Bilgi paylaşımı e-postası, özellikle işyerinde veya başka bir profesyonel ortamda bilgi paylaşmak için tasarlanmış bir e-postadır. Bilgi paylaşımı, meslektaşlarınıza onları önemsediğinizi ve gelecekte onlara yardımcı olabileceği umuduyla bildiklerinizi onlarla paylaşmak istediğinizi göstermenin harika bir yoludur. Ayrıca profesyonel bağlantılarınızı güçlendirmenize yardımcı olabilir. Bilgi paylaşım e-postalarınızı olabildiğince açık ve anlaşılır hale getirmeye çalışın. Bu, başkalarının anlamasını ve emmesini kolaylaştıracaktır.
adımlar
Yöntem 1/2: E-postanızı Oluşturma
Adım 1. Konu satırında e-postanızın amacını açık ve kısa bir şekilde belirtin
Hedef kitlenize e-postanızı açtıklarında ne bekleyeceklerine dair net bir önizleme sağlayan bir konu satırı yazın. Konu satırının uzunluğunu yaklaşık 7 kelime tutmaya çalışın.
- Örneğin, bir kodlama konferansına katılırken edindiğiniz bilgileri paylaşmak istiyorsanız, konu satırını "Miami Coders Konferansı 2020'den Önemli Çıkarımlar" gibi bir şey yapabilirsiniz.
- Belirsiz veya aşırı uzun konu satırlarına sahip e-postaların açılma olasılığı çok daha düşüktür. E-postanın ne hakkında olduğunu tam olarak ifade etmeyen 1-2 kelimelik kısa konu satırlarından uzak durun.
Uç: İnsanların bilgi paylaşımı e-postanızı belirli bir zaman dilimi içinde okumasını istiyorsanız, konu satırına bir tarih ekleyin. Örneğin, "2 Ağustos Toplantısında Tartışılacak Sektör Gelişmeleri" koyabilirsiniz.
Adım 2. E-postaya, belirli hedef kitlenize yönelik bir selamlama ile başlayın
Bilgi paylaşım e-postanızı göndermeyi planladığınız hedef kitleyi düşünün ve uygun bir formalite düzeyine sahip bir selamlama seçin. Selamlamayı, e-postayı alacak herkesi dahil edin.
- Örneğin, e-postayı birlikte çalıştığınız ve iyi tanıdığınız küçük bir programcı ekibine gönderiyorsanız, e-postaya "İyi günler, kodlama ninjalarım" gibi süper rahat ve samimi bir şeyle başlayabilirsiniz.
- Üst düzey kişilere veya şahsen tanımadığınız kişileri içeren bir tür gruba bilgi paylaşım e-postası gönderiyorsanız, "Sevgili yönetim kurulu üyeleri" veya "" gibi daha resmi bir selamlama seçebilirsiniz. Günaydın, pazarlama ekibi."
- Yalnızca 1 veya 2 kişiyle bilgi paylaşıyorsanız, e-postanızın karşılama mesajında onlara adlarıyla hitap edebilirsiniz.
- Şüphe duyduğunuzda, "Herkese merhaba" veya "İyi günler" gibi genel bir şey kullanabilirsiniz.
Adım 3. E-postanın başına kısa bir arka plan veya bağlam yazın
Selamlamanızın hemen altında, e-postanızda ne paylaşacağınızı açıklayan kısa bir paragrafla başlayın. Bu, okuyuculara konu satırından daha fazla okuyacakları şey için daha fazla bağlam sağlayacaktır.
Örneğin, bir kodlama konferansından öğrendiklerinizi paylaşıyorsanız, şöyle bir şey yazabilirsiniz: "Geçen hafta Miami Coders Konferansı'nın 2020 baskısına katılma şansım oldu. 2021 için yapay zeka ve kodlama trendlerini öğrendiğimiz 2 günlük konferanstan bazı önemli çıkarımları sizinle paylaşmak istiyorum. Bu bilginin benim için olduğu kadar sizin için de yararlı ve ilginç olacağını umuyorum.”
Adım 4. E-postanın gövdesini bölümlere ayırın
Paylaşmak istediğiniz ana noktaları tutarlı bölümlere ayırın, böylece takip etmesi ve sindirmesi daha kolay olur. Aşağıdaki metnin ne hakkında olduğunu netleştirmek için her bilgi bölümünün başına başlıklar koyun. Bilgileri bölmek için uzun bölümleri birden fazla kısa paragrafa ayırın, bir grup bilgiyi 1 uzun metin bloğuna dökmek yerine.
