E-posta gelen kutunuzu açmak, bir Pandora'nın yetersiz dil bilgisi, kötü yazım ve kötü tat içeren kutusunu açmak gibi olabilir. E-postalarınızın başkaları üzerinde nasıl bir izlenim bıraktığını düşünün; e-postalarınızı paketten ayırmanın her zaman doğru zamanıdır. Bu adımları izleyin ve e-posta görgü kurallarınızı iyileştirin.
adımlar
Adım 1. E-postanızı kısa, net ve odaklı tutun
Harfleri bilgisayar ekranında okumak bir kağıda okumaktan daha zordur, bu nedenle e-postaları kısa ve öz tutun. İdeal bir e-posta uzunluğu olmasa da cümleleri 8-12 kelime kadar kısa tutun ve paragraflar arasında boşluk bırakın.
Bir iş e-postasında doğrudan konuya girin: "Umarım yaparsınız…" "Bence biz…" vb. hemen önden, aşağıdaki satırlarda durum. Birçok kişi yanıt vermeye veya daha sonraya saklamaya karar vermeden önce yalnızca ilk birkaç satırı okur. Bu satır, bilinçli bir karara izin vermek için yeterince "et" vermelidir. Kişisel e-postalar için, e-postanızın ana noktasına girmeden önce kısa bir kişisel notla açmak genellikle iyi bir fikirdir
Adım 2. Süslü biçimlendirmeden kaçının
Yazı tiplerini ve renkleri değiştirmek, madde işareti listeleri eklemek veya HTML kullanmak, biçimlendirme bilgisayarınızda iyi görünse bile, bir e-postanın tuhaf görünmesine veya alıcı için okunamaz hale gelmesine neden olabilir. Basit tutun.
Adım 3. Ekleri sınırlayın
Gerçekten gerekli olmadıkça ek eklemeyin. Ekleri mümkün olduğunca küçük tutun. Çoğu e-posta uygulaması 1 MB'a kadar ekleri gönderip alabilir, ancak bunun üzerindeki herhangi bir şey sizin veya alıcı için güçlük olabilir ve alıcının e-posta bağlantısı yavaşsa daha küçük dosyaların açılması bile uzun sürebilir. Daha büyük bir dosya göndermeniz gerekiyorsa, sıkıştırın veya sıkıştırın ya da YouSendIt.com gibi büyük dosyaları göndermenize yardımcı olacak çevrimiçi hizmetleri kullanın. Toplantı planları veya büyük metin düzeltmeleri gibi birden çok sayfa göndermeniz gerekiyorsa, bir faks veya bir mektupta bir dizi sayfa gönderin.
- Gerekmedikçe e-posta eklerini sıkıştırmayın. Bir ek başka türlü gönderilemeyecek kadar büyük değilse, alıcınızın zamanını boşa harcama ve muhtemelen eklerinize erişmesini engelleme riskini alırsınız. Birçok mobil cihaz zip dosyalarını açamaz. Ek olarak,.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word ve Powerpoint) gibi birçok yaygın dosya zaten sıkıştırılmış biçimde olduğundan gereksizdir.
- Birçok kişinin veya işletmenin tanımadıkları birinden gelen ekleri açmayacağını ve bazı e-posta hesaplarının, ekleri olan e-postaları otomatik olarak spam klasörüne gönderecek şekilde ayarlandığını unutmayın; bu nedenle, örneğin bir işe başvuruyorsanız, eklerle ilgili olarak alıcının talimatlarını uyguladığınızdan emin olun. Herhangi bir talimat verilmemişse, alıcıya ekli bir e-posta göndereceğinizi bildirmek için başka bir e-posta gönderin.
Adım 4. Göndermeden önce düşünün
Duygusal olduğunuzda e-posta göndermeyin. E-postanın konusunu ve metnini yazmaktan çekinmeyin, ardından kaydedin. Yalnızca alıcıları ekleyin ve ne gönderdiğinizi düşünmek için zamanınız olduktan sonra gönderin; Fikrinizi değiştirebilir ve bunun için daha iyi olabilirsiniz.
E-posta ayrıca, normalde yüz yüze asla söylemeyeceğiniz şeyleri insanlara sormak veya anlatmak için bir araç haline geldi (neden çevrimiçi olarak içgüdüsel olarak farklı bir insan olduğunuzu hiç merak ettiniz mi?). eğer birini gönderiyorsan herhangi bir şey, tekrar okuyun ve kendinize şunu sorun, eğer onlar yanınızda veya yüz yüze olsaydı onlara söyler miydiniz? Dokunaklı bir konudaysa, iki kez okuyun.
