Pivot tablolar, kullanıcının daha kolay raporlama ve analiz için büyük miktarda veriyi kısa, tablo biçiminde bir biçimde gruplandırmasına ve özetlemesine olanak tanıyan etkileşimli tablolardır. Verileri sıralayabilir, sayabilir ve toplayabilirler ve çeşitli elektronik tablo programlarında bulunurlar. Excel, ilgili bilgilerinizi uygun kutulara sürükleyip bırakarak kolayca pivot tablolar oluşturmanıza olanak tanır. Ardından, kalıpları ve eğilimleri bulmak için verilerinizi filtreleyebilir ve sıralayabilirsiniz.
adımlar
Bölüm 1/3: Pivot Tabloyu Oluşturma
Adım 1. Özet Tabloyu oluşturmak istediğiniz elektronik tabloyu yükleyin
Pivot Tablo, bir elektronik tablodaki verilere ilişkin görsel raporlar oluşturmanıza olanak tanır. Herhangi bir formül girmek veya herhangi bir hücre kopyalamak zorunda kalmadan hesaplamalar yapabilirsiniz. Bir Pivot Tablo oluşturmak için birkaç giriş içeren bir elektronik tabloya ihtiyacınız olacak.
Ayrıca, Access gibi bir dış veri kaynağı kullanarak Excel'de bir Özet Tablo oluşturabilirsiniz. Pivot Tabloyu yeni bir Excel elektronik tablosuna ekleyebilirsiniz
Adım 2. Verilerinizin bir pivot tablonun gereksinimlerini karşıladığından emin olun
Bir pivot tablo her zaman aradığınız cevap değildir. Pivot tablo özelliklerinden yararlanmak için e-tablonuzun bazı temel kriterleri karşılaması gerekir:
- E-tablonuz, yinelenen değerlere sahip en az bir sütun içermelidir. Bu temelde en az bir sütunun tekrar eden verilere sahip olması gerektiği anlamına gelir. Bir sonraki bölümde ele alınan örnekte, "Ürün Tipi" sütununda iki giriş vardır: "Tablo" veya "Sandalye".
- Sayısal bilgileri içermelidir. Tabloda karşılaştırılacak ve toplanacak olan budur. Sonraki bölümdeki örnekte, "Satış" sütununda sayısal veriler vardır.
Adım 3. Özet Tablo sihirbazını başlatın
Excel penceresinin üst kısmındaki "Ekle" sekmesini tıklayın. Ekle şeridinin sol tarafındaki "PivotTable" düğmesini tıklayın.
Excel 2003 veya önceki bir sürümünü kullanıyorsanız, Veri menüsüne gidin ve PivotTable ve PivotChart Raporu'nu seçin…
Adım 4. Kullanmak istediğiniz verileri seçin
Varsayılan olarak Excel, etkin elektronik tablonuzdaki tüm verileri seçecektir. Elektronik tablonun belirli bir bölümünü seçmek için tıklayıp sürükleyebilir veya hücre aralığını manuel olarak yazabilirsiniz.
Verileriniz için harici bir kaynak kullanıyorsanız, "Harici bir veri kaynağı kullan" seçeneğine tıklayın ve Bağlantı Seç… seçeneğine tıklayın. Bilgisayarınızda kayıtlı veritabanı bağlantısına göz atın
Adım 5. Pivot Tablonuzun konumunu seçin
Menzilinizi seçtikten sonra aynı pencereden konum seçeneğinizi seçin. Varsayılan olarak Excel, tabloyu yeni bir çalışma sayfasına yerleştirir ve pencerenin altındaki sekmelere tıklayarak ileri ve geri geçiş yapmanıza olanak tanır. Ayrıca, Pivot Tabloyu, yerleştirilmesini istediğiniz hücreyi seçmenize olanak tanıyan verilerle aynı sayfaya yerleştirmeyi de seçebilirsiniz.
Seçimlerinizden memnun kaldığınızda, Tamam'ı tıklayın. Pivot Tablonuz yerleştirilecek ve arayüz değişecektir
Bölüm 2/3: Özet Tabloyu Yapılandırma
Adım 1. Bir satır alanı ekleyin
Bir Pivot Tablo oluştururken, esasen verilerinizi satırlara ve sütunlara göre sıralarsınız. Nereye eklediğiniz tablonun yapısını belirler. Bilgileri eklemek için, sağdaki Alan Listesinden bir alanı Özet Tablonun Satır Alanları bölümüne sürükleyin.
- Örneğin, şirketiniz iki ürün satıyor: masa ve sandalye. Beş mağazanızda (Mağaza) satılan her ürünün (Ürün Türü) numarasını (Satış) içeren bir elektronik tablonuz var. Her mağazada her üründen ne kadar satıldığını görmek istiyorsunuz.
- Mağaza alanını alan listesinden Özet Tablonun Satır Alanları bölümüne sürükleyin. Mağaza listeniz, her biri kendi satırı olarak görünecektir.
Adım 2. Bir sütun alanı ekleyin
Satırlar gibi, sütunlar da verilerinizi sıralamanıza ve görüntülemenize olanak tanır. Yukarıdaki örnekte, Satır Alanları bölümüne Mağaza alanı eklenmiştir. Her bir ürün türünden ne kadar satıldığını görmek için Ürün Türü alanını Sütun Alanları bölümüne sürükleyin.
Adım 3. Bir değer alanı ekleyin
Artık organizasyonu düzenlediğinize göre, tabloda görüntülenecek verileri ekleyebilirsiniz. Satış alanını tıklayın ve Özet Tablonun Değer Alanları bölümüne sürükleyin. Tablonuzun, sağda Toplam sütunu ile her mağazanızdaki her iki ürününüz için satış bilgilerini gösterdiğini göreceksiniz.