- Paragraflarınızın her birinin ilgili noktaları içerdiğinden emin olun. Yeni bir düşünceye başlıyorsanız, yeni bir paragraf yazmaya başlayın.
- Örneğin, yakın zamanda katıldığınız bir konferansta yapay zeka ve kodlama trendleri hakkında öğrendiklerinizi paylaşmak istiyorsanız, e-postanızı şu şekilde yapılandırabilirsiniz: “Yapay Zeka Sektörü Güncellemeleri” yazan bir bölüm başlığı ve ardından birkaç paragraf yazabilirsiniz. konu hakkında, ardından “2021 için Kodlama Trendleri” yazan başka bir bölüm başlığı ve ardından birkaç paragraf daha.
Adım 5. E-postanın gövdesini bir özet paragrafla sonlandırın
Oturumu kapatmadan önce, e-postanızın içerdiği bazı temel bilgileri yineleyen kısa bir paragraf yazın. Okuyucularınıza paylaşılan bilgiden ne kazanmalarını umduğunuzu bildirin ve ilgili eylem öğelerini ekleyin.
- Örneğin, şöyle bir şey söyleyebilirsiniz: "Gördüğünüz gibi, pazarlamayla ilgili olarak yapay zekada birçok heyecan verici yeni gelişme var ve 2021'de dikkat edilmesi gereken bazı ilginç yeni programlama trendleri var. Umarım bu bilgiyi uygularsınız. geliştirme projelerimize odaklanın ve gelecek yıl ürünlerimizi iyileştirmenin yollarını düşünün.”
- Bir eylem öğesi örneği şöyle olabilir: “Cuma günkü toplantıda tüm bu bilgilerle ilgili bazı düşüncelerimizi paylaşmayı planlayalım. Lütfen tartışmak için en az 1 puanla hazırlıklı gelin.”
Adım 6. E-postanızı bir imza ve ardından adınız ve unvanınızla sonlandırın
Kitleniz için uygun bir formalite düzeyi ile kısa ve samimi bir imza seçin. Adınızı ve unvanınızı en sona ekleyin, böylece insanlar az önce okudukları e-postanın tam olarak kimden geldiğini bilsinler; bu, özellikle hedef kitlenizin tüm üyelerini şahsen tanımıyorsanız önemlidir.
- Hemen hemen her e-postada işe yarayan geçici imza örnekleri şunlardır: "Teşekkürler", "Saygılar" ve "En iyi dileklerimle."
- Bazı daha resmi imzalar şunlardır: "Saygılarımızla" ve "Saygılarımızla."
- Her gün birlikte çalışmak veya görmek için insanlara bir e-posta göndermek için kullanabileceğiniz daha da sıradan oturumlar için bazı fikirler şunlardır: "Yarın görüşürüz" ve "Şerefe."
- Kuruluşunuzun dışında bilgi paylaşıyorsanız, adınızın ve unvanınızın arkasına kuruluşunuzun adını da ekleyin, böylece insanlar bunları nereden yazdığınızı bilsin.
Yöntem 2/2: E-postanızı Okuyucu Dostu Hale Getirme
Adım 1. E-postanızı mümkün olduğunca kısa tutun
Paylaşmak istediğiniz tüm bilgileri mümkün olduğunca az kelimeyle eklemeye çalışın. E-postanız ne kadar uzun olursa, bilginizi paylaşmak istediğiniz kişilerin tamamını okuma olasılığı o kadar düşük olur.
- Özellikle karmaşık bir konu hakkında yazıyorsanız, daha ayrıntılı bilgi sağlamak için her zaman dış kaynaklara bağlantılar veya ekler ekleyebilirsiniz. Bu şekilde, paylaştığınız şeylerle ilgilenenler konunun daha derinine inebilir.
- Bir bilgi paylaşım e-postasının ne kadar sürmesi gerektiğine dair kesin bir kural yoktur ve bu, büyük ölçüde paylaştığınız bilgi türüne ve konunun karmaşıklığına bağlı olacaktır. İyi bir kural, kendiniz okumak isteyeceğinizden daha uzun bir e-posta yazmamaktır.
Adım 2. Önemli bilgileri madde işaretleri veya numaralandırılmış listelerle vurgulayın
Metin paragraflarınızdan önemli bilgileri madde işaretleri veya numaralandırılmış listeler halinde tekrarlayın. Bu, paylaştığınız bilgiyi tekrar etmenize yardımcı olur ve okuyuculara e-postanızın ana noktalarından bazılarını almak için hızlıca bakabilecekleri bir şey verir.
