E-posta, doğası gereği mektup yazmak kadar resmi değildir. Ancak yine de e-posta yazarken daha resmi olmanız gereken zamanlar olacak. Alıcının kim olduğunu düşünün ve ardından duruma uygun bir selamlama seçin. Bunu anladıktan sonra, selamlamayı biçimlendirmeye ve açılış cümlelerini yazmaya geçebilirsiniz.
adımlar
Bölüm 1/3: Alıcıyı Düşünmek
Adım 1. Ne kadar resmi olmanız gerektiğine karar verin
"Resmi" bir e-posta yazıyor olsanız bile, bu e-postanın ne kadar resmi olduğu, onu alan kişiye bağlıdır. Örneğin, bir iş başvurusu yaparken kullandığınız bir profesör yazarken aynı formaliteyi kullanmazsınız.
Biriyle ilk kez iletişim kurduğunuzda, güvenli tarafta olmak için, olması gerekenden daha resmi olmak daha iyidir
Adım 2. Kişinin adını bulun
Henüz bilmiyorsanız, kişinin adını bulmak için biraz araştırma yapın. Kişinin adını bilmek, e-postanız için resmi teknikler kullanıyor olsanız bile, selamlamanın daha yakışıklı görünmesini sağlar.
Adım 3. Kişinin liderliğini takip edin
Kişi size zaten e-posta gönderdiyse, selamlama stilini kopyalamanız sorun olmaz. Örneğin, "Merhaba" ve adınızı kullanıyorlarsa, e-postayı gönderirken "Merhaba" ve kişinin adını kullanarak aynı tarzda yanıt vermeniz kabul edilebilir.
Bölüm 2/3: Bir Selamlama Seçmek
Adım 1. "Sevgili
"Sevgili" (ardından kişinin adı gelir) bir nedenden dolayı eski bir beklemedir. Havasız olmadan resmidir ve çok sık kullanıldığı için genellikle bir selamlamada görünmez olur, bu iyi bir şeydir. Uygunsuz olduğu için selamlamanızın öne çıkmasını istiyorum.
Adım 2. Kişinin adını bilmiyorsanız "Selamlar"ı deneyin
Selamlama, özellikle kişinin adını bilmiyorsanız, iş e-postalarında kullanabileceğiniz nispeten resmi bir selamlamadır. Ancak, mümkünse kişinin adını öğrenmek her zaman daha iyidir.
E-posta özellikle resmi ise ve kişinin adını bilmiyorsanız "Kimin İçin Endişe Edebilir" seçeneğini de kullanabilirsiniz. Ancak, bu selamlama bazı insanlar için rahatsız edici olabilir
Adım 3. Biraz daha az resmi e-postalarda "Merhaba" veya "Merhaba" düşünün
E-postalar genel olarak mektuplardan daha az resmi olma eğilimindedir, bu nedenle biraz resmi bir e-postada "Merhaba" gibi bir şeyle kurtulabilirsiniz. Örneğin, profesörünüze e-posta gönderiyorsanız, özellikle de gerçekten etkileşimde bulunduğunuz birine "Merhaba" veya "Merhaba" gayet iyi çalışmalıdır.
Adım 4. "Hey
"Merhaba" yarı resmi bir e-postada kabul edilebilir olsa da, "Hey" muhtemelen değildir. Bu, konuşmada bile çok resmi olmayan bir selamlamadır, bu nedenle her tür resmi e-postada bundan kaçınmalısınız. Patronunuzu tanıyor olsanız bile oldukça iyi, örneğin, onlara e-posta gönderirken "Hey" i atlamak muhtemelen en iyisidir.
Adım 5. Gerektiğinde ad yerine bir başlık kullanın
Bazen bir kişiye yazarken, yalnızca şirket veya kuruluş içindeki unvanını bilirsiniz. Bu durumda, "Sayın İşe Alma Müdürü", "Sayın İşe Alma Komitesi" veya "Sayın Profesör" gibi kişinin adı yerine yalnızca kişinin unvanını kullanabilirsiniz.
Adım 6. Daha resmi hale getirmek için kişinin onur ifadesini ekleyin
Mümkün olduğunda, daha resmi hale getirmek için kişinin adının önüne "Bay", "Bayan", "Dr.," veya "Profesör" ekleyin. Ayrıca, daha resmi olmak için kişinin soyadını veya tam adını yalnızca kişinin adı yerine kullanın.
Bölüm 3/3: E-postayı Biçimlendirme ve Başlatma
Adım 1. Selamlamayı ilk satıra yerleştirin
En üst satırda seçtiğiniz selamlama ve ardından kişinin adı olmalıdır. Mümkün olduğunda kişi için Bay, Bayan veya Dr gibi bir unvan kullanın, ardından adını ve soyadını ekleyin.
Adım 2. Virgül kullanın
Genellikle selamlamadan sonra virgül kullanırsınız. Resmi mektuplarda iki nokta üst üste işareti kullanabilirsiniz, ancak bu genellikle resmi bir e-posta için bile fazla resmidir. Çoğu durumda virgül yeterli olacaktır, ancak bir e-postada kapak mektubu yazıyorsanız iki nokta üst üste kullanabilirsiniz.
Adım 3. Bir sonraki satıra geçin
Karşılama en üstte kendi satırında devam eder, bu yüzden yazdıktan sonra bir sonraki satıra geçmek için geri dönüş tuşuna basın. Paragraf oluşturmak için girintiler yerine satır sonları kullanıyorsanız, selamlama ile ilk paragraf arasında boş bir satır bırakmanız gerekir.
Adım 4. Gerekirse kendinizi açılış cümlesiyle tanıtın
Birini ilk kez yazıyorsanız, kişiyi gerçek hayatta tanıyor olsanız bile bir tanıtım yapmalısınız. Kişiye kim olduğunuza dair bir ipucu vermek onları okumaya devam etmeye teşvik eder.
- Örneğin, "Benim adım Jessica Hills ve ben XYZ Company'nin pazarlama direktörüyüm" yazabilirsiniz. Kişiyi nasıl tanıdığınızı da ekleyebilirsiniz: "Benim adım Robert Smith ve pazarlama sınıfınızdayım (Salı ve Perşembe günleri öğlen saatlerinde buluşan Pazarlama 101).
- Kişiyi zaten tanıyorsanız ve daha önce yazdıysanız, ilk cümleyi selamlama olarak kullanabilirsiniz. Örneğin, "Bana bu kadar çabuk geri döndüğünüz için teşekkür ederim" veya "Umarım iyisinizdir" diyebilirsiniz.
Adım 5. Noktaya gelin
Çoğu resmi e-postanın konuya hızlı bir şekilde ulaşması gerekir. Bu, ilk veya ikinci cümlenizin alıcıya neden yazdığınızı açıklaması gerektiği anlamına gelir. Amacınızı açıklarken mümkün olduğunca kısa olmayı unutmayın.
