Bir listeyi veya veri tablosunu Word'den Excel'e taşımanız gerekiyorsa, her bir bilgi parçasını elektronik tablodaki kendi hücresine kopyalayıp yapıştırmanız gerekmez. Önce Word belgenizi uygun şekilde biçimlendirerek, belgenin tamamını birkaç tıklamayla kolayca Excel'e aktarabilirsiniz.
adımlar
Yöntem 1/2: Listeyi Dönüştürme
Adım 1. Belgenin nasıl dönüştürüleceğini anlayın
Bir belgeyi Excel'e aktardığınızda, Excel elektronik tablosundaki her hücreye hangi verilerin gireceğini belirlemek için belirli karakterler kullanılır. İçe aktarmadan önce birkaç biçimlendirme adımını gerçekleştirerek, son e-tablonun nasıl görüneceğini kontrol edebilecek ve gerçekleştirmeniz gereken manuel biçimlendirme miktarını en aza indirebileceksiniz. Bu, özellikle büyük bir listeyi bir Word belgesinden Excel'e aktarıyorsanız kullanışlıdır.
Bu yöntem, her biri aynı formatta (adresler, telefon numaraları, e-posta adresleri vb.) birden çok girişten oluşan bir listeniz olduğunda en iyi sonucu verir
Adım 2. Herhangi bir biçimlendirme hatası için belgeyi tarayın
Dönüştürme işlemine başlamadan önce, her girişin aynı şekilde biçimlendirildiğinden emin olmak isteyeceksiniz. Bu, herhangi bir noktalama hatasını düzeltmek veya geri kalanıyla eşleşmeyen girişleri yeniden düzenlemek anlamına gelir. Bu, verilerin doğru şekilde aktarılmasını sağlayacaktır.
Adım 3. Word belgenizdeki biçimlendirme karakterlerini görüntüleyin
Normalde gizli biçimlendirme karakterlerini görüntülemek, girişleri bölmenin en iyi yolunu belirlemenize yardımcı olur. Bunları Ana Sayfa sekmesindeki "Paragraf İşaretlerini Göster / Gizle" düğmesini tıklayarak veya Ctrl+⇧ Shift+* tuşlarına basarak görüntüleyebilirsiniz.
Listelerin çoğunda ya her satırın sonunda bir paragraf işareti bulunur ya da satırın sonunda ve girişler arasındaki boş satırda birer paragraf işareti bulunur. Hücreler arasında ayrım yapmak için Excel tarafından kullanılan karakterleri eklemek için işaretleri kullanacaksınız
Adım 4. Fazladan boşluktan kurtulmak için her giriş arasındaki paragraf işaretlerini değiştirin
Excel, satırları belirlemek için girişler arasındaki boşluğu kullanır, ancak biçimlendirme işlemine yardımcı olmak için şimdilik ondan kurtulmanız gerekir. Endişelenme, birazdan tekrar ekleyeceksin. Bu, bir girişin sonunda bir paragraf işaretiniz ve girişler arasındaki boşlukta bir tane (arka arkaya iki) olduğunda en iyi sonucu verir.
- Bul ve Değiştir penceresini açmak için Ctrl+H tuşlarına basın.
- Bul alanına ^p^p yazın. Bu, arka arkaya iki paragraf işaretinin kodudur. Her giriş tek bir satırsa ve aralarında boş satır yoksa, bunun yerine tek bir ^p kullanın.
- Değiştir alanına bir sınırlayıcı karakter girin. ~ gibi belgenin herhangi bir yerinde görünen bir karakter olmadığından emin olun.
- Tümünü Değiştir'e tıklayın. Girişlerin kendilerini birleştirebileceğini fark edeceksiniz, ancak sınırlayıcı karakter doğru yerde (her giriş arasında) olduğu sürece bu şu anda bir sorun değil.
Adım 5. Her girişi ayrı alanlara ayırın
Artık girdileriniz sonraki satırlarda görünecek şekilde ayrıldığına göre, her alanda hangi verilerin görüneceğini tanımlamak isteyeceksiniz. Örneğin, her giriş ilk satırda bir isim, ikinci satırda bir sokak adresi ve üçüncü satırda bir eyalet ve posta kodu ise,
- Bul ve Değiştir penceresini açmak için Ctrl+H tuşlarına basın.
- Bul alanındaki ^p işaretlerinden birini kaldırın.
- Değiştir alanındaki karakteri virgülle değiştirin.
- Tümünü Değiştir'i tıklayın. Bu, kalan paragraf sembollerini, her satırı bir alana ayıran virgül ayırıcı ile değiştirecektir.
Adım 6. Biçimlendirme işlemini tamamlamak için sınırlayıcı karakteri değiştirin
Yukarıdaki iki Bul ve Değiştir adımını tamamladığınızda, listeniz artık bir liste gibi görünmeyecektir. Her şey aynı satırda olacak ve her veri parçası arasında virgül olacak. Bu son Bul ve Değiştir adımı, alanları tanımlayan virgülleri korurken verilerinizi bir listeye döndürür.
