E-posta, metin mesajları, telefon görüşmeleri ve anlık mesajlaşma uygulamalarıyla birlikte artık en yaygın kullanılan iletişim biçimlerinden biridir. E-posta ile yazışma o kadar yaygındı ki, birçok insan nasıl düzgün bir şekilde oluşturulacağını unuttu. İyi oluşturulmuş bir e-posta, ilettiği mesajdaki profesyonelliği ve samimiyeti yansıtır, bu nedenle bir e-posta mesajını nasıl formatlayacağını bilmek kesinlikle gereklidir.
adımlar
Adım 1. E-postanızın konusunu oluşturun
Bir e-posta mesajının konu satırı, mesajın neyle ilgili olduğunun kısa bir özeti olarak hizmet eder. Konu satırınız, alıcıya e-postanızın konusu hakkında birkaç basit kelimeyle bir fikir verebilecek şekilde açık ve net olmalıdır.
- Örneğin, birisine bir iş hakkında yazıyorsanız, konu satırını “Sürdüğünüz arabayı seviyorum” gibi çok fazla ayrıntıyla karmaşıklaştırmayın. Mavi rengini seviyorum ve tekerlekler muhteşem."
- Nedeninizi doğrudan konu satırında açıkça belirtin. Örneğin: "Mavi sedanınızın ilgilenen alıcısı."
Adım 2. Uygun selamları ekleyin
E-postaya hemen söylemeniz gereken şeylerle başlamayın. "Selamlar" veya "İyi günler" gibi yaygın selamlamaları ekleyin. Rastgele bir kişinin gelip sizi selamlamadan hemen sizinle konuşmasını istemezsiniz, değil mi? E-postalar için aynıdır.
Selamınızı daha kişisel hale getirmek için selamınıza alıcınızın soyadını ekleyin
Adım 3. Mesajınızın gövdesini yazın
Yazdığınız mesajın türüne ve kime gönderdiğinize bağlı olarak, istediğiniz gibi yazabilirsiniz.
- Size yakın birine yazıyorsanız, e-postanızın kişisel görünmesini sağlayabilirsiniz; ancak bir iş mektubu yazıyorsanız, e-postayı olabildiğince profesyonel tutmalısınız.
- Ayrıca mesajınızın biçimini de göz önünde bulundurmalısınız. Okunması zor yazı tipi stilleri, boyutları ve biçimleri kullanmayın ve büyük harf kullanmaktan kaçının. Dijital dünyada büyük harfler bağırmayı andırıyor.
Adım 4. Bir kapanış konuşması ekleyin
E-postanızı mesajınızın bittiği yerde sonlandırmayın. "Saygılarımızla", "Saygılarımla" veya oluşturduğunuz e-postayla en iyi şekilde gideceğini düşündüğünüz herhangi bir şey gibi kapanış sözleri yazın.
Kapanış sözleri e-postanızla kesinlikle iyi gitmeli. Niye ya? Çünkü bir iş mesajı yazıyorsanız, mektubunuzun kapanış konuşması olarak “Sevgilerimle” yazmak istemezsiniz; uygunsuz olurdu
Adım 5. Bir imza ekleyin
E-posta adresiniz gönderdiğiniz her e-postada adınızı zaten içeriyor olsa da, oluşturduğunuz her iletiye bir imza eklemeniz önerilir. İmzalar sadece düz metin veya yaratıcı olmak istiyorsanız resimler (logolar, marka işaretleri vb.) olabilir.
Kendi imzanızı oluşturmak için sahip olduğunuz web postası veya e-posta istemci uygulamasının İmza seçeneğini kullanın
İpuçları
- E-posta mesajlarını biçimlendirmenin yanı sıra, uygun şekilde adlandırılmış e-posta adreslerini de kullanmalısınız. "[email protected]" adresini kullanarak çocukluk arkadaşınıza mesaj göndermek sorun değil, ancak patronunuza iş e-postaları gönderirken o kadar da iyi bir fikir değil.
- E-posta oluştururken uygun İnternet görgü kurallarını kullanın. Bilinmeyen kişilere spam e-postalar veya mesajlar göndermeyin.
- Bir alıcıya birden fazla mesaj göndermekten kaçınmak için göndermeden önce her zaman e-posta mesajınızı iki kez kontrol edin. Bunu yaparsanız mesajlarınız SPAM olarak işaretlenebilir.
