Sadece okul öğretmenlerinin yoklama konusunda endişelenmesi gerektiğini düşünebilirsiniz, ancak bu aslında aynı zamanda önemli bir iş uygulamasıdır. Hem küçük hem de büyük işletmeler için, doğru katılım verileri verimlilik, karlılık ve çalışan memnuniyeti hakkında çok şey ortaya çıkarabilir. Modern teknoloji sayesinde, çalışanların katılımını kaydetmenin ve verileri etkin bir şekilde kullanmanın sayısız yolu vardır.
adımlar
Yöntem 1/3: Katılım Verilerini Toplama
Adım 1. Yalnızca küçük bir işletmeniz varsa basit bir elektronik tablo kullanın
5 veya daha az çalışanınız varsa ve muhtemelen 10 veya daha az çalışanınız varsa, çok basit bir yoklama kayıt yöntemi kullanmak sizin için işe yarayabilir. Örneğin, bir Microsoft Office veya Google Dokümanlar elektronik tablosunda katılımı ve saatleri takip edebilir veya hatta kağıt elektronik tablolara güvenebilirsiniz. 5-10'dan fazla çalışanınız varsa daha gelişmiş izleme seçeneklerini tercih edin.
- İşletmenizin büyüklüğü ne olursa olsun, katılımı ve saatleri kaydetmek için her zaman net bir sistem kullanın. Bir şeyleri takip etmeye çalışırken hafızanıza veya çalışanınızın sözüne güvenmeyin!
- Kağıt tabanlı bir elektronik tablo tercih ediyorsanız, ihtiyaçlarınıza uygun yazdırılabilir bir şablon için çevrimiçi olarak kontrol edin.
Adım 2. E-tablonuzu kolaylaştırmak için bir Office veya Dokümanlar şablonu oluşturun
Hem Microsoft Office hem de Google Dokümanlar, çalışanların katılımını ve saatlerini kaydetmek için tasarlanmış eklenti şablonları sunar. Genel bir elektronik tabloyla karşılaştırıldığında, bu seçenek çalışanlarınızın saatlerini girmelerini ve sizin verileri izlemenizi ve analiz etmenizi kolaylaştırabilir.
Temel bir kağıt veya elektronik hesap tablosundan daha verimli olsa da, bu seçenek hala en iyi şekilde küçük işletmelere bırakılmıştır - belki de 20'ye kadar çalışanı olan işletmeler
Adım 3. Zaman ve maliyet açısından uygunsa, kayıt tutma konusunda sözleşme yapın
Hem küçük hem de büyük birçok işletme için, katılımı kaydetmenin en iyi yolu, bunu yapması için başka birine ödeme yapmaktır! Çoğu durumda, çalışanlarınız katılımlarını ve saatlerini bir web portalına veya uygulamaya girecek ve yüklenici verileri barındıracak ve size buna dayalı olarak düzenli raporlar sağlayacaktır.
Bazı şirketler, çalışan seviyelerine göre sabit bir ücret alır - örneğin, 10 çalışana kadar ayda 20 ABD doları - diğerleri ise çalışan başına ücret alır. Çalışanlarınızın katılımını ve saatlerini takip etmek için üçüncü taraf bir şirket seçerken maliyetleri, özellikleri ve hizmetleri karşılaştırın
Adım 4. Yalnızca BT kapasiteniz varsa, şirket içinde kayıt tutmayı yönetin
Orta veya büyük bir şirket olarak, belki finansal veya güvenlik nedenleriyle kayıt tutma konusunda rahat olmayabilirsiniz. 100, 1.000 ve hatta 10.000 çalışanın katılımını ve saatlerini izlemek, gerekli veri toplama, depolama ve analiz altyapısını geliştirebilen ve sürdürebilen sağlam bir BT departmanı gerektirir. BT ve İK departmanlarınızın da birlikte iyi çalışabilmesi gerekir!
Kayıt tutmayı kendiniz yapmanın maliyetlerini ve faydalarını, bunu yapmak için üçüncü bir tarafla sözleşme yapmaya karşı dikkatli bir şekilde değerlendirin
Yöntem 2/3: Teknoloji ile Katılımı İzleme
Adım 1. Çalışanların kimlik kartlarıyla "içeri" ve "dışarı" geçmesini sağlayın
Bu, temelde, çalışanların bir kağıt delikli kartla "giriş" ve "çıkış" yapmasının modern versiyonudur. Buradaki avantaj, verilerin, depolama ve analiz için doğrudan şirket içi veya üçüncü taraf kayıt tutma altyapınıza gönderilmesidir.
Kaydırmalı kart istasyonları, örneğin ofis çalışanları, öğretmenler veya fabrika çalışanları gibi tipik iş günlerinde tek bir yere bağlı kalan ve düzenli saatlerde çalışan çalışanlarla en iyi sonucu verir
Adım 2. Kimlik tarayıcılarında “arkadaşça delmeyi” sınırlamak için biyometri veya video kullanın
Geç kalan veya gelmeyen bir iş arkadaşı için "arkadaş delme" adı verilen - delikli kartlarla daha kolay olsa da, bir iş arkadaşının kimliğini onlar için kaydırmak ve aynı amaca ulaşmak hala mümkün. Bunun işgücünüz arasında bir sorun olduğundan endişe ediyorsanız, kaydırmalı kart istasyonlarınızın güvenliğini ve doğruluğunu artırmak için video kameralar veya biyometrik tarayıcılar gibi önlemlere yatırım yapmayı düşünün.