Adım 5. Kısaltmalar ve ifadeler kullanırken dikkatli olun
Bu, bir arkadaşla olduğu gibi gayri resmi bir e-postada kabul edilebilir. Ancak, resmi bir mektupta birine "yüksek sesle güldüğünüzü" söylemek zorunda kalmazsınız, insanlar bunu uygunsuz bulabilir ve anlamsız olduğunuzu hissedebilir.
"By the Way" için "BTW" gibi bazı kısaltmalar e-postalarda yaygın olarak kullanılır ve resmi, profesyonel e-postalar dışında genellikle kabul edilebilir
Yöntem 1/3: Yeni E-posta Yazma
Adım 1. Alıcı alanlarını doğru kullanın
"Kime" alanındaki muhatapların harekete geçmesi beklenir ve "CC" üzerindekilerin meslektaşları veya patronları bilgilendirmek içindir.
- "Kime:" alanında birden fazla kişiden ACTION isteğinde bulunurken dikkatli olun. Bu, aynı görev için birden fazla çabaya neden olabilir veya isteği başka birinin ele aldığı varsayıldığından hiçbir çaba gösterilmeyebilir.
- Adreslerini gizli tutmak istediğiniz kişilerin bir listesine e-posta gönderiyorsanız, BCC alanına hepsini, "to" alanına da kendi adresinizi yazın.
- Birini ileti dizisinden aşamalı olarak çıkarmak istiyorsanız (örneğin, sizi başka biriyle tanıştırdılarsa ve şimdi siz ve o kişi bazı ayrıntılar üzerinde çalışıyorsanız ve tanıtıcının gelen kutusunu boğmak istemiyorsanız) hareket edin. "Kime" veya CC alanından BCC alanına kişinin adresi.
Adım 2. Konu satırını kullanışlı hale getirin
İyi bir konu satırı, okuyucuyu hızlı bir şekilde hazırlayarak e-posta içeriğinin yararlı bir özetini sağlar. E-posta gelen kutuları sıklıkla kullanılır, bu nedenle iyi bir konu satırı, alıcının e-postanızın önceliğini belirlemesine yardımcı olur. Ayrıca, e-postanızın daha okunmadan silinmesini önlemeye yardımcı olur. Konu, alıcınızın gördüğü ilk şey olduğundan, hatasız, özlü tutun ve "Merhaba", "Naber" veya alıcının adı gibi genel satırlardan kaçının (ikincisi istenmeyen posta önleyici filtreler tarafından engellenebilir).
Mesajlarınıza alıcı için öncelik vermekten kaçının. Her e-postayı "Acil!" Olarak işaretleme alışkanlığından kurtulun. veya "Yüksek Öncelikli" veya e-postalarınız sonunda ağlayan çocuk gibi muamele görecek ve hepsi yok sayılacak. Bir iş bağlamı. Alıcıya mesajınızı nasıl önceliklendireceklerini kendi kendilerine çözmeleri için kredi verecek kadar nazik olun
Yöntem 2/3: E-postaları Yanıtlama
Adım 1. Yanıtları kimi kopyaladığınıza dikkat edin
Bir iletiyi yanıtlarsanız ve ardından CC: orijinal gönderenin dahil etmediği bir üçüncü tarafsa, orijinal gönderenin bundan rahatsız olmayacağından emin olun. Bu bilgi "sadece sizin gözünüz için" olmuş olabilir. Bu, özellikle asıl gönderen iş amirinizse önemlidir. BCC'yi kullanırken dikkatli olun:. BCC:'d olan kişi, kopyasının kör olduğunu görmeden yanıt verirse, bu geri tepebilir.
Adım 2. Kime cevap vermeniz gerektiğini belirleyin
Size gönderilen e-postalar genellikle yalnızca gönderene yanıt vermenizi gerektirir, ancak birkaç kişiye gönderilen e-postalar için yanıtınızı herkese göndermek için "Tümünü Yanıtla" seçeneğini seçmeniz gerekebilir. Sağduyulu olun; "Tümünü Yanıtla"yı her zaman kullanmak, bol miktarda geri dönüş sağlar ve birçok kişinin gelen kutularında silinip giden mesajlar bırakır. Bir e-posta almanın sonuçlarını düşünün, hepsini yanıtla'ya basın ve yirmi kişiye gider ve sonra bu yirmi kişi tümüne yanıt ver'e basar; çok hızlı bir şekilde yüz binlerce e-postaya dönüşebilir ve herkes herkesi döngüde tutmanın bir yolu olarak "tümünü yanıtla" düğmesine basmak zorunda hisseder çünkü kimse kimin okuması gerektiğini ve kimin okumadığını bilmiyor.
