Önemli bir iş e-postasını kapatmak zor görünebilir. Mesajınızı bitirmenin pek çok yolu var! Sonuçta, yine de, e-postanızı kapatma şekliniz birkaç farklı faktöre bağlı olacaktır. Bunlar, yazdığınız kişiyi ne kadar iyi tanıdığınız, e-postanın amacı ve e-postanızın bir zincirin parçası olup olmadığı gibi şeyleri içerebilir. Bu faktörleri göz önünde bulundurarak uygun bir son cümle oluşturun. Ardından doğru imzayı seçin ve imzanıza ne koyacağınıza karar verin.
adımlar
Bölüm 1/3: Kapanış Sözlerinizi Yazma
Adım 1. Alıcıya e-postanızın amacını hatırlatın
Bir iş ortamında e-posta yazmak için birçok neden vardır. E-postanın birincil amacını tam olarak belirlemek, onu tamamlamanın en iyi yolunu belirlemenize yardımcı olacaktır.
- Örneğin, bir istekte bulunuyorsanız, "Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz" veya "Düşündüğünüz için teşekkürler" gibi bir şeyle bitirin.
- Bir bilgi veya yardım talebine yanıt veriyorsanız, "Umarım bu yardımcı olur!" ile bitirebilirsiniz. veya "Yardımcı olabileceğim başka bir yol varsa bana bildirin."
- Yüz yüze bir toplantı ayarlıyorsanız, "Haftaya görüşürüz!" gibi bir şeyle bitirebilirsiniz.
Adım 2. Kitleniz için uygun bir ton kullanın
Yazdığınız kişiyi ne kadar iyi tanıdığınızı, onlarla ne tür bir ilişkiniz olduğunu ve neyi başarmaya çalıştığınızı düşünün. Üst düzey bir yöneticiye veya önemli bir yeni müşteriye gönderilen bir e-posta, muhtemelen iyi bilinen bir iş arkadaşına gönderilen bir e-postadan daha resmi olmalıdır.
- Örneğin, bir müşteriyle bir toplantı ayarlıyorsanız, iyi bir kapanış ifadesi, “24'ünde yapacağımız toplantıyı dört gözle bekliyorum. Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen 555-555-5555 numaralı telefondan bana ulaşın.”
- Öte yandan, iyi tanıdığınız bir iş arkadaşınızla dostça bir toplantı düzenliyorsanız, “Kulağa hoş geliyor! Yarın görüşürüz!:)”
Adım 3. E-postanız bir zincirin parçasıysa, bir kapanış ifadesi eklemeyin
Bu, konuyla ilgili ilk e-postanızsa veya özellikle önemli bir e-postaysa, muhtemelen bir kapanış teşekkürü veya "harekete geçirici mesaj" eklemek iyi bir fikirdir. Ancak, iş e-postalarında kısalık önemlidir. E-postanız uzun bir zincirin parçasıysa, en önemli bilgilerin ötesinde bir şey eklemeniz gerekmeyebilir.
Örneğin, patronunuzla bir ödev hakkında e-posta üzerinden uzun bir konuşmayı bitiriyorsanız, "Tamam. Cuma günü mesai bitmeden halledeceğim. -M."
Bölüm 2/3: Bir Oturum Açma Seçme
Adım 1. E-postanızın tonuyla eşleşen bir imza seçin
E-postanız resmiyse, "Saygılarımla" veya (daha resmi bir dokunuş için) "Saygılarımızla" gibi bir şeyle oturumu kapatın. Daha az resmi e-postalar için "Kendine iyi bak" veya "Şerefe" gibi bir şey kullanabilirsin.