Örneğin, “2021 için En İyi 5 Pazarlama Trendi” başlıklı bir liste yapabilir ve 1-5 arasındaki trendleri altına numaralandırılmış bir liste halinde yazabilirsiniz. Okuyucular, eğilimlerin neler olduğunu kolayca görebilir, ardından daha ayrıntılı bilgi isterlerse e-postanızın metnini okuyabilir
Adım 3. Mümkün olduğunca basit, anlaşılması kolay bir dil kullanın
Kesinlikle gerekmedikçe, puanlarınızı açıklamak için büyük kelimeler ve jargon kullanmaktan kaçının. Bu, e-postanızın, muhtemelen yazdığınız konuya sizin kadar aşina olmayan daha geniş bir kitle tarafından okunmasını ve anlaşılmasını çok daha kolay hale getirecektir.
Hangi dili kullanacağınızı seçerken de hedef kitlenizi düşünün. Örneğin, küçük bir programcı grubuna yazıyorsanız, e-postanızda farklı bir hedef kitleye yazmaktan daha fazla kodlama jargonu kullanmaktan muhtemelen kurtulabilirsiniz
Uç: Bir noktayı açıklamak için insanların bilmediği bir kelimeyi kesinlikle kullanmanız gerekiyorsa, e-postanızın içeriğinde kelimeyi ilk kullandığınızda bir tanım yapın.
Adım 4. Profesyonel bir tonda yazın
Kibar olun, uygun gramer ve noktalama işaretleri kullanın ve kelimelerinizi dikkatli seçin. Gündelik bir tonda yazmaktan kaçının ve argo veya profesyonel olmayan bir dil kullanmayın. Bu, bilgi paylaştığınız konuda profesyonel ve bilgili görünmenize yardımcı olacaktır.
- Örneğin, sözcükleri tamamı büyük harfle yazmayın ve ünlem işaretlerini dikkatli kullanın, böylece dinleyicilerinize bağırıyormuş gibi görünmeyin.
- Birkaçını adlandırmak için "yo", "naber" veya "hepiniz" gibi argo kelimeler veya ifadeler kullanmayın.
Adım 5. Standart yazı tiplerine, karakterlere ve e-posta biçimlendirmesine bağlı kalın
Bazı sistemlerde olmayan yazı tiplerini veya özel karakterleri kullanmayın. E-posta sunucunuzda yerleşik olarak bulunan standart bir sistem yazı tipini kullanın, standart bir klavyede bulunan karakterleri kullanmaya devam edin ve e-postanızın varsayılan biçimlendirmesiyle uğraşmayın.
Bu, e-postanızı farklı bir bilgisayarda veya farklı bir e-posta sunucusu aracılığıyla alan herkesin, e-postanızı yazarken tam olarak ne gördüğünüzü görmesini sağlayacaktır
İpuçları
- Bir bilgi paylaşım e-postası yazarken her zaman hedef kitlenizi göz önünde bulundurun. Bu, formalite, ton ve hangi dili kullanacağınızı belirlemenize yardımcı olacaktır.
- Bundan en çok yararlanacak kişilere bir bilgi paylaşım e-postası gönderdiğinizden emin olun. Örneğin, bir programcı pazarlama endüstrisi trendleri ve gelişmeleri ile ilgilenmeyebilir, ancak müşteri hizmetlerinden biri ilgilenebilir.
- Bir bilgi paylaşım e-postası oluşturmadan önce, bilgiyi paylaşmanın en iyi yolunun bu olup olmadığını kendinize sorun. Bazı durumlarda, yüz yüze bir toplantının veya video konferans sunumunun daha etkili olacağına karar verebilirsiniz.
- E-postanızı yazmadan önce paylaşmak istediklerinizin bir taslağını oluşturun. Örneğin, gittiğiniz bir web seminerinde öğrendiğiniz bazı pazarlama tekniklerini paylaşmak istiyorsanız, “yeni SEO teknikleri”, “e-posta pazarlama stratejileri” ve “içerik pazarlaması en iyi uygulamaları” gibi ana noktaları yazabilirsiniz.
Uyarılar
- E-postanızda kullandığınız dilin hedef kitlenizdeki herkes tarafından anlaşılabilir olduğundan emin olun. Örneğin, tüm şirketinize yazıyorsanız bir sürü programlama jargonu kullanmayın.
- E-postalarınızı göndermeden önce daima düzeltin ve yazım denetimi yapın. E-postanız hatalar içeriyorsa, güvenilir bir bilgi kaynağı olarak karşılaşmazsınız.
