kelimeyle adınızı, geri arama numaranızı ve arama nedeninizi söylemeye odaklanın.
- Dün geceki randevuyla ilgili romantik bir ilgiyi takip etmek için sesli mesaj gönderdiğine dair resim. Mesajınızı kaydetmeden önce zihinsel olarak ana hatlarıyla belirtmek, sakin, sakin ve toplanmış görünmekle kekeleyen, gergin bir enkaz arasındaki fark anlamına gelebilir.
Adım 2. Mesajınızı kısa tutun
Sesli posta mesajınızı 20-30 saniye ile sınırlayın. Bir sesli mesajın daha uzun olması gerektiğinde nadiren bir durum olacaktır. Aşırı uzun, dolambaçlı bir giriş veya hikaye ile alıcıyı sıkmak istemezsiniz. Kısa ve öz kalın. Kısa bir mesaj aslında merak uyandırabilir ve bir kişiyi başka türlüsü olmadığında geri aramaya ikna edebilir.
- Diğer taraftan, çok kısa bir sesli mesaj bırakırsanız, alıcınız bunun önemsiz olduğunu düşünebilir ve dinlemeden silebilir. Bu, özellikle listelenmemiş bir numaradan arıyorsanız olasıdır.
- Sesli mesaj bırakmanın amacı, birisini sizi geri aramaya zorlamak, görüşme sırasında onlarla paylaşacağınız tüm bilgileri boşaltmak değil.
Adım 3. En önemli bilgilerle açın
Kovalamayı kesin ve arama nedeniniz konusunda açık olun. Sadece üsse dokunuyorsanız, söyleyin; bir satış teklifiniz varsa veya bir işlemi takip ediyorsanız veya bir randevuyu onaylıyorsanız, alıcıyı bilgilendirin. Amacınızı önceden bildirmezseniz, dinleyiciniz ilgisini hızla kaybeder ve mesajı silebilir.
- Amacını anlatmak için sadece kısa bir zamanın var. Alışılmadık bir şekilde aşarsanız, dinleyiciniz herhangi bir önemli bilgiye ulaşmadan mesajdan vazgeçebilir.
- "Baba hastanede" gibi zor haberleri boş vermek ve mesajın geri kalanını teselli etmek ve açıklamak için kullanmak, konunun etrafında dans etmek ve dinleyicinizi endişelendirmekten çok daha iyidir.
Adım 4. Kişisel ve organik olun
Abartılı, jenerik görünen bir "telefon sesine" kayma dürtüsüne karşı koyun. Sadece kibar ol, kendin ol ve doğal konuş. İnsanlar, birisinin onlara bir şey satmaya çalıştığını veya belirli bir yoldan çıktığını anlayabilir ve onlara eşit temelde yaklaştığınızı düşünürlerse, size günün zamanını verme olasılıkları çok daha yüksek olacaktır.
Bir senaryodan okuyormuş gibi görünmek, dinleyicinize, yapmanız gereken başka bir çağrı olduğu izlenimini verecektir
Puan
0 / 0
2. Kısım Testi
Sesli mesajınız sırasında ne kadar bilgi vermelisiniz?
Mümkün olduğunca az, örneğin adınız ve numaranız.
Hayır! Özellikle listelenmemiş bir numaradan arıyorsanız, sesli mesajda gizemli olmaya çalışmayın. Çok şifreli iseniz, aradığınız kişi önemsiz olduğu için sesli mesajınızı silebilir. Başka bir cevap seçin!
Seni neden geri aramaları gerektiğini açıklamaya yetecek kadar.
Doğru! Kısa ve öz olun, ancak aradığınız kişiye neden aradığınızı bilmesi için yeterli bilgi verin. Ne çok çekingen ne de çok konuşkan değilseniz, sizi geri aramaları daha olasıdır. Başka bir sınav sorusu için okumaya devam edin.
Telefonu açsalardı vereceğin tüm bilgiler.
Tam olarak değil! Sesli mesajlar, tam konuşmaların yerini tutmaz. 20 veya 30 saniyeden fazla konuşursanız, aradığınız kişinin sıkılması veya sinirlenmesi muhtemeldir ve muhtemelen sizi geri aramayacaktır. Başka bir cevap seçin!
Daha fazla sınav mı istiyorsunuz?
Kendini test etmeye devam et!
Bölüm 3/3: Oturumu Kapatma
Adım 1. Belirli bir soru veya istekte bulunun
Mesajınızı sonlandırırken, alıcının sizi neden geri aramasını istediğiniz konusunda net olun. Onlara net bir soru sorun veya telefonu açmaya motive edecek bir istekte bulunun. Sesli mesajınızı dinledikten sonra niyetiniz konusunda kafaları karışmış veya kararsız kalmışlarsa, işini yapmamıştır.
- “Size gönderdiğim tarifi nasıl beğendiğinizi bana bildirin” veya “Bu teklifle ilgili fikirlerinizi duymakla ilgileniyorum” gibi ifadeler deneyin.