Yazdığınız kişiden daha önce e-posta aldıysanız, imzalarına bakabilir ve tonunuzu onlarınkiyle eşleştirebilirsiniz. Örneğin, “Sıcak selamlar” gibi bir şeyle imzalama eğilimindeyseler, benzer bir formalite düzeyinde imzalamalısınız
Adım 2. Amacınıza uygun bir imza kullanın
Kapanış cümlesi gibi, bir imza da e-postanızın amacını yansıtabilir. Örneğin, basit bir istekte bulunuyorsanız veya bir şey için kısaca minnettarlığınızı ifade ediyorsanız, "Çok teşekkürler" veya "Çok teşekkürler" gibi bir imza ve ardından imzanızı kullanabilirsiniz.
Adım 3. Çok sevecen şeylerden kaçının
Yazdığınız kişiyi çok iyi tanımıyorsanız, çok argo, gayri resmi veya sevecen şeylerden kaçının. Genel olarak, iş e-postalarında “Aşk”, “XOXO” veya “Sarılmalar” gibi şeyler kullanılmamalıdır.
Adım 4. Kısa veya zincirleme e-postalarda oturumu atlayın
E-postanız uzun bir zincirin parçasıysa veya bir iş arkadaşınıza çok kısa ve hızlı bir şekilde bir şey iletmeye çalışıyorsanız, bir imza eklemeniz hiç gerekmeyebilir.
İmzayı tamamen atlamakta kendinizi rahat hissetmiyorsanız, –Bernice veya –B gibi basit bir imza. kısa, resmi olmayan e-postalar için gayet iyi olmalıdır
Bölüm 3/3: E-postanızı İmzalama
Adım 1. Temel tanımlayıcı bilgilerinizi ekleyin
İmzanıza ne kadar bilgi ekleyeceğiniz, muhatabınızı ne kadar iyi tanıdığınıza ve onlarla ne sıklıkta iletişim kurduğunuza bağlı olacaktır.
- İlk kez gönderilen bir e-posta muhtemelen en azından tam adınızı, iş unvanınızı, iş yerinizi ve telefon numaranızı içermelidir.
- Bir iş arkadaşınızla veya sık sık e-posta gönderdiğiniz biriyle iletişim kurarken, adınızı veya baş harfinizi yazmanız muhtemelen yeterlidir.
Adım 2. İmzanızı kısa tutun
Genel olarak, bir iş e-postasını çok fazla metin ve resimle karıştırmamak en iyisidir. E-posta imzanıza tırnak işaretleri, gösterişli grafikler veya çok sayıda bağlantı gibi gereksiz şeyler eklemekten kaçının.
Adım 3. Otomatik bir imza ayarlayın
Her önemli e-posta gönderdiğinizde iş unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi yazmak istemiyorsanız, e-posta istemcinizin mesajlarınıza otomatik olarak ekleyebileceği bir imza oluşturmak isteyebilirsiniz.
Outlook gibi bazı programlar, birden çok imza oluşturmanıza izin verir, böylece herhangi bir e-posta için en uygun olanı seçebilirsiniz
İpuçları
-
İmzanız şöyle görünmelidir:
- Saygılarımla,
- Jane Doe, Piyasa Analisti
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Outlook vb. gibi çoğu e-posta istemcisinde, her e-postaya otomatik olarak eklenen bir imza ayarlamak çok kolaydır.
Uyarılar
- Mümkünse başka bir kişinin çalışmanızı iki kez kontrol etmesini sağlayın. Uygun düzeltme okumasının yerini hiçbir şey tutamaz.
- Göndermeden önce tüm harfleri düzenleyin ve düzeltin - yani, doğru dilbilgisi ve yazım için okuyun ve yazım hatalarını kaldırın. Belirsiz dili değiştirin, örneğin net olmayan veya çift anlamı olan kelimeler ve ifadeler.
- Yazım denetiminin kullanılması hatasız değildir, çünkü yazılım genellikle doğru yazılmış bir sözcük ekler, ancak bağlam için doğru sözcük değildir. "Bankroll" ifadesinin "boş rulo" olarak değiştirilmesi, cümlenin anlamını gerçekten değiştirir. Yazılımın önerileri her zaman doğru olmadığından, dilbilgisinin inceliklerini kendi bilginize de güvenmelisiniz.