- Tipik olarak parmak izi yetkilendirmesi gerektiren biyometrik tarayıcılar, kimlik kartı tarayıcılarıyla birlikte kullanılabilir.
- Kaydırmalı kart istasyonlarınıza güvenlik kameraları kurmak, şüpheli "zımbalayıcıları" belirlemenize yardımcı olabilir.
Adım 3. Telefon tabanlı bir uygulama ile ofis dışında çalışanların saatlerini takip edin
Kaydırmalı kartlar, evden veya birden fazla yerden çalışan çalışanlar için pek işe yaramaz. Bunun yerine, işle ilgili veya kişisel telefonlarına bir uygulama yükleyerek "zorla girmelerini" ve "çıkmalarını" sağlayın. Çoğu durumda, katılımlarını ve saatlerini izleyen çalışan bir saati başlatmak ve durdurmak için bir düğmeye basmaları yeterlidir.
İşletmeniz kayıt tutma işini zaten üçüncü bir tarafa yaptırıyorsa, bu tür bir uygulama paketin bir parçası olarak dahil edilebilir. Bu durumda, çalışanlarınızın kendi girdikleri katılım verileri, genel kayıt tutma işleminize sorunsuz bir şekilde entegre edilmelidir
Adım 4. Çok seyahat eden çalışanlar için GPS konumu ve zaman takibini düşünün
Bu tür bir takip sistemi, iş günlerinde belirli yerler arasında seyahat eden çalışanlarınız varsa iyi çalışır. İş telefonlarının GPS'i, belirli çalışma bölgelerinde olduklarında takip edecek ve bu da toplam çalışma saatlerini belirlemek için kullanılabilecek.
GPS izleme, bazı "zaman çizelgesi" uygulamalarında isteğe bağlı bir özelliktir. Çalışanları kişisel telefonlarından takip etmek biraz fazla “ağabey” gibi hissettirebileceğinden, bu özellik kesinlikle işle ilgili telefonlarda kullanılmak üzere muhafaza edilir
Yöntem 3/3: Katılım Verileriyle Başa Çıkma
Adım 1. Katılım sorunlarının işinizi nasıl etkilediğini görmek için sayıları çarpın
Doğru çalışan katılım kayıtlarını tutmak, olumlu ve olumsuz katılım kalıplarının kârlılığınızı nasıl etkilediğini hesaplamanıza olanak tanır. Buna karşılık, daha fazla verimlilik için iş yerinizi ve İK stratejilerinizi ayarlamak için bu verileri kullanabilirsiniz.
Örneğin, bazı hızlı hesaplamalar size, belirli bir zaman diliminde 100 çalışan başına devamsızlık sayısı olan "isidans oranını" verebilir. "Hareketsizlik oranı" ve "önem oranı" gibi benzer veri noktaları da devam ve devamsızlığın ekonomik etkisini belirlemeye yardımcı olmak için kullanılabilir
Adım 2. Uygun katılım prosedürlerini izleyen çalışanları tanıyın
Biraz olumlu pekiştirme uzun bir yol kat edebilir! Topladığınız verileri, çalışanları mükemmel katılım kayıtları ile tanımlamak için kullanın. Onlara halk tarafından tanınma, övgü ve muhtemelen ödüller verin - birkaç hediye kartı veya küçük bir bonus bile başkalarını aynı şeyi yapmaya teşvik etmeye yardımcı olabilir.
“İyi katılımın” mutlaka çalışanın işi asla kaçırmadığı anlamına gelmediğini unutmayın. Aynı zamanda, örneğin bir gün izin almadan önce uygun bir bildirimde bulunarak veya bir hastalıktan kurtulurken evde kalarak izin almak konusunda vicdanlı olmak anlamına da gelir
Adım 3. Harekete geçmeden önce devam sorunu olan bir çalışanla görüşün
Verileriniz bir çalışanın devam sorunu yaşadığını belirlediğinde, doğrudan disipline veya işten çıkarmaya atlamayın. Bunun yerine, konuyu tartışmak için onlarla (ve bir İK temsilcisi veya benzer ilgili tarafla) görüşün. Çalışana katılım beklentilerini karşılama konusunda net rehberlik ve kriterler sağlayan yazılı bir eylem planı koyun.
Örneğin, evde bazı acil sorunlarla mücadele eden kendini işine adamış bir çalışanla uğraşıyor olabilirsiniz. Bu durumda, değerli bir işçiyi aceleyle işten çıkarmak yerine bazı zamanlama veya iş yükü ayarlamaları yapabilirsiniz
Adım 4. Bir işçiyi disipline ederken veya işten çıkarırken bürokrasiyi dikkatli bir şekilde gözden geçirin
Devam sorunları olan bir çalışana disiplin uygularken ve özellikle onları işten çıkarmadan önce her zaman net ve tutarlı bir prosedür izleyin. İdeal olarak, iş hukuku odaklı bir hukuk müşaviri tarafından bilgilendirilmelisiniz. Aksi takdirde, kuru bir ateş gibi görünen şey, pahalı bir dava ile sonuçlanabilir.