- İnsanlar, yalnızca "beni geri ara" demektense bir istekte bulunarak iletişime geçmek için daha fazla motive olurlar.
Adım 2. Adınızı ve iletişim bilgilerinizi yeniden belirtin
Dinleyiciye adınızı ve telefon numaranızı vererek mesajınızı bir kez daha sonlandırın. Telefon numaranızı iki kez tekrarlayın, böylece bir rakamı yanlış alma veya yazmama şansları olmaz. Alıcı, aramanızı geri verdiğinde, ne zaman müsait olup olmayacağınız ve arayabileceğiniz günün en iyi saati gibi yardımcı olabilecek tüm ayrıntıları da eklediğinizden emin olun.
- Bir aramanın sonunda telefon numaranızı iki defadan fazla hecelemek aşırıdır ve hatta kaba olarak yorumlanabilir.
- Arayan kişi sizinle daha önce hiç tanışmadıysa, soyadınızı da heceleyerek isteyebilirsiniz.
- Mesajınız bir arkadaşınız veya akrabanız için sıradan bir mesajsa, bu adım için endişelenmenize gerek yoktur.
Adım 3. Uzun soluklu sonlardan kaçının
Telefonu kapatma zamanı geldiğinde, mesajı gereksiz yere oyalamayın veya uzatmayın. Sevilen birine kişisel bir çağrı olmadığı sürece, birine harika bir gün dilemeye gerek yok. Sesli mesaj ne kadar uzun sürerse alıcının dikkati dağılır, bu nedenle sonunda odağı kaybetmemeye çalışın. Zaman ayırdıkları için onlara teşekkür edin ve iletişimin bir sonraki aşamasını onlara bırakın.
- “Senden haber almayı dört gözle bekliyorum” gibi dostane kapanışlar daha sıcak ve bu nedenle “iyi günler” gibi genel, ticari olanlardan daha etkilidir.
- Sonunda mesajınızı özetlemeyin veya özetlemeyin. Alıcının belirli bir ayrıntıyı tekrar duyması gerekiyorsa, daha sonra tekrar oynatabilir.
Puan
0 / 0
Bölüm 3 Testi
Bir sesli posta mesajının sonunda telefon numaranızı kaç kez söylemelisiniz?
Yok, mesajın başında söylediğini varsayarsak.
Pek değil! Evet, sesli mesajın başında numaranızı vermelisiniz. Ancak o zaman bile, kişinin ilk seferde gözden kaçırma olasılığı vardır, bu nedenle mesajınızın sonunda tekrarlamanız iyi olur. Doğru cevabı bulmak için başka bir cevaba tıklayın…
Bir kere
Kapat! Mesajınızın sonunda numaranızı bir kez söylemek, hiç söylememekten kesinlikle daha iyidir. Ancak ideal olarak, kişinin onu anladığından emin olmak için bir kereden fazla tekrarlamalısınız. Başka bir cevap seçin!
İki kere
Aynen! Mesajınızın en sonunda numaranızı iki kez tekrarlayın. Bu, kişinin saldırgan veya kaba görünmeden doğru duyduğundan emin olmak için ideal sayıdır. Başka bir sınav sorusu için okumaya devam edin.
Üç kere
Hemen hemen! Bir sesli mesajın sonunda numaranızı üç kez belirtmeniz gerekmez. Aradığınız kişi bundan daha az tekrarla numaranızı alacaktır. Daha da kötüsü, bunu üç veya daha fazla kez tekrarlamak kaba gelebilir. Başka bir cevap deneyin…
Daha fazla sınav mı istiyorsunuz?
Kendini test etmeye devam et!
Video - Bu hizmet kullanılarak YouTube ile bazı bilgiler paylaşılabilir
İpuçları
- "Bu kişi ne istiyor?" diye düşündüren sesli mesajlar aldığınız zamanları düşünün. Almak istediğiniz sesli mesaj türünü bırakın.
- Alıcıyla etkileşiminizle ilgili olduğunda, telefon numaranıza ek olarak e-posta adresinizi veya başka bir iletişim yöntemi sağlayın.
- Gülümsemek! Telefonla bile geliyor.
- Zamana duyarlı bilgiler paylaşıyorsanız tarihi belirtmeyi unutmayın.
- Hassas bir konu hakkında arıyorsanız, başkaları tarafından duyulma ihtimaline karşı sesli mesaja eklediğiniz bilgileri sınırlayın.
- Bir acil durum veya doğal afet durumunda, insanlara iyi olduğunuzu bildirmek için giden sesli posta mesajınızı kullanın.
Uyarılar
- Birinin sizi geri aramasını sağlamaya çalışıyorsanız, geçmişteki başarısız arama denemelerini gündeme getirmeyin. Bu sizi sinirli gösterebilir ve sizinle uğraşırken daha az rahat olurlar.
- Profesyonel durumlarda, aradığınız kişi cevap vermezse her zaman sesli mesaj bırakmalısınız. Sesli mesaj olmadan birden fazla cevapsız arama görmek, işinizin önemini azaltır.