Adım 3. Sadece teşekkür etmek için yanıt vermeden önce iki kez düşünün
Bazı insanlar "Teşekkürler" yazan bir e-posta istemiyor. Bu, e-postayı açmak ve zaten bildiklerinizi okumak için okumak için ek zaman alır. Bazı insanlar "NTN" - "Teşekküre Gerek Yok" yazan bir satır içerir.
Adım 4. Uzun tartışmaları özetleyin
Bir tartışmayı anlamak için yanıt sayfaları arasında gezinmek can sıkıcıdır. Bir mesaj dizisini iletmeye devam etmek yerine, bir dakikanızı ayırın ve okuyucularınız için özetleyin.
Adım 5. Yanıt verdiğiniz bilgileri eklediğinizden emin olun
Birçok kişi ve şirket, her gün yüzlerce e-posta yazıp yanıtlıyor. Yalnızca 'Evet' yazan belirsiz bir e-posta göndermekten kaçının. Alıcının sorduğu soruyu ekleyin, böylece neye yanıt verdiğinizi bilsinler. Alıcının geçmişte tek bir mesajdan daha fazlasını aşağı kaydırmasını önleyin.
Adım 6. Derhal yanıtlayın
Bir e-postayı yanıtlamadan önce biraz araştırma yapmanız veya biraz düşünmeniz gerekiyorsa veya hemen tam bir yanıt yazamayacak kadar meşgulseniz, gönderene e-postayı aldığınızı bildiren ve ne zaman yanıt vereceğinizi bildiren kısa bir yanıt gönderin..
Adım 7. Proaktif olun
Bir e-postayı yanıtlarken, yanıtınızın ortaya çıkarabileceği soruları veya endişeleri önceden tahmin ederek herkese biraz zaman kazandırabilirsiniz. Birinin onlar hakkında soru sormak için yeni bir e-posta göndermesine gerek kalmadan yanıtınızda bunlara değinin.
Yöntem 3/3: Bazı Temel Yapılmayacaklar
Adım 1. Özel olan e-postaları iletmeyin
Örneğin, özellikle e-posta gönderdiğiniz kişi bunu istemiyorsa, sır içeren bir e-postayı iletmekten kaçının. Bunu yapmak, alıcının size olan güvenini kaybetmesine neden olabilir ve muhtemelen ilişkinizi mahvedebilirsiniz. Bunun olmasını kesinlikle istemezsin.
Adım 2. İnsanlar hakkında söylentiler yaymayın
Bunu yapmak için cazip hissediyorsanız, kendinizi diğer kişinin yerine koyun ve o kişi sizin hakkınızda söylentiler yayarsa nasıl hissedeceğinizi düşünün. Örneğin, arkadaşınızın kaba ve otoriter bir ünü varsa, arkadaşınız diğer arkadaşlarınıza tuhaflıklarınızdan birini anlatsa nasıl hissedeceğinizi düşünün. Pek mutlu olmazdın, değil mi?
Adım 3. İnsanların özel işlerini tartışmaktan kaçının
Örneğin, arkadaşının eski bir erkek arkadaşından ayrıldığını bilmesine izin verme. E-posta tamamen özel değildir, bu nedenle işini tartıştığınız kişinin e-postaları görmesi ve size kızması ve/veya utanması olasıdır ve bu, o kişiyle olan ilişkinizi bozabilir.
Adım 4. Alevden kaçının
Alevler temelde sizi gücendirmek için çevrimiçi olarak gönderilen hakaretlerdir, bu nedenle diğer insanlara alev göndermemek veya alev savaşları başlatmamak önemlidir. Bu, diğer kişiyi kızdırabilir ve bunun için hesabınızın askıya alınmasını da sağlayabilirsiniz.
Adım 5. Başkalarının kişisel bilgilerini izinsiz paylaşmaktan kaçının
Bu, kişinin yaşından gittiği okulun adına kadar her şey olabilir. Kendinizi diğer kişinin yerine koyun -- biri arkadaşınıza evinizin adresini verse ne hissederdiniz? Çok mutlu olmayacaksınız, bu nedenle birinin kişisel bilgilerini e-posta yoluyla başkalarıyla paylaşmadan önce izin aldığınızdan emin olun veya bunu yapmayın.