- Bul ve Değiştir penceresini açmak için Ctrl+H tuşlarına basın.
- Bul alanına ~ (veya başlangıçta hangi karakteri seçtiyseniz) girin.
- Değiştir alanına ^p girin.
- Tümünü Değiştir'i tıklayın. Bu, girişlerinizi virgülle ayrılmış ayrı gruplara böler.
Adım 7. Dosyayı düz metin dosyası olarak kaydedin
Artık biçimlendirmeniz tamamlandığında, belgeyi bir metin dosyası olarak kaydedebilirsiniz. Bu, Excel'in verilerinizi doğru alanlara girmesi için okumasını ve ayrıştırmasını sağlar.
- Dosya sekmesine tıklayın ve "Farklı Kaydet" i seçin.
- "Tür olarak kaydet" açılır menüsünü tıklayın ve "Düz Metin"i seçin.
- Dosyayı tercih ettiğiniz şekilde adlandırın ve Kaydet'e tıklayın.
- Dosya Dönüştürme penceresi görünürse, Tamam'ı tıklamanız yeterlidir.
Adım 8. Dosyayı Excel'de açın
Artık dosyayı düz metin olarak kaydettiğinize göre, Excel'de açabilirsiniz.
- Dosya sekmesine tıklayın ve Aç'ı seçin.
- "Tüm Excel Dosyaları" açılır menüsünü tıklayın ve "Metin Dosyaları"nı seçin.
- Metin İçe Aktarma Sihirbazı penceresinde İleri > öğesine tıklayın.
- Sınırlayıcı listesinde "Virgül" öğesini seçin. Alt kısımdaki önizlemede girişlerin nasıl ayrılacağını görebilirsiniz. İleri > öğesine tıklayın.
- Sütunların her biri için veri biçimini seçin ve Bitir'e tıklayın.
Yöntem 2/2: Bir Tabloyu Dönüştürme
Adım 1. Verilerinizle Word'de bir tablo yapın
Word'de bir veri listeniz varsa, bunu Word'de bir tablo biçimine dönüştürebilir ve ardından bu tabloyu hızla Excel'e kopyalayabilirsiniz. Verileriniz zaten tablo biçimindeyse bir sonraki adıma geçin.
- Tabloya dönüştürmek istediğiniz tüm metni seçin.
- Ekle sekmesini ve ardından Tablo düğmesini tıklayın.
- "Metni Tabloya Dönüştür" seçeneğini seçin.
- "Sütun sayısı" alanına kayıt başına satır sayısını girin. Her kayıt arasında boş bir satır varsa, toplama bir tane ekleyin.
- Tamam'ı tıklayın.
Adım 2. Tablonuzun biçimlendirmesini kontrol edin
Word, ayarlarınıza göre bir tablo oluşturur. Her şeyin olması gerektiği yerde olduğundan emin olmak için iki kez kontrol edin.
Adım 3. Tablonun sol üst köşesinde görünen küçük "+" düğmesini tıklayın
Bu, fareyi masanın üzerine getirdiğinizde görünecektir. Buna tıklamak, tablodaki tüm verileri seçecektir.
Adım 4. tuşuna basın
Ctrl+C verileri kopyalamak için
Ana Sayfa sekmesindeki "Kopyala" düğmesini de tıklayabilirsiniz.
Adım 5. Excel'i açın
Veriler kopyalandıktan sonra Excel'i açabilirsiniz. Verileri mevcut bir elektronik tabloya koymak istiyorsanız, yükleyin. İmlecinizi, tablonun sol üst hücresinin görünmesini istediğiniz hücreye getirin.
Adım 6. tuşuna basın
Ctrl+V Verileri yapıştırmak için
Word tablosundaki tek tek hücreler, Excel elektronik tablosunda ayrı hücrelere yerleştirilecektir.
Adım 7. Kalan sütunları bölün
İçe aktardığınız verilerin türüne bağlı olarak, yapmanız gereken bazı ek biçimlendirmeler olabilir. Örneğin, adresleri içe aktarıyorsanız, şehir, eyalet kısaltması ve posta kodunun tümü aynı hücrede olabilir. Excel'in bunları otomatik olarak ayırmasını sağlayabilirsiniz.
- Tüm sütunu seçmek için bölmek istediğiniz sütunun sütun başlığına tıklayın.
- "Veri" sekmesini seçin ve "Sütunlara Metin" düğmesini tıklayın.
- İleri > öğesine tıklayın ve ardından Sınırlayıcılar alanında "Virgül" öğesini seçin. Yukarıdaki örneği kullanıyorsanız, bu, şehri eyalet kısaltmasından ve posta kodundan ayıracaktır.
- Değişiklikleri kaydetmek için Bitir'e tıklayın.
- Hâlâ bölünmesi gereken sütunu seçin ve sınırlayıcı olarak "Virgül" yerine "Boşluk" seçerek işlemi tekrarlayın. Bu, eyalet kısaltmasını posta kodundan ayıracaktır.