Yukarıdaki adımların tümü için, alanları tabloya sürüklemek yerine pencerenin sağ tarafındaki Alanlar listesinin altındaki ilgili kutulara sürükleyebilirsiniz
Adım 4. Bir bölüme birden çok alan ekleyin
Pivot tablolar, her bölüme birden çok alan eklemenize izin vererek verilerin nasıl görüntülendiği üzerinde daha fazla dakika kontrolü sağlar. Yukarıdaki örneği kullanarak, birkaç çeşit masa ve birkaç çeşit sandalye yaptığınızı varsayalım. E-tablonuz, öğenin bir masa veya sandalye (Ürün Türü) olup olmadığının yanı sıra satılan masa veya sandalyenin tam modelinin (Model) kayıtlarıdır.
Model alanını Sütun Alanları bölümüne sürükleyin. Sütunlar artık modele ve genel türe göre satışların dökümünü gösterecek. Pencerenin sağ alt köşesindeki kutularda alanın yanında bulunan ok düğmesine tıklayarak bu etiketlerin görüntülenme sırasını değiştirebilirsiniz. Sırayı değiştirmek için "Yukarı Taşı" veya "Aşağı Taşı" seçeneğini seçin
Adım 5. Verilerin görüntülenme şeklini değiştirin
Değerler kutusundaki bir değerin yanındaki ok simgesini tıklatarak değerlerin görüntülenme şeklini değiştirebilirsiniz. Değerlerin hesaplanma şeklini değiştirmek için "Değer Alanı Ayarları"nı seçin. Örneğin, değeri toplam yerine yüzde cinsinden görüntüleyebilir veya değerleri toplamak yerine ortalamasını alabilirsiniz.
Bundan yararlanmak için aynı alanı Değer kutusuna birden çok kez ekleyebilirsiniz. Yukarıdaki örnekte, her mağazanın satış toplamı görüntülenir. Satış alanını tekrar ekleyerek, ikinci Satışları toplam satışların yüzdesi olarak gösterecek şekilde değer ayarlarını değiştirebilirsiniz
Adım 6. Değerlerin manipüle edilebileceği yollardan bazılarını öğrenin
Değerlerin hesaplanma şeklini değiştirirken, ihtiyaçlarınıza göre seçim yapabileceğiniz birkaç seçeneğiniz vardır.
- Sum - Bu, değer alanları için varsayılandır. Excel, seçilen alandaki tüm değerleri toplayacaktır.
- Say - Bu, seçilen alanda veri içeren hücrelerin sayısını sayar.
- Ortalama - Bu, seçilen alandaki tüm değerlerin ortalamasını alacaktır.
Adım 7. Bir filtre ekleyin
"Rapor filtresi" alanı, veri kümelerini filtreleyerek pivot tabloda gösterilen veri özetleri arasında gezinmenizi sağlayan alanları içerir. Rapor için filtre görevi görürler. Örneğin, Mağaza alanınızı bir Satır Etiketi yerine filtre olarak ayarlamak, tek tek satış toplamlarını görmek için her mağazayı seçmenize veya aynı anda birden fazla mağaza görmenize olanak tanır.
Bölüm 3/3: Özet Tabloyu Kullanma
Adım 1. Sonuçlarınızı sıralayın ve filtreleyin
Özet Tablonun temel özelliklerinden biri, sonuçları sıralama ve dinamik raporları görme yeteneğidir. Her etiket, etiket başlığının yanındaki aşağı ok düğmesi tıklanarak sıralanabilir ve filtrelenebilir. Ardından listeyi sıralayabilir veya yalnızca belirli girişleri gösterecek şekilde filtreleyebilirsiniz.
Adım 2. E-tablonuzu güncelleyin
Temel e-tabloyu değiştirdikçe pivot tablonuz otomatik olarak güncellenir. Bu, e-tablolarınızı izlemek ve değişiklikleri izlemek için harika olabilir..
Adım 3. Pivot tablonuzu değiştirin
Pivot tablolar, alanların konumunu ve sırasını değiştirmeyi son derece kolaylaştırır. İhtiyaçlarınızı tam olarak karşılayan bir pivot tablo bulmak için farklı alanları farklı konumlara sürüklemeyi deneyin.
Pivot tablonun adını aldığı yer burasıdır. Verilerin görüntülenme yönünü değiştirdiğiniz için, verileri farklı konumlara taşımak "döndürme" olarak bilinir
Adım 4. Bir Özet Grafik oluşturun
Dinamik görsel raporları göstermek için bir Özet Grafik kullanabilirsiniz. Pivot Grafiğiniz, doğrudan tamamlanmış Pivot Tablonuzdan oluşturulabilir, bu da grafik oluşturma sürecini çok kolaylaştırır.
İpuçları
- Veri menüsünden Verileri İçe Aktar komutunu kullanırsanız, Office Veritabanı bağlantıları, Excel dosyaları, Access veritabanları, Metin dosyaları, ODBC DSN'ler, web sayfaları, OLAP ve XML/XSL gibi çeşitli verilerin nasıl içe aktarılacağı konusunda daha fazla seçeneğiniz olur. Daha sonra verilerinizi bir Excel listesi gibi kullanabilirsiniz.
- Bir Otomatik Filtre kullanıyorsanız ("Veri", "Filtre" altında), pivot tablo oluştururken bunu devre dışı bırakın. Pivot tabloyu oluşturduktan sonra yeniden etkinleştirmenizde bir sakınca yoktur.