Adım 6. Kızgınken e-posta göndermeyin
Öfkeli olduğunuzu gösterecek ve kişiyi üzebileceksiniz. Örneğin, iş yerindeki birine kızgınsanız ve o kişiye büyük harflerle büyük bir e-posta gönderirseniz, bu, e-posta gönderdiğiniz kişinin sinirlenmesine neden olabilir. Bu, e-postaları yanıtlamakla aynı şeydir; Size belirli bir mesaj gönderdiği için birine kızgınsanız, sakinleşene kadar yanıtlamayı bırakın.
Örnek E-postalar
Örnek Konferans Çağrısı Hatırlatıcı E-postası
Destek wikiHow ve tüm örneklerin kilidini aç.
Yeni Politikayı Özetleyen Örnek E-posta
Destek wikiHow ve tüm örneklerin kilidini aç.
Bir Soru Hakkında Örnek E-posta Profesörü
Destek wikiHow ve tüm örneklerin kilidini aç.
Video - Bu hizmet kullanılarak YouTube ile bazı bilgiler paylaşılabilir
İpuçları
- Standart yazı tipleri daha kolay okumayı sağlar. Örneğin, Arial, Cambria ve Narrow. Yazı tipi boyutunu normal, genellikle 15'ten fazla olmayacak şekilde tutun. Özel veya vurgulu bir şekilde dikkat çekmeniz gerekiyorsa kalın veya italik yazı tipleri kullanın. Bu, tüm büyük harflerle bağırmaktan sonsuz derecede daha iyidir.
- Size bir alev gönderilirse, alev savaşı başlatmamak için hemen silin.
- E-postada tonunuzun duyulamayacağını unutmayın. Hiç bir e-postada alay etmeye çalıştınız mı ve alıcı bunu yanlış anladı mı? E-posta mesajları sözlü iletişimin inceliklerini iletemez. Bazı insanlar ses tonunu anlama girişiminde bulunur, ancak profesyonel görünmemeniz için ifadeleri dikkatli kullanırlar.
Ayrıca, gülen yüz ifadesi kullanmanın zor bir mesajı evcilleştireceğini düşünmeyin.
- Kişisel temastan kaçınmak için e-postayı kullanmaktan kaçının. "Sana bir e-posta göndereceğiz" çoğu zaman herhangi biri için en çileden çıkaran cümle olabilir. E-posta gönderme, yüz yüze iletişim ve hatta telefon görüşmeleri fikrinden kaçmamalıdır. Ayrıca özür dilemek veya bir hatayı örtbas etmek gibi rahatsız edici bir durumdan kaçınmak için e-posta kullanmaktan kaçının.
- E-postanızı kibarca sonlandırın. "En iyi dileklerimle", "İyi şanslar" veya "Yardımınız için şimdiden teşekkürler" gibi bir ifadeyle kapatmak, sert bir e-postayı bile yumuşatabilir ve daha olumlu bir yanıt alınmasını sağlayabilir.
- Makbuz arama konusunda dikkatli olun. Kayıt tutma amaçları veya alındı kanıtı için makbuzun gerekli olabileceği belirli durumlar olsa da, çoğu zaman bu sadece rahatsız edicidir ve okuyucuyu e-postanızla ilgilenmek için ek eylemler gerçekleştirmeye zorlar. Bir şey gerçekten acilse veya alıcının mesajınızı aldığından emin olmanız gerekiyorsa, telefonu açın ve onun yerine kullanın.
- İletilen bir söylenti gibi sizi rahatsız eden bir şey gönderilirse, silin. Bunun bir parçası olmak istememelisin.
Uyarılar
- Siber zorbalıktan kaçının. Yasadışıdır ve diğer insanları, özellikle de gençleri büyük ölçüde etkileyebilir (örneğin intihara neden olabilir).
- Tüm büyük harfleri kullanmayın. Bu gereksiz bir uygulamadır ve alıcınızı rahatsız edebilir ve karşılığında size bir alev mektubu kazandırabilir. Tüm büyük harfler "bağırmak" eşdeğeri olarak kabul edilir.
- Zincir Posta iletmekten kaçının. Sürekli gereksiz mesajlar almaktan hoşlanan çok az insan olurdu. Bu tür e-postalar, bilgisayarlara ve bilgisayarlardan aktarılabilen tehlikeli ve zararlı virüsleri kirletmeleriyle ünlüdür. Yalnızca doğrudan muhataplardan aldığınız mesajları iletmeyi hedefleyin.
- Kişisel e-postalar için iş imzanızı kullanmayın - bu sizi düşmanca gösterecektir.
